Verwenden des Lieferanten-Onboarding-Playbooks für das Onboarding von Lieferanten

Playbooks – Übersicht

Playbooks bieten Schrittanweisungen für das Onboarding von Lieferanten. Ein Playbook stellt einen Workflow in einer einfachen, aufgabenorientierten Ansicht dar. Der Workflow für ein Playbook wird normalerweise mit dem Prozessautomatisierungs-Designererstellt.

Ein Playbook gliedert einen Workflow in mehrere Phasen. Jede Phase in einem Playbook enthält eine oder mehrere Aktivitäten oder Schritte, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager ausführen muss. Phasen können auch automatisierte Aktivitäten umfassen, z. B. das Senden einer E-Mail an einen Lieferantenkontakt, wenn eine Phase oder Aktivität abgeschlossen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Playbook interagieren.

Bei Verwendung eines Playbooks kann ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager:

Playbook-Phasen und -Aktivitäten anzeigen.
Zeigen Sie Statusindikatoren an, die den aktuellen Status jeder Aktivität oder jedes Schritts anzeigen.
Zeigen Sie Checkboxen an, die die Phase angeben, in der Sie sich derzeit im Workflow befinden.
Aktivität auswählen und die erforderlichen Schritte ausführen, um diese Aktivität abzuschließen.
Aktivität als abgeschlossen markieren und zur nächsten Aktivität oder Stufe wechseln.
Schließen Sie die erforderlichen Phasen und Aktivitäten ab, um den Fall abzuschließen.

Lieferanten-Onboarding-Playbook

Sie können das Lieferanten-Onboarding-Playbook für das Onboarding eines neuen Lieferanten verwenden. Das Lieferanten-Onboarding-Playbook stellt die Aktivitäten und Aufgaben bereit, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager während des Onboarding-Prozesses ausführen kann.

Sie können das Lieferanten-Onboarding-Playbook für Fälle verwenden, die mit dem Falltyp „Lieferanten onboarden“ erstellt werden.

Das Playbook „Lieferanten-Onboarding“ wird auf der Seite „Falldetails“ in Source-to-Pay-Arbeitsbereichauf der Registerkarte „Playbook“ angezeigt.

Nachdem Sie eine Lieferanten-Onboarding-Anforderung gesendet haben, erstellt die Anwendung einen neuen Fall vom Typ Onboarding eines Lieferanten und öffnet die Seite „Falldetails“. Sie können die Registerkarte Playbook auswählen und den Lieferanten-Onboarding-Prozess über das Playbook starten. Weitere Informationen zum Erstellen eines Lieferanten finden Sie unter Lieferanten hinzufügen.

Abbildung : 1. Registerkarte „Playbook“ auf der Seite „Falldetails“.

Das Lieferanten-Onboarding-Playbook umfasst die folgenden Phasen:

