Intégrer Sourcing and Procurement Operations à des solutions d'approvisionnement tierces

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 12 minutes de lecture

    • ServiceNow peut s’intégrer à des solutions d’approvisionnement tierces pour automatiser le processus d’approvisionnement au sein du Sourcing and Procurement Operations produit. Un cadre de travail d’intégration d’approvisionnement générique et facilement configurable est fourni pour Infrastructure pour l'intégration de Source-to-Pay permettre aux utilisateurs de spécifier les critères business pour le déclenchement d’une intégration. Ce cadre de travail d’intégration peut également être intégré à plusieurs solutions d’approvisionnement tierces en fonction de différents critères.

    Les clients peuvent créer le connecteur vers cet outil tiers ou en trouver un dans le ServiceNow magasin.

    Par exemple, Fairmarkit, une solution tierce, a créé et certifié sa propre ServiceNow application pour le magasin, qui tire parti du cadre de travail d’intégration pour se connecter au système Fairmarkit. Pour plus d’informations sur cette intégration, visitez la boutique.

    Configuration de décision

    La table de décision Sourcing Event Generation Rule dans Sourcing and Procurement Operations aide les gestionnaires d’approvisionnement et les équipes Procurement à configurer les critères métier sur demande. Ils peuvent ainsi décider des types de demandes à intégrer à une solution d’approvisionnement tierce. Si aucune décision n’est configurée, les demandes d’approvisionnement ne sont envoyées à aucune application externe.

    Lorsqu’un acheteur demande une tarification pour un élément qui doit être approvisionné dans ShoppingHub, les entrées de décision suivantes sont automatiquement évaluées dans ServiceNow:

    • Demande d'approvisionnement
    • Ligne d'achat

    Pour configurer une décision :

    1. Accédez à la Automatisation des achats > Administration > Tables de décision.
    2. Sélectionnez la table de décision Sourcing Event Generation Rule (Règle de génération d’événements d’approvisionnement).
    3. Dans la liste connexe Décisions, sélectionnez Nouveau.
    4. Dans le champ Étiquette, saisissez un nom pour l'étiquette.
    5. Dans le champ Réponse, sélectionnez un enregistrement de réponse pour l'application externe donnée à partir de la table Enregistrement de l'approvisionnement tiers.
      Remarque :
      S'il n'existe aucun enregistrement d'application externe dans la table Enregistrement de l'approvisionnement tiers, créez-en un avec les éléments suivants :
      • Code d'enregistrement de l'approvisionnement tiers : code défini par l'utilisateur à associer à l'enregistrement de l'approvisionnement tiers.
      • Nom de l'enregistrement de l'approvisionnement tiers : nom de l'enregistrement de l'approvisionnement tiers à intégrer à ServiceNow.
    6. Dans le champ Condition, configurez les conditions à l'aide des entrées de décision de demande d'approvisionnement et de ligne d'achat.
      Remarque :
      Pour envoyer des demandes d’approvisionnement à l’application tierce externe applicable, ces conditions doivent être évaluées comme étant vraies.

    Tables d'intégration

    Les tables d'intégration sont utilisées pour interagir avec l'application d'approvisionnement tierce.

    Les informations pertinentes requises pour effectuer une demande pour quoi que ce soit (RFx) dans l’application tierce sont stockées et ServiceNow transférées via des API vers l’application tierce. Les tables d'intégration suivantes sont utilisées pour atteindre l'objectif suivant :

