Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Alle automatisierten Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle werden in der Anwendung Service Delivery Common (SDC) mit Flow Designer erstellt. Flow Designer verwendet die zugrundeliegenden Entscheidungstabellen zur Generierung von Aufgaben und Fällen. Einkaufsaufgaben und Beschaffungsfälle werden auf Grundlage der in den Entscheidungstabellen definierten Bedingungen erstellt.

    Bedingungen und Auslöser für die Aufgaben- und Fallerstellung

    Anhand der Felder Beschaffungsentscheidung abhängig von Fall und Bestellung abhängig von Fall in der Tabelle „Servicefall“ wird die Notwendigkeit der Erstellung eines Beschaffungsfalls bestimmt. Die Notwendigkeit der Erstellung einer Beschaffungsaufgabe wird hingegen anhand der Felder Beschaffungsentscheidung abhängig von Aufgabe und Bestellung abhängig von Aufgabe in der Tabelle „Serviceaufgabe“ bestimmt.

    Aufgaben und Fälle werden generiert, wenn die folgenden Regeln ausgelöst werden, wobei die Entscheidungstabellen diese Generierung über Entscheidungseingaben unterstützen.
    • Einkaufsanforderungsaufgabe und Fallgenerierungsregel
    • Beschaffungsanforderungsaufgabe und Fallgenerierungsregel
    • Verhandlungsaufgabe und Fallgenerierungsregel
    • Verhandlungsereignisaufgabe und Fallgenerierungsregel

    Beschaffungsfalltypen

    Hier ist eine Liste der Typen und Untertypen von Beschaffungsfällen:
    • Lieferantenfälle:
      • Lieferanten-Risikobewertung durchführen: Sie führen eine Risikobewertung für einen Lieferanten durch.
      • Lieferant onboarden: Sie führen das Onboarding eines Lieferanten für einen Kauf durch.
      • Lieferanten-Tiering-Bewertung durchführen: Sie führen eine Tiering-Bewertung für einen Lieferanten durch.
      Hinweis:
      Für diese Lieferantenfälle sind die Entscheidungsvorlagen nur verfügbar, wenn Sie die Anwendung Supplier Lifecycle Operations installiert haben. Wenn der Fall „Lieferanten-Tiering-Bewertung durchführen“ generiert werden soll, müssen Sie außerdem die Anwendung Risk Assessments-Integration für Sourcing and Procurement Operations aktivieren und über die GRC Risikomanagement für Lieferanten-Lizenz verfügen. Weitere Informationen dazu, wie eine Bewertungsaufgabe für das Lieferanten-Tiering den Status von Beschaffungsanforderungen beeinflusst, finden Sie unter Integration von Risikomanagement von Drittparteien in Sourcing and Procurement Operations.
    • Vertragsfälle​:
      • Vertragsprüfung: Sie überprüfen die Verträge für einen Kauf.
      • NDA zum Signieren senden: Sie senden zu Kaufzwecken eine NDA zum Signieren an den Lieferanten.
    • Finanzfälle​:
      • Überprüfung der Hauptbuchcodierung: Sie überprüfen die Buchhaltungsdetails für eine Bestellposition.
      • Budget-Überprüfung: Sie überprüfen die Budgetdetails für eine Einkaufsanforderung.
    • Überprüfung der Lieferadresse

    Für Beschaffungsfälle können Sie auch untergeordnete Fälle erstellen oder untergeordnete Fälle übergeordneten Fällen zuordnen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie alle untergeordneten Fälle und zugehörigen untergeordneten Fälle schließen müssen, bevor Sie einen übergeordneten Fall schließen können. Ebenso können Sie einen untergeordneten Fall oder einen zugehörigen untergeordneten Fall nur dann erneut öffnen, wenn der übergeordnete Fall noch geöffnet ist.

    Beschaffungsfallstatus

    Die Standardstatus, die für einen Beschaffungsfall verfügbar sind, werden aufgelistet.
    • Entwurf
    • Fall wird bearbeitet
    • Wird überprüft
    • Angehalten
    • In Bearbeitung
    • Als abgebrochen geschlossen
    • Als abgelehnt geschlossen
    • Abgeschlossen – fertig

    Typen von Einkaufsaufgaben

    Im Folgenden sind die Typen und Untertypen von Einkaufsaufgaben aufgeführt.
    • Einkaufsaufgabe
      • Lieferanten auswählen: Sie bitten den Käufer, die Preise mehrerer Lieferanten zu vergleichen und einen Lieferanten auszuwählen.
      • Beschaffungsaufgabe
      • Frage stellen: Sie bitten den Käufer um weitere Informationen zum Kauf.
    • Beschaffungs-/Lieferantenaufgabe: Erstellen Sie eine Beschaffungsaufgabe für einen Lieferanten.