Tabelle : 1. Phasen im Lieferanten-Onboarding-Playbook
Stufe	Beschreibung
Registrierung	Enthält Aktivitäten zum Registrieren des Lieferanten. Im Rahmen einer der Aktivitäten im Registrierungsprozess erstellt das Playbook „Lieferanten-Onboarding“ die Aufgabe „Bankinformationen bereitstellen“ und die Aufgabe „Lieferantenprofil überprüfen/aktualisieren“. Beide Aufgaben werden auf der Registerkarte „Lieferantenaufgaben“ des Falls „ Lieferant onboarden “ angezeigt. Der Lieferantenkontakt muss diese Aufgaben in Lieferantenportalmanuell abschließen. Nach Abschluss dieser Aufgaben kann der Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager mit dem Lieferanten-Onboarding-Prozess fortfahren.
Qualifizierung	In der Qualifizierungsphase haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Risikobewertung durchzuführen oder ohne Bewertung fortzufahren. Wenn Sie in der Aktivität „Risikobewertungsentscheidung“ Risikobewertungdurchführen auswählen. Abhängig von den von Ihnen installierten Plugins erstellt das Playbook entweder Risikobewertungsdatensätze oder Lieferantenfälle vom Typ „Sorgfaltspflicht“. Der Due-Diligence-Fall ist der untergeordnete Fall des übergeordneten Falls „Onboarding eines neuen Lieferanten“. Um die Risikobewertungen oder den Due-Diligence-Falldatensatz anzuzeigen, wählen Sie in der Aktivität „Warten auf Abschluss der Risikobewertung“ Datensatz anzeigen aus, um das Playbook „Risikobewertung durchführen“ zu öffnen. Schließen Sie das Playbook „Risikobewertung durchführen“ ab. Hinweis: Wenn Sie in der Aktivität „Risikobewertungsentscheidung“ Ohne Bewertung fortsetzenauswählen, überspringt das Playbook alle anderen Aktivitäten und zeigt die Aktivität Bestätigen, dass der Lieferant nicht eingeschränkt ist an.
Aktivierung	Enthält Aktivitäten zum Aktivieren des Lieferanten, für den das Onboarding durchgeführt wird. Nachdem Sie alle Aktivitäten im Playbook „ Risikobewertungen durchführen “ abgeschlossen haben, können Sie in der Aktivierungsphase des Playbooks „Lieferanten-Onboarding“ weiter an den Aktivitäten arbeiten. Wenn der Fall „Lieferanten onboarden“ aus einer Beschaffungsanforderung erstellt wird, erstellt das Playbook „Lieferanteneinarbeitung“ eine Genehmigungsaufgabe für das Lieferanteneinarbeitung. Der Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager muss diese Genehmigungsaufgabe abschließen, um mit dem Lieferanten-Onboarding-Prozess fortzufahren. Nachdem Sie alle Aktivitäten in dieser Phase erfolgreich abgeschlossen haben, wird eine Willkommens-E-Mail an den Lieferanten gesendet, um ihn über das erfolgreiche Onboarding zu informieren.
Ablehnung	Enthält Aktivitäten zum Ablehnen des Lieferanten. Nachdem Sie während des Lieferanten-Onboarding-Prozesses Ablehnen ausgewählt haben, wird die Stufe „Ablehnung“ angezeigt. Sie müssen die Aktivitäten abschließen, um das Onboarding des Lieferanten abzulehnen. Wenn Sie einen Lieferanten ablehnen, müssen Sie einen gültigen Grund für die Ablehnung angeben. Nachdem Sie einen Lieferanten abgelehnt haben, wird eine E-Mail an den primären Lieferantenkontakt gesendet, um ihn über die Ablehnung zu informieren, und der Status des Lieferantenintegrationsfalls wird auf Geschlossen (abgelehnt) aktualisiert.

Playbook „Risikobewertung durchführen“.

Das Playbook „Risikobewertung durchführen“ enthält Aktivitäten, mit denen Sie Risikobewertungen für den Lieferanten durchführen können, den Sie einarbeiten.

Die Art des Flows, der im Playbook „Risikobewertung durchführen“ ausgelöst wird, hängt von den installierten Plugins ab.

Abbildung : 2. Playbook „Risikobewertung durchführen“.