    • File d’attente sortante d’approvisionnement, qui stocke les demandes d’approvisionnement. Il capture les éléments qui doivent être approvisionnés ainsi que les exigences de l’acheteur, de l’employé ou du demandeur à partir de l’admission d’approvisionnement.
    • File d’attente sortante de la ligne d’approvisionnement, qui stocke les lignes d’achat associées aux demandes d’approvisionnement. Il capture les détails du fournisseur auprès desquels l’acheteur, l’employé ou le demandeur souhaitait s’approvisionner. ServiceNow Envoie également tous les autres fournisseurs qui fournissent le même modèle de produit que l’élément qui doit être approvisionné.
    • Étape de l’appel d’offres, qui est une table entrante utilisée dans le cadre du processus RFx. Il est utilisé pour obtenir les réponses du fournisseur à l’appel d’offres en temps réel à partir de l’outil tiers, dans l’instance ServiceNow .
    • File d’attente sortante du fournisseur désigné, qui stocke les fournisseurs désignés. Elle capture les détails des fournisseurs attribués dans ServiceNowet partage ces données avec l’outil tiers pour qu’il partage les contrats attribués, les gains ou les pertes avec les fournisseurs.
    Tableau 1. File d'attente sortante d'approvisionnement
    Champ Type de champ Description
    Ville Chaîne Ville de livraison
    Pays Chaîne Pays de livraison
    Date de fin Autre date Date de fin du service
    Date de livraison prévue Autre date Date de livraison prévue du bien
    Numéro de la demande de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNowNuméro d’enregistrement de l’événement de négociation de
    Statut d'intégration Chaîne État du traitement de l’intégration
    Fabricant Chaîne Nom du fabricant
    Numéro de pièce du fabricant Chaîne Numéro de pièce du fabricant
    Budget maximal Décimal Budget interne fourni par le demandeur
    Devise préférée Chaîne Devise préférée de la transaction
    Traitement du message Chaîne Message de traitement d’intégration
    Catégorie de produits Chaîne
    Modèle de produit Chaîne Nom du modèle de produit. Requis pour les éléments de catalogue.
    Description brève du modèle de produit Chaîne Description brève du modèle de produit
    Nom de produit Chaîne Nom du produit. Requis pour les éléments hors catalogue.
    Type de produit Chaîne Bien ou service
    Motif d'achat Chaîne Motif interne d’achat de cet élément
    Quantité Entier Quantité fournie par le demandeur
    Date de début Autre date Date de début du service
    État Chaîne État de livraison
    Rue Chaîne Rue de livraison
    Numéro de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNowNuméro d’enregistrement de la demande d’approvisionnement de
    Description brève de la demande d'approvisionnement Chaîne ServiceNowbrève description de la demande d’approvisionnement de
    Statut de la demande d'approvisionnement Chaîne État de l’enregistrement d’admission du demandeur (demande d’approvisionnement)
    Fermeture des réponses des fournisseurs Autre date Précédemment désignée Date de fin des offres. Il s’agit de la date d’échéance à laquelle tous les fournisseurs doivent fournir une réponse à un appel d’offres.
    Nom de l'outil tiers Chaîne Nom de l’outil tiers
    ID RFx de l'outil tiers Chaîne Numéro d’événement de l’outil tiers
    Statut d'ID RFx des outils tiers Chaîne État de l’événement de l’outil tiers
    URL RFx de l'outil tiers Chaîne URL d’événement de l’outil tiers
    Unité Chaîne Unité renseignée sur les détails du produit
    UNSPSC Chaîne Code UNSPSC
    Code postal Chaîne Code postal de livraison
    Tableau 2. File d'attente sortante de la ligne d'approvisionnement
    Champ Type de champ Description
    Statut d'intégration Chaîne État du traitement de l’intégration
    Traitement du message Chaîne Message de traitement d’intégration
    Numéro de la ligne de commande Chaîne ServiceNownuméro d’enregistrement de la ligne d’achat de
    En-tête de la file d'attente d'approvisionnement Référence Référence à la table sortante d’approvisionnement
    Numéro de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNowNuméro d’enregistrement de la demande d’approvisionnement de
    Nom d'entreprise du fournisseur Chaîne Nom du fournisseur. Cela peut être demandé par le demandeur ou le fournisseur existant fournissant un élément de catalogue
    Adresse e-mail du fournisseur Chaîne Adresse e-mail du fournisseur
    Numéro ERP du fournisseur Chaîne Numéro d’identification du fournisseur dans le système ERP
    Numéro du fournisseur Chaîne ServiceNowEnregistrement du fournisseur de
    Numéro de pièce du fournisseur Chaîne Numéro de pièce du fournisseur
    Tableau 3. Étape de l'appel d'offres
    Champ Type de champ Description
    Numéro de la demande de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNowNuméro d’enregistrement de l’événement de négociation de
