Rechnungen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Rechnungen werden für eine Zahlung für eine Bestellung generiert. Zu einer Bestellung können je nach Zahlungsplan mehrere Rechnungen gehören.

    Sie können Rechnungen manuell in der ServiceNow-Plattform oder durch Integration mit einem externen Lieferantenportal erstellen.
    Hinweis:
    Der Rechnungsabgleich erfolgt entweder extern im Lieferantenportal oder manuell in ServiceNow. Auf der Plattform ServiceNow gibt es derzeit keine Logik zum systematischen Abgleich von Rechnungen.
    Im Folgenden sind die wichtigsten Felder einer Rechnung aufgeführt:
    Tabelle : 1. Rechnungsfelder
    Feld Beschreibung
    Nummer Vom System generierter eindeutiger Bezeichner für die Rechnung.
    ERP-Nummer Eindeutiger Bezeichner, der in einem ERP-System für die Rechnung generiert wird.

    Dieses Feld ist anwendbar, wenn eine ERP-Integration vorhanden ist. Der Wert wird ausgefüllt, nachdem die Rechnung über die Integration im ERP-System gebucht wurde.
    Status Aktueller Status der Rechnung.
    Lieferantenrechnungsnummer Rechnungsnummer des Lieferanten.
    Hinweis:
    Dies ist ein Pflichtfeld, außer wenn sich die Rechnung im Status Entwurf befindet.
    Steuer-ID des Lieferanten Steuer-ID, die dem Lieferanten zugeordnet ist.
    Rechnungsdatum Datum, an dem diese Rechnung erstellt wird.
    Hinweis:
    Dies ist ein Pflichtfeld, außer wenn sich die Rechnung im Status Entwurf befindet.
    Zusammenfassungsdetails
    Lieferant Lieferant, von dem das Produkt oder der Service bezogen wird.
    Bestellung Bestellung, mit der diese Rechnung abgeglichen wurde.
    Rechnungsdatum Datum, an dem diese Rechnung erstellt wird.
    Hinweis:
    Dies ist ein Pflichtfeld, außer wenn sich die Rechnung im Status Entwurf befindet.
    Zwischensumme Gesamtbetrag, der an den Lieferanten zu zahlen ist, ausschließlich Steuern und Versandkosten.
    Hinweis:
    Dies ist ein bearbeitbares Feld.
    Steuersatz Steuersatz-Prozentsatz, der für den Auftrag angewendet wird.
    Umsatzsteuer Mehrwertsteuerkosten, die für die Rechnung angefallen sind.
    Versand Versandkosten, die für die Rechnung angefallen sind.
    Andere Gebühren Andere zusätzliche Gebühren, die der Rechnung zugeordnet sind.
    Rabatte Auf die Rechnung angewendete Rabatte.
    Berechneter Betrag (Transaktionswährung) Gesamtbetrag, der an den Lieferanten zu zahlen ist, einschließlich Steuern und Versandkosten.
    Hinweis:
    Dies ist ein Pflichtfeld, außer wenn sich die Rechnung im Status Entwurf befindet. Dies ist auch ein bearbeitbares Feld.
    Buchhaltungsdetails
    Juristische Person Die interne Entität, die die Kosten dieser Rechnung übernimmt.
    Adresse Überweisungsempfänger Der Standort, an den diese Zahlung ergeht.
    Im Folgenden sind die zugehörigen Listen einer Rechnung aufgeführt:
    Tabelle : 2. Zugehörige Listen für Rechnungen
    Zugehörige Liste Beschreibung
    Rechnungspositionen Erfasst den Positionsbetrag und führt ein Rollup zur Zwischensumme der Rechnung durch.
    Bestätigungen für Dienstleistung Zeigt alle Servicebestätigungen an, die dieser Rechnung zugeordnet sind.
    Genehmigungspläne Zeigt alle Genehmigungspläne an, die für diese Rechnung erstellt wurden.
    Genehmigungen Wenn die Bestätigung für Services auf Rechnungsgenehmigungfestgelegt ist, fungieren Rechnungsgenehmigungen als eine Art Eingang, bevor die Zahlung an einen Lieferanten ausgestellt wird.

    In Ermangelung eines Belegs und Drei-Wege-Abgleichs dienen Rechnungsgenehmigungen dazu, einen automatischen Zwei-Wege-Abgleich zu vermeiden.