Installierte Plugins	Playbook-Flow
Integration von Risikobewertungen für Supplier Lifecycle Operations [sn_supplier_tprm]	Wenn Sie nur das Plugin sn_supplier_tprm installiert haben, löst das Playbook „Risikobewertung durchführen“ den Flow aus, der Aktivitäten zur Überprüfung der Berechtigung des Lieferanten durch Erstellung von Risikobewertungen enthält. In diesem Flow geschieht Folgendes: Das Playbook erstellt die Risikobewertungsdatensätze. Die Risikobewertungsdatensätze werden auf der Registerkarte Risikobewertungen aufgelistet. Der Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager weist diese Datensätze dem Beurteiler des Drittparteirisikos (TPR) zu. Der TPR-Gutachter weist die Bewertungen dem Lieferantenkontakt zu. Der Lieferantenkontakt meldet sich bei Lieferantenportal an und schließt die Risiko- und die abgestuften Bewertungen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Schließen Sie eine Risikobewertung im ab Lieferantenportal. Der Lieferantenmanager verwendet die Ergebnisdaten der Risikobewertung in Kombination mit anderen Daten, um zu bestimmen, ob der Onboarding-Prozess fortgesetzt oder abgebrochen werden soll. Nachdem die Bewertungen abgeschlossen sind, können Sie mit dem Abschließen der Aktivitäten in der Aktivierungsphase fortfahren.
Integration von Risikobewertungen für Supplier Lifecycle Operations [sn_supplier_tprm] GRC: Due Diligence für Drittparteirisiken [sn_tprm_dd]	Wenn Sie die Plugins sn_supplier_tprm und sn_tprm_dd installiert haben, löst das Playbook „Risikobewertung durchführen“ den Flow aus, der Aktivitäten zum Erstellen einer Due-Diligence-Anforderung, zum Ausfüllen von IRQ-Bewertungen (Inherent Risk Questionnaire) und zum Durchführen von Risikobewertungen für eine Drittpartei oder enthält Interaktion. In diesem Flow geschieht Folgendes: Das Playbook erstellt eine Due-Diligence-Anforderung. Weitere Informationen zu den Feldern in dieser Aktivität finden Sie unter Request due diligence for a third-party engagement. Der Lieferantenmanager muss die Details ausfüllen, die Due-Diligence-Anforderung dem TPR-Manager zuweisen und die Anforderung übermitteln. Hinweis: Für jede Due-Diligence-Anforderung weist das System automatisch eine eindeutige ID-Nummer zu, die mit dem Präfix DDRbeginnt. Der Lieferantenmanager füllt eine Due-Diligence-Anforderung aus und übermittelt sie, die dem TPR-Manager zugewiesen wird. Wenn die Due-Diligence-Anforderung vom TPR-Manager genehmigt wird, wird der Fragebogen zum inhärenten Risiko (IRQ) an den TPR-Gutachter (interner Stakeholder) gesendet. Nachdem der TPR-Gutachter den ausgefüllten IRQ übermittelt hat, beginnt der Due-Diligence-Prozess. Der Due-Diligence-Prozess erstellt zwei Risikobewertungen, die jeweils einen externen Due-Diligence-Fragebogen enthalten, einer für die Drittpartei und einer für die Interaktion. Nachdem die Lieferantenkontakte die externen Fragebögen aus dem Supplier Collaboration Portal ausgefüllt und übermittelt haben, geht der TPR-Manager die Fragebögen durch und genehmigt die Due-Diligence-Anforderung. Ein Vertragsdatensatz wird mit einer Genehmigung erstellt. Nachdem der Vertragsdatensatz genehmigt wurde, wird der Risikodatensatz mit der endgültigen Bewertung aktualisiert. Nachdem der Lieferantenmanager die Risikobewertung akzeptiert hat, wird eine E-Mail an die anfordernde Person gesendet, in der darüber informiert wird, dass die Due-Diligence-Anforderung erfolgreich verarbeitet und genehmigt wurde. Der Lieferantenmanager schließt die Sorgfaltspflicht-Anforderung (Fall). Nachdem der Fall geschlossen wurde, können Sie mit dem Abschließen der Aktivitäten in der Aktivierungsphase fortfahren. Weitere Informationen zum Sorgfaltspflicht-Workflow finden Sie unter Due diligence workflow.

Playbook-Aktionen

Während des Lieferanten-Onboarding-Prozesses erfordern verschiedene Aktivitäten unterschiedliche Benutzereingaben. Beispielsweise können Sie während des Lieferanten-Onboarding-Prozesses die folgenden Optionen auswählen:

Tabelle : 2. Playbook-Aktionen für das Lieferanten-Onboarding
Aktion	Beschreibung
Onboarding fortsetzen	Setzt den Onboarding-Prozess fort.
Neue Anforderung erstellen	Erstellt eine neue Due-Diligence-Anforderung.
Aktualisieren	Wendet Aktualisierungen auf eine Aktivität an.
Als vollständig markieren	Markiert eine Aktivität als abgeschlossen.
Absenden	Sendet eine Aktivität.
Überspringen	Überspringt die aktuelle Aktivität und fährt mit der nächsten Aktivität fort.
Datensatz anzeigen	Öffnet den Datensatz.
Importdaten	Importiert die Lieferantendaten aus einer beliebigen Drittanbieteranwendung.
Neu starten	Startet eine Aktivität von Anfang an neu.
Akzeptieren	Akzeptieren Sie die aktuelle Aktivität, um zur nächsten Aktivität zu wechseln.
Ablehnen	Stoppt den Lieferanten-Onboarding-Prozess und öffnet die Phase „Ablehnung“.