    Statut d'intégration Chaîne État du traitement de l’intégration
    Fabricant Chaîne Nom du fabricant
    Numéro de pièce du fabricant Chaîne Numéro de pièce du fabricant
    Devise préférée Chaîne Devise préférée de la transaction
    Traitement du message Chaîne Message de traitement d’intégration
    Catégorie de produits Chaîne
    Modèle de produit Chaîne Nom du modèle de produit. Requis pour les éléments de catalogue.
    Description brève du modèle de produit Chaîne Description brève du modèle de produit
    Nom de produit Chaîne Nom du produit. Requis pour les éléments hors catalogue. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Type de produit Chaîne Bien ou service
    Numéro de la ligne de commande Chaîne ServiceNownuméro d’enregistrement de la ligne d’achat de
    Numéro de devis Chaîne Numéro de devis de retour de la demande d’estimation (RFQ)
    Prix du devis Chaîne Remettre le prix unitaire de la RFQ
    Montant de l'expédition Chaîne Estimez le montant d’expédition à partir de la RFQ
    ID de la file d’attente d’approvisionnement Chaîne Référence à la table sortante d’approvisionnement
    Numéro de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNownuméro d’enregistrement de la demande d’approvisionnement de . Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Description brève de la demande d'approvisionnement Chaîne ServiceNowbrève description de la demande d’approvisionnement de
    Adresse du fournisseur Chaîne Emplacement du fournisseur : Adresse
    Ville du fournisseur Chaîne Ville du fournisseur indiquée sur l’estimation
    Nom d'entreprise du fournisseur Chaîne Nom du fournisseur. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Pays du fournisseur Chaîne Pays du fournisseur indiqué sur l’estimation
    Comté/district du fournisseur Chaîne Emplacement du fournisseur : Comté ou district
    Date de livraison du fournisseur Date/Heure Date de livraison du bien par le fournisseur
    Adresse e-mail du fournisseur Chaîne Adresse e-mail du fournisseur figurant sur l’estimation
    Date de fin du fournisseur Date/Heure Date de fin du service du fournisseur
    Numéro ERP du fournisseur Chaîne Numéro d’identification du fournisseur dans le système ERP
    Télécopie du fournisseur Chaîne Numéro de fax du fournisseur indiqué sur l’estimation
    Délai fournisseur (jours) Chaîne Délai fournisseur
    Remarques du fournisseur Chaîne Notes du fournisseur, le cas échéant
    Numéro du fournisseur Chaîne ServiceNowEnregistrement du fournisseur de
    Numéro de pièce du fournisseur Chaîne Numéro de pièce du fournisseur
    Numéro de boîte postale du fournisseur Chaîne Numéro de boîte postale du fournisseur trouvé sur le devis
    Numéro de téléphone principal du fournisseur Chaîne Numéro de téléphone principal du fournisseur trouvé sur l’estimation
    Quantité du fournisseur Chaîne Quantité du fournisseur indiquée sur l’estimation. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Région du fournisseur Chaîne Emplacement du fournisseur : région
    Date de début du fournisseur Date/Heure Date de début du fournisseur du service
    État/Province du fournisseur Chaîne État du fournisseur trouvé sur le devis
    Adresse postale du fournisseur Chaîne Emplacement du fournisseur : Adresse postale
    Site Web du fournisseur Chaîne Site Web du fournisseur, s’il est fourni sur l’estimation
    Code postal du fournisseur Chaîne Code postal du fournisseur trouvé sur l’estimation
    Nom de l'outil tiers Chaîne
    ID RFx de l'outil tiers Chaîne Numéro d’événement de l’outil tiers
    Statut d'ID RFx des outils tiers Chaîne État de l’événement de l’outil tiers
    URL RFx de l'outil tiers Chaîne URL d’événement de l’outil tiers
    Unité Chaîne Unité renseignée sur les détails du produit. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    UNSPSC Chaîne Code UNSPSC
    Tableau 4. File d'attente sortante du fournisseur désigné
    Champ Type de champ Description
    Statut d'intégration Chaîne État du traitement de l’intégration
    Traitement du message Chaîne Message de traitement d’intégration
    Numéro de la ligne de commande Chaîne ServiceNownuméro d’enregistrement de la ligne d’achat de
    Numéro de demande d'achat Chaîne ServiceNownuméro d’enregistrement de la demande d’achat de créé après l’attribution
    Quantité Entier Quantité attribuée
    Numéro de la ligne d'approvisionnement Chaîne ServiceNowNuméro d’enregistrement de la demande d’approvisionnement de
    Nom d'entreprise du fournisseur Chaîne Fournisseur désigné en ServiceNow
    Numéro ERP du fournisseur Chaîne Numéro d’identification du fournisseur dans le système ERP
    Numéro du fournisseur Chaîne ServiceNowEnregistrement du fournisseur de
    URL RFx de l'outil tiers Chaîne URL d’événement de l’outil tiers

