Traiter une demande d’assistant d’espace

En tant que planificateur d’espace, répondez aux demandes d’assistance relative à l’espace du lieu de travail. Affichez le plan d’espace sélectionné pour la demande et déployez-le en conséquence. Vous pouvez également affecter la demande à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur.

Avant de commencer

Vous devez disposer des éléments suivants :

• Workplace Central
• Workplace Case Management
• Workplace Space Management
• Pour la vue Carte d’étage, les cartes d’étage doivent être créées à l’aide de Workplace Indoor Mapping Map Studio.

Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.space_planner

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsqu’une demande d’espace est envoyée, un ticket de lieu de travail est créé dans l’application. Le Workplace Central tableau de bord Optimisation de l’espace vous permet d’afficher tous les tickets du lieu de travail liés aux demandes d’espace depuis un emplacement unique. En tant que planificateur d’espace, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une demande :

• Affichez les demandes d’espace soumises par les utilisateurs. Vous pouvez afficher une demande même si l’utilisateur n’a sélectionné aucune option. Ces tickets du lieu de travail sont définis sur l’état Travail en cours.
• Suivez le nombre total de demandes d’espaces créées dans l’organisation à l’aide du tableau des mesures d’optimisation de l’espace. Vous pouvez également afficher la liste détaillée des demandes d’espace.
• Surveillez l’état d’une demande d’espace et traitez-la en conséquence.
• Affichez le plan d’espace sélectionné pour une demande d’espace et déployez-le.
• Affectez la demande d’espace à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur.
• Affichez le plan de l’espace sur une carte d’étage et visualisez les sièges avant le déploiement.
• Ajoutez des notes de travail à la demande. Les notes de travail ne sont affichées que pour le planificateur d’espace qui travaille sur cette demande.
• Ajoutez des commentaires sur la demande afin que l’utilisateur puisse l’afficher. Vous pouvez les informer de l’avancement ou les informer avec toute information qu’ils doivent connaître.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités, les vues et les états, reportez-vous à Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace.

Remarque :

Vous pouvez déployer uniquement une demande d’espace à l’état Approuvé.

Procédure

1. Accédez à l’un des emplacements suivants :
   • Tous > Centre de l'espace de travail > Centre de l'espace de travail.
   • Tous > Planification du scénario > Mes plans des scénarios
   Vous pouvez également ouvrir Centre de l’espace de travail directement depuis le Centre des employés . Accédez à la Espaces de travail > Centre de l'espace de travail.
   Le tableau de bord Workplace Analytics s’ouvre.
2. Dans le volet gauche, sélectionnez l’icône Optimisation de l’espace ().
   Le tableau de bord Optimisation de l’espace s’ouvre.
3. Pour ouvrir une demande d’espace, effectuez l’une des actions suivantes :
   • Dans la section Mesures de scénarios, sélectionnez Toutes les demandes d’espace.
   • Dans la section Demandes d’espace , sélectionnez Afficher tout.
   L’onglet Demandes d’espaces s’ouvre.
4. Facultatif : Appliquez des filtres et des options de tri à la liste pour filtrer la demande.
5. Sélectionnez le ticket d’espace de travail de la demande d’espace sur laquelle vous souhaitez travailler.
   Le ticket d’espace de travail s’ouvre dans un onglet distinct et affiche divers détails de la demande. Pour obtenir des informations détaillées sur les différentes options affichées sur la demande, reportez-vous à la section Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace.
6. Facultatif : Dans le panneau Ticket du lieu de travail , vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :
   • Pour affecter la demande d’espace à un autre groupe d’affectation, modifiez le champ Groupe d’affectation .
   • Pour affecter la demande d’espace directement à un autre utilisateur, spécifiez l’utilisateur dans le champ Affecté à .
   • Faites défiler l’écran pour afficher les détails de la demande et les variables fournies par le demandeur.
7. Dans le panneau Activité , vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
   • Ajoutez des commentaires dans la section Commentaires et sélectionnez Publier des commentaires pour informer les utilisateurs avec n’importe quelle information.
   • Ajoutez des notes de travail dans la section Notes de travail et sélectionnez Publier des notes de travail (privées) pour avertir les autres planificateurs d’espace qui travaillent sur la demande. Les notes de travail ne sont pas affichées pour le demandeur.
8. Sélectionnez l’onglet Plan d’espace pour afficher le plan d’espace sélectionné par le demandeur.

   Vous pouvez également afficher l’espace sur la carte en sélectionnant l’option Afficher les espaces sur la carte.

   Avertissement :

   Vous pouvez afficher le plan d’espace uniquement si le demandeur sélectionne une option. Si le demandeur n’a sélectionné aucune option, l’onglet Plan d’espace n’affiche aucune information.
9. Sélectionnez l’onglet Approbations pour afficher les détails de l’approbateur de la demande d’espace.
10. Sélectionnez le plan d’exécution pour afficher les détails de l’allocation d’espace, tels que le type de changement, la valeur actuelle et la valeur du scénario.
11. Sélectionnez l’onglet Carte d’étage pour afficher le plan d’espace sur une carte d’étage.
    La légende de la couleur associée à chaque département s’affiche sur le panneau de droite.

    Remarque :

    vous pouvez afficher la carte d’étage uniquement si une carte d’étage est configurée pour l’étage pour lequel le plan d’espace est réalisé. Assurez-vous que vous avez configuré Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de carte pour afficher les cartes et que vous disposez du module d’extension Composants Indoor Mapping. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les propriétés de la carte.
12. Après avoir apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.
13. Pour déployer le plan d’espace, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez l’onglet Plan d’exécution .
    2. Examinez le plan et les allocations d’espace, le cas échéant.
    3. Cliquez sur Déployer.
    Le plan d’espace sélectionné dans la demande est déployé.

Résultats

Le plan d’espace est déployé pour la demande d’espace. L’état de la demande passe à Déploiement en cours jusqu’à ce que toutes les allocations d’espace soient implémentées. Un ticket d’espace de travail est créé pour chaque allocation. Lorsque le déploiement est en cours, les actions suivantes sont effectuées :

• Si un ticket du lieu de travail associé à une allocation échoue, c’est-à-dire si son état a été défini sur Fermé incomplet. Dans ce cas, le déploiement échoue et l’état de la demande d’espace est défini sur Fermé incomplet. Vous pouvez ajouter des commentaires si vous souhaitez notifier l’utilisateur avec les détails de l’échec.
• Si tous les tickets du lieu de travail associés aux allocations sont implémentés avec succès, c’est-à-dire qu’ils ont tous l’état Fermé terminé, le déploiement est réussi. Lorsque le déploiement est réussi, la demande d’espace est définie sur Fermé terminé.

Tâches associées

• Créer un scénario
• Afficher les détails du changement de scénario
• Créer une copie d’un scénario existant
• Créer un scénario et ajouter des espaces voisins
• Afficher ou modifier les allocations d’espace d’un bâtiment
• Administration des espaces basée sur la carte