Verarbeitet eine Rückgabeanforderung im Playbook

Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um Rückgabeanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Beschaffungsfallmanagement > Arbeitsbereich Beschaffung.
2. Wählen Sie das Listensymbol () und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
3. Wählen Sie zur weiteren Verarbeitung die Anforderungsnummer in der Liste aus.
   Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Kauf zurückgeben geöffnet.
4. Zeigen Sie alle zugehörigen Informationen auf den Registerkarten „ Details “ und „Aufgaben-SLAs“ sowie Informationen zu den Interaktionsdatensätzen und dem ursprünglichen Kauf auf den Registerkarten „ Interaktionsbezogene Datensätze“ , Ursprünglicher Kauf an.
   Sie können eine E-Mail aus dem Datensatz verfassen, um mit der anfordernden Person oder anderen Stakeholdern zu kommunizieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Editor mit Schnellnachrichten und Antwortvorlagen in Source-to-Pay-Arbeitsbereich. Sie können sogar in Agent Assist nach relevanten Ressourcen suchen und sie anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Agent Assist in Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
5. Wählen Sie diese Option aus, um die Informationen zur Anforderung zu überprüfen und zu verarbeiten.
   1. Wenden Sie sich im Abschnitt „ Mit Lieferanten koordinieren “ an den Lieferanten, bestätigen Sie die Rückgabe, und sammeln Sie die erforderlichen Informationen.
   2. Überprüfen Sie im Abschnitt „ Rückgabe bestätigen und Informationen sammeln “ die Anforderung, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.
      • Bestätigen: Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die Rückgabe möglich ist, bestätigen Sie die Anforderung. Nach der Bestätigung wird die Anforderung in den Status In Arbeit verschoben. Sie können jetzt eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung initiiert wurde.
      • Ablehnen: Wenn Sie die Rückgabeanforderung ablehnen, wird die Anforderung in den Status „Geschlossen (abgelehnt)“ versetzt. Sie können dann den Fall schließen, indem Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung abgelehnt wurde.
   3. Erstellen Sie im Abschnitt „ Wareneingang stornieren “ einen Belegtyp für die Waren, die an den Lieferanten zurückgesendet werden sollen. Dieser Wareneingang wird im Bestellungsdatensatz verzeichnet. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, wird die Anforderung in den Status „Geschlossen – abgelehnt“ versetzt. Sie können dann den Fall schließen, indem Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung abgelehnt wurde.
   4. Erstellen Sie im Abschnitt Lastschrift erstellen eine Lastschriftrechnung für diese Rückgabe. Diese Lastschrift wird im Bestellungsdatensatz verzeichnet. Wenn die Rechnung für diese zurückgegebenen Waren noch bezahlt werden muss, ist keine Lastschrift erforderlich. Sie können diesen Schritt bei Bedarf überspringen.
   5. Senden Sie im Abschnitt Schließen eine E-Mail an den Geschäftsinhaber, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung erfolgreich verarbeitet wurde. Dadurch wird die Rückgabeanforderung automatisch geschlossen, und der Fall wird in den Status „Abgeschlossen – fertig“ versetzt.

   Hinweis:

   Alle zugeordneten Assets oder Anlagegüter, die während der Erstellung von Bestellungen erstellt wurden, werden basierend auf der Menge der zurückgegebenen Produkte überarbeitet. Die Status dieser Assets und Anlagegüter werden auf „Stillgelegt“ und „Löschung ausstehend“ aktualisiert.