    Processus d'intégration

    • Si une intégration est déclenchée (une demande de tarification initiée par un acheteur dans ShoppingHub répond aux critères métier applicables définis dans la table de décision), une demande d’approvisionnement et un événement de négociation sont systématiquement créés dans l’application Sourcing and Purchasing Automation .
    • Les données pertinentes sont renseignées dans les tables de file d’attente sortante d’approvisionnement et de file d’attente sortante de la ligne d’approvisionnement, qui peuvent ensuite être traitées par la solution tierce en conséquence, pour lancer un appel d’offres sur leur plateforme. L’événement de négociation est également créé pour la demande d’approvisionnement intégrée.
      Remarque :
      Une fois qu’une demande d’approvisionnement est créée et publiée dans la table de file d’attente sortante d’approvisionnement, l’outil tiers responsable du traitement de cette demande d’approvisionnement est identifié et stocké dans le champ Nom de l’outil tiers .
    • Une propriété système pour la date de clôture des réponses du fournisseur (sn_spend_intg.u_bids.end.date) définit la valeur du champ Fermeture des réponses du fournisseur sur l’événement de négociation et la demande d’approvisionnement après la création de l’événement de négociation, plus le nombre de jours définis. La valeur par défaut est de trois jours. Le gestionnaire d’approvisionnement peut remplacer cette valeur manuellement lors de la mise à jour de ce champ sur l’enregistrement d’événement de négociation.
      Remarque :
      Une tâche planifiée peut être configurée dans l’instance ServiceNow pour vérifier si la date de clôture des réponses du fournisseur a été atteinte (c’est-à-dire aujourd’hui). Lorsque vous avez terminé, arrête ServiceNow de recevoir des offres des fournisseurs et fait passer toutes les négociations individuelles du fournisseur à l’état Prix obtenu, puis à Requiert une décision. Le responsable de l’approvisionnement ou le prestataire peut alors désigner un fournisseur avec l’entreprise. L’horodatage de la date de clôture des réponses du fournisseur est 23 :59 :59 du jour de la clôture des offres, au format date/heure UTC. En tant que responsable de l’approvisionnement, vous pouvez également décider de fermer les offres maintenant, avec la date et l’horodatage de maintenant, et de poursuivre le flux d’attribution sans délai d’attente.
    • Si la date de clôture des réponses du fournisseur change dans la demande d’approvisionnement, cette mise à jour est envoyée à la file d’attente sortante d’approvisionnement. Le champ Fermer les réponses du fournisseur est mis à jour. En outre, si une demande d’approvisionnement ou une ligne d’achat est annulée, cet état est également renvoyé aux tables sortantes de demande d’approvisionnement ou de ligne d’achat respectivement.
      Remarque :
      La date de clôture des réponses du fournisseur est en lecture seule sur la demande d’approvisionnement, mais tout changement de la date de clôture des réponses du fournisseur sur l’événement de négociation est cumulé jusqu’à la demande d’approvisionnement.
    • En cas d’erreur lors de l’insertion d’enregistrements nouveaux ou mis à jour dans cette table, l’état de l’intégration est défini sur Échec. À ce stade, la demande d’approvisionnement est à l’état Nouvelle soumission en attente. Les détails de l’erreur sont capturés dans le champ Message de traitement et la tâche d’erreur d’intégration s’affiche. Le spécialiste Procurement doit traiter l’erreur, puis soumettre à nouveau la demande d’approvisionnement et l’événement de négociation en sélectionnant le bouton Nouvelle soumission .
      Remarque :
      Actuellement, les erreurs sont journalisées uniquement dans la table File d’attente sortante d’approvisionnement.
    • Les fournisseurs sont invités à participer à un appel d'offres et à s'impliquer via la plateforme de l'application tierce.
    • Lorsque les estimations sont renvoyées, la table Étape de l’appel d’offres est remplie par la solution tierce et les informations sont traitées en ServiceNow interne à l’aide d’une carte de transformation pour renseigner les lignes d’achat de la demande d’approvisionnement.
      Remarque :
      Lorsqu’un RFx est créé ou attribué dans l’outil tiers, les acheteurs et les responsables de l’approvisionnement sont avertis par e-mail et alertes respectivement Shopping HubEspace de travail de Source-to-Pay . Les acheteurs et les responsables de l’approvisionnement sont également informés des offres rejetées, quelle que soit l’intégration.
    • Si d’autres offres du fournisseur sont renvoyées à partir de la solution tierce, une logique existante dans ServiceNow détermine si un nouveau fournisseur, un enregistrement de produit de fournisseur ou les deux doivent être créés.
    • Une fois l’attribution effectuée dans ServiceNow, ces informations sont renvoyées au tiers à l’aide de la table sortante d’attribution. L’attribution peut également être effectuée dans l’outil tiers, auquel cas les données sont reçues par ServiceNow.

    Pour plus d'informations sur le flux de demande d'approvisionnement, consultez Demande d'approvisionnement. Pour en savoir plus, consultez Comparer des estimations et sélectionner un fournisseur.