Genehmigungsregel erstellen

Genehmigen Sie eine Bestellanforderung, eine Bestellung, eine Beschaffungsanforderung oder eine Rechnung, indem Sie eine Genehmigungsstrategie definieren und Genehmigungsregeln erstellen. Dies ist eine zentrale Konfiguration, die jede Art von Genehmigungsverfahren steuern kann, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

Vorbereitungen

Zum Erstellen einer Genehmigungsregel müssen Sie Ihren Produktkatalog (mit den erforderlichen Produktkategorien, Produktmodellen und Lieferantenprodukten) eingerichtet haben und sollten in der Lage sein, eine Bestellanforderung oder Beschaffungsanforderung zu erstellen. Weitere Informationen zum Einrichten Ihres Produktkatalogs finden Sie unter Produktkategorie erstellen, Produktmodell erstellen und Lieferantenprodukt hinzufügen. Sie sollten auch den Datensatz „sys_user“ entsprechend eingerichtet haben, um relevante Details wie Stellencodes und Manager aufzunehmen.

Erforderliche Rolle: sn_shop.procurement_administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können im Modul Sourcing and Purchasing Automation eine Genehmigungsregel erstellen, um zu bestimmen, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn Bedingungen erfüllt sind.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Sourcing and Purchasing Automation > Verwaltung > Genehmigungsregel.
2. Wählen Sie Neu.
3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