    Sie können auch untergeordnete Aufgaben erstellen oder übergeordneten Aufgaben untergeordnete Aufgaben zuordnen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie alle untergeordneten Aufgaben und zugehörigen untergeordneten Aufgaben schließen müssen, bevor Sie eine übergeordnete Aufgabe schließen können. Ebenso können Sie eine untergeordnete Aufgabe oder eine zugeordnete untergeordnete Aufgabe nur dann erneut öffnen, wenn die übergeordnete Aufgabe noch geöffnet ist.

    Im Folgenden sind die wichtigsten Felder einer Einkaufsaufgabe aufgeführt:
    Tabelle : 1. Felder zu Einkaufsaufgaben
    Feld Beschreibung
    Nummer Vom System generierter eindeutiger Bezeichner der Einkaufsaufgabe.
    Zuweisungsgruppe Gruppe, zu der die Einkaufsaufgabe gehört.
    Zugewiesen an Benutzer, dem diese Einkaufsaufgabe zugewiesen ist.
    Primärer Kontakt Person im Procurement-Team, die am Einkauf arbeitet und mit Fragen kontaktiert werden kann. Dieses Feld wird mit demselben Benutzer wie im Feld Zugewiesen an des übergeordneten Aufgabendatensatzes ausgefüllt oder aktualisiert, und zwar wie folgt:
    • Für eine Beschaffungsaufgabe aus der referenzierten Beschaffungsanforderung
    • Für eine Einkaufsaufgabe aus der Einkaufsaufgabe selbst
    • Für eine Vertragsaufgabe aus der Vertragsaufgabe selbst
    • Für eine Lieferantenaufgabe aus der Lieferantenaufgabe selbst
    • Für eine Finanzaufgabe aus der Finanzaufgabe selbst
    Status Der Status der Einkaufsaufgabe.
    Substatus Fortschritt beim Eingang der Antworten des Käufers auf die Fragen des Procurement-Spezialisten.
    Fälligkeitsdatum Erwartetes Abschlussdatum für die Aufgabe.
    Kurzbeschreibung Kurze Beschreibung der Aufgabe.
    Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Aufgabe
    Detaillierte Beschreibungen Detaillierte Beschreibung der Aufgabe Dies gilt speziell für den Aufgabenuntertyp „Benutzerdefinierte Aufgabe für Mitarbeiter“, bei dem Sie Ihre Anweisungen im HTML- oder Rich-Text-Format eingeben und bei Bedarf sogar Hyperlinks und Bilder hinzufügen können.
    Zusammenfassungsdetails
    Lieferant Lieferantenreferenz für diese Aufgabe.
    Beschaffungsanforderung Beschaffungsanforderung, die dieser Aufgabe zugeordnet ist.
    Einkaufsanforderung Einkaufsanforderung, die dieser Aufgabe zugeordnet ist.
    Bestellung Bestellung, für die die Überarbeitungsanforderungsaufgabe ausgelöst wird.
    Beschaffungsentscheidung abhängig von Aufgabe Bestimmt, ob der Abschluss dieser Aufgabe erforderlich ist, bevor eine Beschaffungsanforderung erstellt wird.
    Hinweis:
    Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn eine zugehörige Beschaffungsanforderung eingegeben wird.​
    Qualifizierung abhängig von Aufgabe Bestimmt, ob der Abschluss dieser Aufgabe erforderlich ist, bevor eine Qualifizierungsanforderung erstellt wird.
    Hinweis:
    Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn eine zugehörige Beschaffungsanforderung eingegeben wird.​
    Bestellung abhängig von Aufgabe Bestimmt, ob der Abschluss dieser Aufgabe erforderlich ist, bevor eine Bestellung erstellt wird.
    Hinweis:
    Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn eine zugehörige Bestellanforderung eingegeben wurde.​
    Erwarteter Beginn Erwartetes Startdatum für die Bearbeitung einer Aufgabe.
    Tatsächlicher Start Tatsächliches Startdatum für die Bearbeitung einer Aufgabe.
    Tatsächliches Ende Tatsächliches Abschlussdatum der Aufgabe.
    Dauer Tatsächliche Zeit, die zum Abschließen der Aufgabe benötigt wurde.
    Frage und Antwort
    Dieser Abschnitt enthält Informationen zu den Fragen, die dem Käufer gestellt werden, und die Antworten des Käufers.