Erstellung von Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfällen

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  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Sie erstellen Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle in Beschaffungsanforderungen und Einkaufsanforderungen.

    Beschaffungsanforderung

    Wenn es keine Verhandlung gibt, werden die Fälle „Lieferantenrisikobewertung“ und „NDA zum Signieren senden“ ausgelöst, sofern der Status der Beschaffungsanforderung „Lieferantenantwort wird erwartet“ lautet. Die Beschaffungsfälle werden in der zugehörigen Liste der Fälle der Beschaffungsanforderung erstellt.
    • Lieferanten-Risikobewertung durchführen: Wenn die Risikobewertung im Datensatz des referenzierten Lieferanten nicht gültig ist, erstellen Sie für jeden Lieferanten in der Beschaffungsanforderung einen Fall für „Lieferantenrisikobewertung“.
    • NDA zum Signieren senden: Wenn die NDA im referenzierten Lieferantendatensatz ungültig ist, erstellen Sie für jeden Lieferanten in der Beschaffungsanforderung einen NDA-Fall. Dabei muss der Aufgabenvorlage ein Referenzfeld für Lieferanten hinzugefügt werden.
    • Wenn der Benutzer das Aktualisieren des Status der Beschaffungsanforderung auf „Lieferantenantwort wird erwartet“ überspringt, werden diese Fälle erstellt, sobald der Status der Beschaffungsanforderung „Erfordert Entscheidung“ lautet.
    • Wenn der Benutzer beschließt, Verträge für die Beschaffungsanforderung manuell zu erstellen, lösen Sie den Fall „Vertragsprüfung“ aus, sobald ein Vertrag erstellt wurde.

    Wenn der Beschaffungsanforderung ein neuer Lieferant hinzugefügt wird, werden die Fälle „Risikobewertung“ und „NDA zum Signieren senden“ für diesen Lieferanten ausgelöst, sobald der Status der Beschaffungsanforderung „Lieferantenantwort wird erwartet“ oder „Erfordert Entscheidung“ lautet (wenn der Benutzer den Status „Lieferantenantwort wird erwartet“ übersprungen hat).

    In einer Beschaffungsanforderung erstellte Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle für den Lieferanten, der den Zuschlag erhalten hat, werden auch in der Einkaufsanforderung angezeigt.

    Informationen dazu, wie ein Fall für „Lieferanten-Tiering-Bewertung“ den Status von Beschaffungsanforderungen beeinflusst, finden Sie unter Integration von Risikomanagement von Drittparteien in Sourcing and Procurement Operations.

    Einkaufsanforderung

    Die folgenden Beschaffungsfälle und Einkaufsaufgaben werden in Flow Designer erstellt, wenn der Status der Einkaufsanforderung „Ausstehende Prüfung“ oder „Ausstehende Genehmigung“ lautet (wenn Genehmigungen ausgelöst werden):
    • Fälle:
      • Überprüfung der Hauptbuchcodierung
      • Budget-Überprüfung
      • Lieferanten-Risikobewertung durchführen
      • Lieferant onboarden
      • NDA zum Signieren senden
      • Verifizierung der Lieferadresse (gilt nicht für das Szenario mit dem Typ „Rahmenauftrag“)
      • Genehmigung der Lieferadresse (gilt nicht für Rahmenauftragsszenarien)
    • Aufgaben: Follow up required: Approval duration breached (Follow-up erforderlich: Genehmigungsdauer überschritten)

    Die Einkaufsaufgabe „Integrationsfehler“ wird in Flow Designer erstellt, wenn die Integration mit ERP fehlschlägt und der Status der Einkaufsanforderung auf „Warten auf Aufgabenabschluss“ aktualisiert wird.

    Wenn eine Einkaufsanforderung direkt ohne eine Beschaffungsanforderung erstellt wird, werden alle Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle in Flow Designer erstellt, sobald der Status der Einkaufsanforderung „Ausstehende Prüfung“ oder „Ausstehende Genehmigung“ lautet (wenn Genehmigungen ausgelöst werden), mit Ausnahme des Falls „Vertragsprüfung“ und der Aufgabe „Integrationsfehler“. Diese werden erstellt, wenn der Status „Warten auf Aufgabenabschluss“ lautet. Wenn die Aufgaben und Fälle, die im Status „Ausstehende Prüfung“ und „Ausstehende Genehmigung“ ausgelöst wurden, nach Abschluss der Genehmigungen noch offen sind, hat die Einkaufsanforderung den Status „Warten auf Aufgabenabschluss“. Nur wenn alle Aufgaben vom Typ Bestellung abhängig von Aufgabe und Fälle vom Typ Bestellung abhängig von Fall abgeschlossen sind, wird der Status der Einkaufsanforderung je nach Einkaufseigenschaft auf „Abschließende Überprüfung“ oder „Bestellung erstellt“ aktualisiert.