   Tabelle : 1. Formular „Genehmigungsregel“

   Feld	Beschreibung
   Nummer	Vom System generierter eindeutiger Bezeichner für die Genehmigungsregel.
   Name	Name, den Sie der Genehmigungsregel zuweisen.
   Aktiv	Option, zu entscheiden, ob diese Regel während des Einkaufsanforderungsprozesses zum Generieren von Genehmigungen verwendet wird.
   Objekt wird genehmigt	Objekt, für das Sie die Genehmigung anfordern. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Rechnung Bestellung Bestellanforderung Beschaffungsanforderung Sie wird basierend auf dem ausgewählten genehmigenden Objekt standardmäßig festgelegt. Für die Beschaffungsanforderung und die Bestellanforderung ist dies die Bestellanforderungsposition, für die Bestellung die Bestellposition und für die Rechnung die Rechnungsposition. Hinweis: Für Bestellanforderungen und Beschaffungsanforderungen werden zwar vollständige Genehmigungs-Workflows bereitgestellt, einschließlich Genehmigungs-Engine, Status-Flows und E-Mail-Benachrichtigungen, doch bei der Definition von Status-Flows und E-Mail-Benachrichtigungen für Bestell- und Rechnungsgenehmigungsregeln ist eine zusätzliche Implementierung erforderlich.
   Zeile wird genehmigt	Objektposition wird genehmigt, für die Sie die Genehmigung anfordern.
   Genehmigungsregeltyp	Typ der Genehmigungsregel, die bestimmt, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Dynamische Anwender oder Gruppen Managerhierarchie – Stellencode Managerhierarchie Angegebene Anwender oder Gruppen Kostenstellen-Manager Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn das genehmigende Objekt eine Bestellanforderung ist. Je nach ausgewähltem Regeltyp werden die zugehörigen Felder angezeigt. Weitere Informationen zu diesen Regeln finden Sie unter Genehmigungsregeltypen.
   Genehmigungen basieren auf	Geschäftsinhaber, auf dem die Genehmigungsregel basiert.
   Anwender	Angegebene Benutzer, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
   Gruppen	Benutzer in den angegebenen Gruppen, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
   Freigabesequenz	Reihenfolge, in der die Genehmigungsregeln ausgelöst werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln.
   Genehmigung erforderlich von	Bestimmt die Manager, die die Genehmigungsanforderung während des Einkaufsanforderungsprozesses erhalten sollen.
   Automatische Genehmigung zulassen	Bestimmt, ob die Selbstgenehmigung aktiviert werden soll. Standardmäßig ist diese Kennzeichnung aktiviert oder auf „true“ festgelegt, wodurch die Selbstgenehmigungsfunktion aktiviert wird, bei der die anfordernde Person über die genehmigende Autorität verfügt. Wenn die Kennzeichnung jedoch gelöscht oder auf „false“ gesetzt ist, wird die anfordernde Person als aktiver Genehmiger in die von der Genehmigungs-Engine generierte Genehmigungsliste aufgenommen. Dadurch wird die standardmäßige Selbstgenehmigungsfunktion überschrieben. Die anfordernde Person muss jetzt eine explizite Genehmigungsentscheidung bereitstellen, indem sie eine Genehmigungsaufgabe abschließt.
   Einkaufsanwender	Benutzer, für den Genehmigungen ausgelöst werden.
   Senden Sie eine Genehmigung an Einkaufsanwender	Optionen zum dynamischen Senden einer Genehmigung an einen Benutzer oder eine Gruppe, der/die dem Einkaufsanwender zugehört.
   Autorisierte Auftragscodes	Ein oder mehrere Stellencode(s), der/die Käufe bis zum angegebenen Grenzwert automatisch genehmigen kann bzw. können.
   Genehmigtes Einkaufslimit	Schwellenwert für Referenzwährung, innerhalb dessen Benutzer mit den angegebenen Auftragscodes Bestellanforderungen genehmigen können.
   Methode für die Genehmigungsweiterleitung	Methode zum Weiterleiten der Genehmigungen. Die Optionen sind „Sequentially“ (Nacheinander) und „In parallel“ (Gleichzeitig).
   Methode zur Genehmigungsentscheidung	Methode zur Genehmigung der Regel. Sie können auswählen, ob alle Genehmiger die Regel genehmigen müssen oder ob jeder Genehmiger sie genehmigen kann.
   Auslösebedingungen für Genehmigung	Bedingungen basierend auf dem genehmigenden Objekt, die die Bedingungen bestimmen, unter denen ein Genehmigungsplan erstellt wird. Die Auslöserbedingungen basieren auf der Tabelle „Genehmigungsobjekt“ und ermöglichen dem Benutzer das Dot-Walking. Wenn der Benutzer beispielsweise Auslöserbedingungen aus dem maximalen Budget einer Beschaffungsanforderung erstellen möchte, sollte er vom maximalen Budget zum Betrag übergehen und dann die Bedingungen erstellen. Hinweis: Genehmigungen werden für jedes genehmigende Objekt einzeln ausgewertet. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Genehmigung für eine Beschaffungsanforderung und eine Bestellanforderung erstellen, werden Genehmigungen zweimal ausgelöst. Um dies zu verhindern, kann der Administrator konfigurieren, dass Genehmigungen nicht in einer Bestellanforderung erstellt werden, wenn sie durch eine nicht leere Beschaffungsanforderung unterstützt wird. Dies erfolgt über die Auslösebedingungen für Genehmigungen.

4. Wählen Sie Absenden.

• Genehmigungsregeltypen
  Genehmigungsregeltypen bestimmen die Methoden, mit denen Genehmigungen während des Einkaufsanforderungsprozesses erstellt werden.
• Überlegungen zu Genehmigungsregeln
  Faktoren wie Währung, einschließlich Währung, Referenz und Transaktional, entscheiden, welche Genehmigungsregeln ausgelöst werden sollen. Einige der anderen Faktoren sind unter anderem Einkaufslimit, Positionsbetrag und empfangene Positionen.
• Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln
  Als Procurement-Administrator können Sie Genehmigungsregeln mit Genehmigungsgruppen verknüpfen und die Reihenfolge definieren, um zu bestimmen, wann diese Regeln ausgelöst werden sollen. Mit dieser Zuordnung werden mehrere Genehmigungsregeln in einer Regelgruppe nacheinander ausgelöst, anstatt alle gleichzeitig auszuwerten.