E-Mail-Editor mit Schnellnachrichten und Antwortvorlagen in Source-to-Pay-Arbeitsbereich

Fügen Sie vordefinierten Inhalt in den Nachrichtentext von E-Mails ein, die Sie über den E-Mail-Client in Source-to-Pay-Arbeitsbereichsenden.

Sie können diese Funktion verwenden, um E-Mails für alle Beschaffungsobjekte zu senden, einschließlich Einkaufsanforderungen, Beschaffungsanforderungen, Verhandlungen, Verhandlungsereignisse, Beschaffungsfälle und Aufgaben. Um den E-Mail-Client zu öffnen, wählen Sie im Symbol „Weitere Aktionen“ für das Beschaffungsobjekt die Option E -Mail erstellen aus. Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten in den Feldern „ An“, „ Betreff“ und „E-Mail-Text“ angezeigt.

Verwenden von Schnellnachrichten

Im E-Mail-Client können Sie eine Schnellnachricht auswählen, um den E-Mail-Text mit dem in der Schnellnachricht angegebenen Inhalt zu füllen. Nachdem Sie eine oder mehrere Schnellnachrichten definiert haben, wird der kontextbezogene Bereich „Schnellnachrichten“ im E-Mail-Client angezeigt, sodass Sie eine E-Mail mit einer Schnellnachricht Ihrer Wahl erstellen können. Für Sourcing and Procurement Operationsist „Haftungsausschluss“ die einzige bereitgestellte Standard-Schnellnachricht.

Wenn Sie Einfügenwählen, wird der Inhalt der Schnellnachricht an der Cursorposition eingefügt. Sie ersetzt nicht den Inhalt, den Sie erstellt haben, bevor Sie die Schnellnachricht ausgewählt haben. Um vorhandenen Inhalt durch eine Schnellnachricht zu ersetzen, markieren Sie den zu ersetzenden Text und wählen dann eine Schnellnachricht aus.

Erstellen von Inhalten für Schnellnachrichten

Definieren Sie Schnellnachrichten, indem Sie Datensätze in der Tabelle „E-Mail-Client – vordefinierte Nachrichten“ [sys_email_canned_message] erstellen.

Wenn Sie eine Schnellnachricht definieren, können Sie dem Nachrichtentext einen der folgenden Inhaltstypen hinzufügen:

• Symbole
• Logos
• Images
• Rich-Text-HTML
• Hyperlinks
• Variablen
• Alle anderen HTML-Konstrukte

Weisen Sie Business Managern die Rolle email_client_quick_message_author zu, damit sie Schnellnachrichten für Benutzer in ihrer Gruppe erstellen können.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Schnellnachricht finden Sie unter Schnellnachricht definieren.

Verwenden von Antwortvorlagen

Lösen Sie Fälle schneller und effizienter mit Antwortvorlagen. Antwortvorlagen sind wiederverwendbare Nachrichten, die in E-Mail-Entwürfe kopiert werden können, um Benutzern schnelle und konsistente Nachrichten bereitzustellen. Jede Vorlage ist einer Tabelle zugeordnet, die eine Erweiterung der Tabelle „Aufgabe“ [task] oder „Interaktion“ [interaction] ist. Antwortvorlagen enthalten einen Kurznamen zur Angabe einer Verknüpfung, die zur Identifizierung der Nachricht verwendet werden kann.

Öffnen Sie die Antwortvorlage, die Sie für Ihre E-Mail verwenden möchten, und wählen Sie In Zwischenablage kopieren aus. Sie können jetzt den Inhalt dieser Vorlage an der Cursorposition einfügen. Sie ersetzt nicht den Inhalt, den Sie erstellt haben, bevor Sie die Antwortvorlage ausgewählt haben. Um vorhandenen Inhalt durch den Inhalt einer Antwortvorlage zu ersetzen, markieren Sie den zu ersetzenden Text und wählen dann eine Antwortvorlage aus.

Standardmäßig werden die folgenden Antwortvorlagen für diese Standardprocurement-Objekte bereitgestellt:

• Beschaffungsfall: Standardabschlussantwort, Beschaffungskontakte, Richtlinienanweisungen und zusätzliche Informationen.
• Einkaufsanforderung: Bestellung wird ausgeführt, Beschaffungskontakte und Policenanweisungen.
• Beschaffungsanforderung: Bestellung wird ausgeführt, Beschaffungskontakte und Policenanweisungen.
• Verhandlung: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.
• Verhandlungsereignis: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.
• Aufgabe: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.

Während Benutzer mit der Rolle „Antwortvorlagenleser“ [sn_templated_snip.template_snippet_reader] nur Antwortvorlageninhalte lesen können, können Benutzer mit der Rolle „Antwortvorlagenautor“ [sn_templated_snip.template_snippet_writer] Antwortvorlageninhalte lesen, erstellen, aktualisieren und löschen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Antwortvorlagen finden Sie unter Antwortvorlagen erstellen oder ändern.

E-Mail-Nachricht im Aktivitätsprotokoll

Nachdem Ihre E-Mail erstellt, gesendet und vor allem vom vorgesehenen Empfänger empfangen wurde, wird die E-Mail-Nachricht im Abschnitt „ Aktivität “ des Procurement-Objektdatensatzes angezeigt. Sie können diese E-Mail aus dem Aktivitätsprotokoll weiter bearbeiten, indem Sie sie nach Bedarf beantworten oder weiterleiten.

Setup-Konfigurationen für E-Mail-Editor

Um den E-Mail-Editor und alle zugehörigen Funktionen anzuzeigen, einschließlich der Anzeige Ihrer E-Mail-Nachricht im Aktivitätsprotokoll, stellen Sie sicher, dass die folgenden Konfigurationen vorhanden sind:

• Die gesendete E-Mail muss sich im Status „Empfangen“ befinden, damit das E-Mail-Protokoll im Aktivitätenstrom des Beschaffungsobjekts angezeigt wird.
• Auf die Formatiereraktualisierung des Aktivitätenstroms der Beschaffungsobjekte sollten die Korrespondenzformate „E -Mails – automatisch generiert“ und „E-Mails –“ angewendet werden.
• Das Attribut „E-Mail-Client“ muss auf den Beschaffungsobjekttyp aktualisiert werden, damit die E-Mail-Editor-Funktion für dieses Objekt aktiviert wird.
• Die Rolle „email_composer“ muss als enthaltene Rolle für die Rolle „Basiserfüller“ oder „Service Desk-Mitarbeiter“ [sn_spend_sdc.agent] hinzugefügt werden, damit der Benutzer die E-Mail-Editor-Funktion anzeigen kann.
• Die Rolle „Antwortvorlagenleser“ [sn_templated_snip.template_snippet_reader] muss hinzugefügt werden, damit der Benutzer die Antwortvorlagenfunktion anzeigen kann.