Actions à faire de l'acheteur

En tant qu’acheteur, des actions à faire peuvent vous être affectées, en fonction de vos achats, pour que vous les traitiez. Vous pouvez afficher vos actions à faire en sélectionnant l’icône d’utilisateur sur la page d’accueil ShoppingHub.

Les actions à faire sont spécifiques à l’utilisateur connecté. Vous pouvez donc les consulter lorsque vous êtes connecté et que vous effectuez des achats avec votre identifiant. Lorsque vous effectuez des achats pour le compte d’un autre utilisateur, vous ne pouvez voir aucune action à faire, sauf si vous êtes défini comme délégué de cet utilisateur. Si des affectations et des approbations sont sélectionnées pour le délégué, vous pouvez afficher les actions à faire et les approbations et travailler dessus.

Cette section comprend les tâches d’approbation des demandes d’achat, les tâches d’achat, les tâches d’acquisition, les tâches de réception et les tâches d’authentification. La sélection des affectations signifie également que le délégué peut afficher les actions à faire sur la page des détails de l’achat.

Vous pouvez sélectionner une action à faire pour afficher les détails de la tâche, ainsi qu’afficher et charger les pièces jointes associées à l’action à faire. Vous pouvez également suivre les mises à jour d’une action à faire sélectionnée en sélectionnant l’onglet Activité . Vous pouvez également composer un message et marquer une personne à contacter, en insérant @<nom contact primaire> dans le champ Commentaires. Un message d’instruction s’affiche au-dessus de la section Composer pour indiquer de façon dynamique qui est le contact principal de la tâche d’achat associée. L'utilisateur spécifié reçoit une notification par e-mail.

Les types suivants d'actions à faire de l'acheteur responsables peuvent être répertoriés dans Mes actions à faire :

• Onglet Approbations -Tâches d'approbation : Approuver votre demande d'achat
• Onglet Autres actions à faire
  • Tâches d'achat
    • Fournir plus de détails sur votre achat
    • Demander des clarifications sur une demande d'achat (tâche d'approbateur)
    • Fournir des clarifications sur votre achat
    • Comparer des estimations et sélectionner un fournisseur
  • Tâches Procurement
    • Afficher un lien ou une vidéo
    • Charger un document
    • Signer un document
    • Soumettre un formulaire
  • Tâches de réception
    • Confirmer la réception de votre commande et la quantité
    • Afficher les détails d'expédition de votre commande
    • Confirmer les conditions remplies d'un jalon pour votre service
  • Réviser votre confirmation de facture
  • Réviser votre confirmation de service

Chaque action à faire affiche des informations spécifiques et présente une action spécifique à effectuer par l'acheteur.

En tant qu’acheteur, vous pouvez avoir une visibilité sur les actions à faire, les pièces jointes et les vues de flux d’activité des demandes d’achat et des commandes. Vous pouvez effectuer des actions similaires dans la section du bon de commande ou de la ligne de commande.