    Rechnungsgenehmigungen werden an den Empfänger der Position gesendet. Der Käufer kann sie als Aufgabe in ShoppingHub bearbeiten.

    Details finden Sie unter Käufer-Aufgaben.
    Rechnungsaufgaben Wenn eine Bestätigung für den Service ausgelöst wird, wird eine Aufgabe für die Rechnung erstellt und hier aufgelistet.
    Hinweis:
    Wenn Sie ein neuer Kunde oder ein Bestandskunde sind, der das Shopping-Hub-Plugin aktualisiert und installiert hat, gelten diese Aufgaben nicht für Sie. Wenn Sie jedoch mit dem vorhandenen Plugin Architektur zur gemeinsamen Nutzung von Source-to-Pay-Prozessen fortfahren und das Plugin Shopping Hub überspringen, stehen Ihnen die folgenden Aufgaben zur Verfügung.

    Um eine Rechnung von einem Lieferanten für ein erhaltenes Produkt oder einen erhaltenen Service zu erstellen, ändern Sie das Feld Zwischensumme im Rechnungsformular auf den tatsächlich erhaltenen Betrag, fügen Sie eine Rechnungsposition hinzu, um die Details dieser Bestellposition zu erfassen, und aktualisieren Sie das Feld Fakturierter Positionsbetrag in das Rechnungspositionsformular, um denselben erhaltenen Betrag widerzuspiegeln. Wenn die Rechnungsposition und die Rechnung auf den Status Bezahlt aktualisiert werden, wird im Projektformular von Projektmanagement, für das der Kauf ursprünglich getätigt wurde, automatisch eine Kostenzeile generiert.

    Weitere Informationen zur Integration von [ Sourcing and Procurement Operationsmit Projektmanagementfinden Sie unter Integration von Projektmanagement in Sourcing and Procurement Operations.

    Rechnungsberechnungen und Status-Flows

    Hinweis:
    Business-Regeln zur Verarbeitung von Statusänderungen, zur Verarbeitung von Steuern und Gebühren, zu Standardrechnungsfeldern, zum Ausfüllen von Rechnungspositionsbeträgen, zur Bearbeitung von Positionsgesamtänderungen und zum Ausfüllen von Lieferantenprodukten sind nur verfügbar, wenn Sie das Plugin „Shopping-Hub“ (sn_spend_uib) nicht installiert haben und es dennoch sind mit dem Plugin Architektur zur gemeinsamen Nutzung von Source-to-Pay-Prozessen (sn_shop).

    Ein Feld mit der Bezeichnung Betrag, für den eine Genehmigung erforderlich ist im Rechnungsgenehmigungsdatensatz führt den tatsächlich zu genehmigenden Rechnungsbetrag getrennt auf, da die Rechnungspositionen innerhalb einer Rechnung aus verschiedenen Servicebestätigungstypen und/oder erforderlichen Bedingungen für Wareneingänge bestehen können.

    Wenn eine Rechnungsposition, die zur Genehmigung gesendet wurde, genehmigt wird, wird der Status der Rechnungsposition auf „Rechnung bestätigt“ aktualisiert. Wenn eine Position innerhalb der Rechnung abgelehnt wird, wird die gesamte Rechnung abgelehnt.

    Der Status der Rechnung wird nur dann auf „Rechnung bestätigt“ aktualisiert, wenn der Status aller damit verbundenen Rechnungspositionen „Rechnung bestätigt“ lautet. Wenn der Status der Rechnung auf „Rechnung bestätigt“ aktualisiert wird, wird auch der Status aller dazugehörigen Rechnungspositionen auf „Rechnung bestätigt“ aktualisiert. Dies gilt für das Szenario, in dem der Abgleich manuell in der Now Platform erfolgt und der Anwender den Rechnungskopf aktualisiert, anstatt Position für Position. Diese Aktualisierung erfolgt, indem Sie im Rechnungsheader auf „ Bestätigen “ klicken. Wenn der Rechnungsstatus „Rechnung bestätigt“ lautet, wird die Schaltfläche „ Bestätigen“ auch für nachfolgende Status nicht angezeigt.

    Der Rechnungsstatus im Rechnungsheader ist schreibgeschützt, da die Statusänderung über die Positionen gesteuert wird. Wenn bei einer Rechnung mit mehreren Positionen eine Position den Status „Überprüfung erforderlich“ aufweist, wird der Rechnungsheader ebenfalls auf „Überprüfung erforderlich“ aktualisiert.