HR ドキュメントテンプレート
[HR ドキュメントテンプレート] は、再利用可能な HR ドキュメントの作成または変更に使用します。
HR ドキュメントテンプレートを使用すると、次のようなドキュメントの日付、名前、署名をカスタマイズできます。
- 雇用証明書
- 機密保持契約書
- オファーレター
- 奨学金契約書
フィールドをマッピングしたり、利用可能なテーブルから変数を使用してフィールドにデータを入力したりして、HR ドキュメントテンプレートをカスタマイズできます。すべての署名がキャプチャされた後に自動的に生成されるドキュメントで、複数の電子署名をキャプチャすることもできます。
HR の [ドキュメントテンプレート] には 2 つのタイプがあり、その両方で PDF ファイルが作成されますが、以下に示す異なる形式で作成されて管理されます。
- ドキュメントテンプレート (HTML)
- PDF ドキュメントテンプレート
確認応答テキスト
ドキュメントテンプレート内で署名の意味をキャプチャできます。ユーザーの署名時またはドキュメントに資格情報を提供するときに、ボックスをオンにすることを求める確認応答テキストをドキュメントテンプレートに追加できます。
ドキュメントテンプレート (HTML)
ドキュメントテンプレートは HR アプリケーション内で作成され、変数を使用してテーブルの情報をドキュメントに事前に入力します。ヘッダー、フッター、画像、フッターの配置、およびテンプレート内のテキストを定義して、ドキュメントの外観を作成します。ベースシステムでは、以下のようなデフォルトのドキュメントテンプレートが提供されます。これらをドキュメントのモデルとして使用できます。- カナダの雇用証明書
- 米国の雇用証明書
- オファーレターのテンプレート
- 教育契約
ドキュメントを生成する前に、会社のロゴとテキストを含むテンプレートを構成します。以下のアイテムと情報を取得して、事前に定義された HR ドキュメントテンプレートを作成または構成します。
- 会社のレターヘッドのページ
- 現在の雇用証明書およびオファーレターのテンプレートのコピー (入手可能な場合)
- ヘッダーに使用するロゴ画像。高さが最大 50 ピクセルのヘッダー画像を使用できます。レターヘッドにロゴとテキストを含める場合、ヘッダーには画像 (非テキスト) しか構成できないので、ロゴ画像にテキストを含めてください。
- フッターに使用するロゴ画像 (該当する場合)。高さが最大 15 ピクセルのロゴ画像を使用できます。フッターには画像とテキストの両方を設定できます。注:最善の結果を得るには、最適化された Scalable Vector Graphics (SVG) ファイルを使用します。
PDF ドキュメントテンプレート
PDF ドキュメントテンプレートは [Managed Documents] から作成し、フィールドマッピングを使用してテーブルの情報をドキュメントに事前に入力します。ドキュメントをカスタマイズする前に、次の点に注意してください。- ドキュメントは入力可能な PDF にする必要があります。入力可能な PDF ドキュメントの作成方法については、既存のフォームを入力可能な PDF に変換する方法を Adobe ホームページで検索してください (https://www.adobe.com/)。
- ドキュメントをアップロードして公開する必要があります。
ドキュメントの生成
[ドキュメントテンプレート] と [PDF ドキュメントテンプレート] のどちらも、レビューや印刷が可能でかつ複数の署名要求が可能な PDF ドキュメントを生成します。
HR ケースからドキュメントを生成する一般的なユースケースは、従業員からの雇用証明書の要求です。HR ケースからの PDF ドキュメントの生成については、「HR ドキュメントの生成」を参照してください。