• Options d'affinement des actions à faire
  Vous pouvez affiner vos actions à faire à l'aide des options de filtre, de tri, et de recherche à partir de la page de destination Mes actions à faire.
• Mise en surbrillance des actions à faire
  Vos actions à faire sont mis en surbrillance avec un codage par couleur pour vous aider à consulter rapidement leurs dates d'échéance.
• Approuver votre demande d’achat à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Fournissez des approbations pour vos demandes d'achat et vos demandes de factures en attente d'approbation. Les approbations de demande d'achat sont générées lorsqu'une règle d'approbation qui répond à certains critères est déclenchée. Les approbations de factures sont envoyées au destinataire de la ligne.
• Fournir plus de détails sur votre achat à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Fournissez des informations supplémentaires sur votre achat à partir de la page d’accueil ShoppingHub en répondant aux questions de suivi publiées par le spécialiste Procurement au sujet de votre commande. Votre réponse à ces actions à faire garantit que le spécialiste Procurement comprend vos exigences exactes et possède toutes les informations nécessaires avant de traiter la demande d'aprovisionnement.
• Demander des clarifications sur une demande d’achat à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  En tant qu'approbateur, demandez des clarifications à l'acheteur sur une demande d'achat si vous avez des questions pour lesquelles vous avez besoin de réponses avant d'approuver ou de rejeter la demande d'achat. Les approbations de demande d'achat sont générées lorsqu'une règle d'approbation qui répond à certains critères est déclenchée.
• Fournir des clarifications sur votre achat à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Fournissez des clarifications sur votre achat en répondant à la question publiée par l'approbateur au sujet de votre commande. Votre réponse à cette demande de clarification garantit que l'approbateur comprend vos exigences exactes et possède toutes les informations nécessaires avant de passer à l'approbation ou au rejet de votre demande d'achat.
• Comparer des estimations et sélectionner un fournisseur dans la page d’accueil ShoppingHub
  Examinez les estimations que vous avez reçues des différents fournisseurs pour le produit pour lequel vous avez demandé un approvisionnement. Ces estimations s'affichent lorsque les demandes d'approvisionnement ont répertorié des fournisseurs similaires pour le modèle de produit que vous avez demandé. Vous pouvez choisir de désigner le fournisseur dont l'estimation répond le mieux à vos besoins.
• Confirmer la réception de votre commande à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Fournissez la confirmation de réception des éléments commandés dont l’état est Reçu en attente à partir de la page d’accueil ShoppingHub, afin que le paiement soit versé au fournisseur en conséquence. Si vous n'avez pas reçu la commande complète, vous pouvez confirmer la réception d'une partie de votre commande ainsi que la date à laquelle vous l'avez reçue.
• Afficher les détails d’expédition de votre commande à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Affichez l'état actuel de vos éléments commandés, ainsi que le numéro de suivi et le nom du transporteur, à partir de l'onglet Détails de l'expédition sous vos tâches de réception.
• Confirmer les conditions remplies d’un jalon pour votre service à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Confirmez depuis la page d’accueil ShoppingHub si le fournisseur a atteint un jalon pour un service que vous avez commandé, afin que le paiement puisse être versé au fournisseur pour ce jalon. Si un jalon n’a pas été atteint avant la date d’échéance, vous pouvez émettre une demande d’annulation ou proposer une nouvelle date d’achèvement.
• Réviser votre confirmation de facture à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Révisez vos factures qui requièrent une confirmation. Les confirmations de factures sont envoyées au destinataire de la ligne et peuvent être marquées comme correctes ou incorrectes. Votre intervention sur ces actions à faire déplace les factures vers leurs workflows respectifs.
• Réviser votre tâche de confirmation de service à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Examinez et confirmez l’état de réception de votre service commandé auprès de votre fournisseur à partir de la page d’accueil ShoppingHub.
• Afficher un lien ou une vidéo à partir de la page d’accueil ShoppingHub
  Pour effectuer votre tâche, affichez un lien ou une vidéo que votre spécialiste Procurement vous a attribué, directement à partir de la page d’accueil ShoppingHub. Cette action est répertoriée comme tâche sous Mes actions à faire.
• Charger un document à partir de l’accueil ShoppingHub
  Effectuez la tâche que votre spécialiste Procurement vous a affectée en téléchargeant un document, directement à partir de l’accueil ShoppingHub. Cette action est répertoriée comme tâche sous Mes actions à faire.
• Signer un document à l’aide de DocuSign à partir de l’accueil ShoppingHub
  Donnez votre consentement en signant un document à l’aide de DocuSign, directement à partir de la page d’accueil ShoppingHub. Cette action est répertoriée comme tâche sous Mes actions à faire.
• Signer un document à partir de l’accueil ShoppingHub
  Fournissez votre consentement en signant un document, directement à partir de la page d’accueil ShoppingHub. Cette action est répertoriée comme tâche sous Mes actions à faire.
• Remplir un formulaire à partir de l’accueil ShoppingHub
  Remplissez un formulaire que votre spécialiste Procurement vous a envoyé et soumettez-le directement à partir de la page d’accueil ShoppingHub. Cette action est répertoriée comme tâche sous Mes actions à faire.