HR ドキュメントテンプレートでのドキュメントタイプの使用

ドキュメントタイプは、HR サービスに基づいてドキュメントを制限します。大量のドキュメントを扱う組織でドキュメントタイプを使用すれば、ドキュメントを分類して、適切なドキュメントを簡単に見つけることができます。

たとえば、従業員が常勤か、非常勤か、臨時雇用かに応じて、複数の雇用証明書を使用できます。HR サービスの HR 基準により、送信する書類が特定されます。

HR サービスの HR ケースを作成するときに、以下がチェックされます。

• HR サービスの HR ケーステンプレート
• HR ケーステンプレートのドキュメントタイプ
• HR 基準

この情報を検証すると、ケースの適切な書類を絞り込み検索したり、必要な書類に自動入力したりできます。

ドキュメントタイプの設定

この機能を使用するには、以下を実行します。

• ドキュメントテンプレートに、ドキュメントタイプを追加します。
• HR ケーステンプレートに、ドキュメントタイプを追加します。HR テンプレートの従来の環境から、特定の PDF テンプレートを追加することはできますが、ドキュメントタイプは指定できません。特定の PDF テンプレートを追加すると、HR ケースフォームの入力は自動化されますが、複数のドキュメントを使用する場合、柔軟性が損なわれます。
• HR サービスに、HR ケーステンプレートを追加します。
• HR サービスに、HR 基準を追加します。
  • HR 基準を使用すると、HR サービスのドキュメント選択や自動入力における柔軟性が向上します。
  • 大文字と小文字の区別や null 値などの条件を定義する場合は、API「GlideFilter - スコープ対象、グローバル」を参照してください。

仕組み

HR ケースを HR サービスから作成する場合：

HR ケーステンプレートでは、ドキュメントタイプを検索して、ケースの [ドキュメントテンプレート] または [PDF ドキュメントテンプレート] を決定します。以下により、HR ケースへのドキュメントテンプレートの自動配置が試行されます。

• ドキュメントタイプに関連付けられたドキュメントが存在するかどうかが確認されます。
• ドキュメントタイプに関連付けられているドキュメントが 1 つだけ存在し、かつ HR 基準が空の場合は、ドキュメントは [HR ケース] フォームに配置されます。
• ドキュメントテンプレートに HR 基準が存在する場合は、[HR ケース] フォームの [対象者] が基準に一致することが確認されます。一致する場合は、[HR ケース] フォームにドキュメントテンプレートが配置されます。
• ドキュメントタイプに対応する複数のドキュメントテンプレートが存在する場合は、[HR 基準] の有無が確認されます。単一のドキュメントが一致する場合は、[HR ケース] フォームにドキュメントテンプレートが入力されます。複数のドキュメントが一致する場合は入力されず、[HR ケース] フォームの [ドキュメントタイプ] リストにドキュメントが一覧表示されます。
• どのドキュメントテンプレートでも [HR 基準] を使用できない場合は、[HR ケース] フォームの [ドキュメントタイプ] リストにドキュメントが一覧表示されます。
  注:

  HR サービスおよび HR ドキュメントテンプレートには HR 基準があります。HR サービスでは、HR 基準により従業員が使用可能なサービスが絞り込まれます。たとえば、401(k) サービスを米国の従業員に提供し、米国以外の従業員には提供しないように設定できます。HR ドキュメントテンプレートでは、HR 基準によりドキュメントの対象従業員が絞り込まれます。たとえば、米国の従業員および米国以外の従業員に雇用証明書を使用する場合に、HR 基準によって適切なドキュメントが特定されます。