Affectation de workflows de base de connaissances à une base de connaissances OT

Vous pouvez affecter différents Gestion des connaissances workflows à chaque Operational Technology base de connaissances (OT) pour les processus de publication et de mise hors service.

Vue d’ensemble du workflow Knowledge

Vous pouvez utiliser les workflows par défaut Gestion des connaissances dans le tableau suivant et Gestion des connaissances OT les appliquer aux bases de connaissances OT.

Remarque :

Pour les workflows qui nécessitent une approbation, vous pouvez configurer les approbateurs qui peuvent approuver ou rejeter en modifiant la fonction getApprovers() dans l’include de script KBWorkflow .

Tableau 1. Workflows par défaut Gestion des connaissances

Workflow	Description
Connaissances : approbation de retrait	Demande l’approbation d’un gestionnaire de la base de connaissances. Les articles en cours d’approbation présentent l’état En cours de révision avant de passer à l’état Publié après approbation. S’ils sont définis pour être publiés ultérieurement, ils passent à un état Planifié . Si le responsable rejette la demande, le workflow est annulé et l’article reste à l’état Brouillon . Si l’optionGroupes de propriété est activée, des notifications par e-mail contenant un lien vers l’article sont envoyées aux membres du groupe de propriété pour approbation. Si l’option Groupes de propriété n’est pas activée, des notifications par e-mail contenant un lien vers l’article sont envoyées aux responsables des bases de connaissances pour approbation. Une notification est également envoyée aux auteurs ou aux réviseurs des articles pour les informer que leur article a été approuvé ou rejeté. Pour activer les notifications par e-mail d’approbation, définissez la glide.knowman.enable_approval_notification propriété sur vrai. Remarque : Seul l’utilisateur actif reçoit les notifications.
Connaissances : approbation de mise hors service	Demande l’approbation d’un responsable de la base de connaissances avant de déplacer l’article vers l’état Hors service. Si un responsable rejette la demande, le workflow est annulé et l’article reste à l’état Publié . Si l’optionGroupes de propriété est activée, des notifications par e-mail contenant un lien vers l’article sont envoyées aux membres du groupe de propriété pour approbation. Si l’option Groupes de propriété n’est pas activée, des notifications par e-mail contenant un lien vers l’article sont envoyées aux responsables des bases de connaissances pour approbation.
Connaissances : publication instantanée	Publie immédiatement un brouillon d'article sans demander d'approbation ou publie à la date de publication planifiée si défini sur publication ultérieure.
Connaissances : mise hors service instantanée	Met immédiatement hors service un article publié sans nécessiter d'approbation.
Connaissances : publier des connaissances	Flux secondaire qui passe l’article de la base de connaissances à l’état Publié . Vous pouvez utiliser ce flux secondaire lors de la définition de votre propre workflow.
Connaissances : mise hors service d'un article de la base de connaissances	Flux secondaire qui passe l’article de la base de connaissances à l’état Mis hors service . Vous pouvez utiliser ce flux secondaire lors de la définition de votre propre workflow.

Notifications par e-mail pour les workflows d'approbation

Vous pouvez envoyer des notifications par e-mail pour les workflows d'approbation.

• Notifiez aux approbateurs les articles de la base de connaissances soumis à leur approbation.
• Notifiez aux auteurs le statut d'approbation de leurs articles de la base de connaissances.

Pour envoyer des notifications par e-mail pour les workflows d’approbation, activez la propriété Envoyer une notification aux approbateurs et aux auteurs dans le workflow d’approbation d’article (glide.knowman.enable_approval_notification). À partir de la mise en New York production, la propriété est activée par défaut. Les clients existants qui utilisent des versions antérieures à la New York mise en production peuvent activer cette propriété pour envoyer des notifications par e-mail. Désactivez toutes les notifications personnalisées pour les approbations d’articles avant d’activer cette propriété. Si la glide.knowman.enable_approval_notification propriété n’est pas disponible, un administrateur peut créer la propriété et définir sa valeur sur vrai. Pour plus d'informations, consultez Knowledge Management properties.