Verfolgen Sie Risikobewertungen aus dem Due-Diligence-Playbook nach

Verwenden Sie als Procurement-Spezialist das Due-Diligence-Playbook, um Lieferantenrisikobewertungen nachzuverfolgen und die zugehörigen Aufgaben abzuschließen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Procurement-Spezialist

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Wenn eine Beschaffungsanforderung einem Verhandlungsereignis hinzugefügt wird und sich im Status „Qualifizierung erforderlich“ befindet, wird ein Lieferantenfall vom Typ „Sorgfaltspflicht“ ausgelöst, um Risikobewertungen anzugehen. Sie können den Fall über das Playbook schließen, wenn doppelte Anforderungen vorhanden sind. Wenn keine Duplikate vorhanden sind, wird über das Playbook eine neue Due Diligence initiiert. Hier wird derselbe Datensatzersteller für Drittpartei-Risikomanagement (TPRM) verwendet. Sie werden bei jedem Schritt im TPRM-Workflow benachrichtigt, z. B. Bewertung des inhärenten Risikos, Risikobewertung durch Drittpartei usw. Sie können die Risikobewertung nach Abschluss der Due Diligence überprüfen. Jetzt können Sie die Risikobewertung entweder akzeptieren oder ablehnen und basierend auf dieser Entscheidung die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Wählen Sie Als vollständig markieren aus, um den Due-Diligence-Fall zu schließen.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Beschaffungsfallmanagement > Arbeitsbereich Beschaffung.
2. Wählen Sie das Listensymbol () und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
3. Wählen Sie den entsprechenden Beschaffungsfall aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
   Die Registerkarte „Playbook“ wird mit dem Abschnitt „ Fall zuweisen“ geöffnet.
4. Wählen Sie im Feld Zugewiesen zu einen Procurement-Spezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.
5. Wählen Sie Arbeit beginnen aus.
   Der Beschaffungsfall wird in den Status „In Arbeit“ verschoben.
6. Überprüfen Sie die Lieferantendetails.
7. Wählen Sie Fortsetzen aus.
8. Suchen Sie nach doppelten Sorgfaltspflicht-Anforderungen, falls vorhanden.
9. Wahlweise: Wenn Due Diligence Request-Datensätze (DDR) mit Risikobewertungen vorhanden sind, entscheiden Sie, ob Sie diese Fälle abbrechen oder verwenden möchten.
10. Wahlweise: Um diese Fälle abzubrechen, wählen Sie Fallabbrechen aus.
11. Wählen Sie Neue Anforderung erstellen aus, um eine neue Risikobewertung zu initiieren.
12. Wählen Sie im Abschnitt Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen den Zweck der Anforderung aus.
    Die relevante Drittpartei wird, falls verfügbar, automatisch ausgefüllt.
13. Wahlweise: Wenn die Drittpartei hier nicht aufgeführt ist oder unvollständige Informationen bereitgestellt werden, geben Sie die folgenden Details ein:
    • Drittpartei-Informationen
    • Interaktionsinformationen
    • Drittparteiadresse
    • Interaktionsadresse
    • Primärer Drittparteikontakt
    • Primärkontakt für Interaktion
14. Wahlweise: Fügen Sie bei Bedarf alle relevanten Anhänge hinzu.
15. Wählen Sie Absenden.
    Für den Lieferanten wird ein Sorgfaltspflicht-Fall erstellt. Danach wird die erstellte Falldatensatz-ID im Feld Zugehöriger DDR auf der Registerkarte „ Details “ ausgefüllt.
16. Warten Sie, bis der Risikoprozess gestartet wird.
    Zu diesem Zeitpunkt beginnt das TPRM-Team mit dem Onboarding des Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist.
17. Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist.
    Hier füllt der zugewiesene Befragte den Fragebogen zum inhärenten Risiko aus und übermittelt ihn, und das TPRM-Team aktualisiert den INA-Datensatz und setzt ihn auf den Status Geschlossen. Details des INA-Datensatzes werden parallel im Playbook bereitgestellt. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Information, dass die inhärente Risikobewertung jetzt abgeschlossen ist.
18. Warten Sie, bis die Drittpartei-Risikobewertungen abgeschlossen sind.
    Hier startet das TPRM-Team die Due Diligence für den Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist. Details der Drittpartei-Risikobewertungen für die Drittpartei und die Interaktion werden parallel im Playbook bereitgestellt. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn beide Risikobewertungen abgeschlossen sind und sich im Status Geschlossen befinden.
19. Überprüfen Sie den Status des gesamten Due-Diligence-Genehmigungsprozesses.
    Zu diesem Zeitpunkt verschiebt das TPRM-Team den DDR in den Status „TPRM genehmigt“. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Information, dass die Sorgfaltspflicht-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wurde. Die Risikobewertungen aus allen oben genannten Bewertungen werden jetzt im Playbook angezeigt.

    Hinweis:

    Wenn der Datensatz zu einem beliebigen Zeitpunkt während der oben genannten TPRM-Aktivitäten abgelehnt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung über diese Ablehnung, und der Fall wird in „Als abgelehnt geschlossen“ verschoben.
20. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie Risikobewertungablehnen aus, benachrichtigen Sie die anfordernde Person, dass die Anforderung abgelehnt wurde, und markieren Sie den Fall als Abgelehnt.
    • Wählen Sie Risikobewertung akzeptierenaus, benachrichtigen Sie den Lieferanten, und markieren Sie den Fall als Abgeschlossen.