Prolongez votre contrat de bail

Prolongez votre contrat de bail avant l’expiration du contrat et évitez de payer une pénalité.

Avant de commencer

Rôle requis : itil, contract_manager, inventory_admin ou ham_admin,

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Une fois que vous avez choisi de prolonger le contrat de bail de votre actif, diverses tâches d’actif de contrat sont créées pour prendre en charge le processus d’extension de contrat. Fermez chaque tâche pour passer à la tâche suivante et terminer le processus.

Remarque :

Pour clôturer les tâches d’extension, le bon de commande créé pour l’actif loué doit être approuvé par le gestionnaire d’approvisionnement.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Contrat > Contrats > Baux.
2. Dans la section Liens connexes, cliquez sur la liste connexe Actifs loués.
3. Ouvrez un actif.
4. Sous l’onglet Tâches d’actif de contrat , ouvrez la tâche de planification.
5. Sélectionnez Extension dans la liste Actions de bail.
6. Modifiez le champ État sur Fermé terminé.
   Pour effectuer une action de location, vous pouvez suivre l’une des méthodes mentionnées dans .Gérer vos contrats arrivant à échéance pour les actifs matériels loués

   Le bon de commande et les lignes de bon de commande sont créés. Le champ Type de bon de commande de la ligne de bon de commande est automatiquement défini sur Extension. Vous pouvez commander les bons de commande uniquement après avoir terminé toutes les tâches d’actif associées aux éléments de la ligne de bon de commande.

   Une fois les bons de commande créés, des lignes de dépense sont créées pour suivre les coûts de l’extension de contrat.

   Une tâche d’extension est créée pour prendre en charge le processus d’extension.

7. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche d’extension.
8. Sous l’onglet Détails de l’extension , mettez à jour les champs Date de début de l’extension et Date de fin de l’extension .
9. Mettez à jour le champ Coût de l’extension avec le montant de la prolongation du contrat de bail de l’actif couvert.
   La ligne de bon de commande est automatiquement mise à jour avec le même montant.
10. Modifiez le champ État sur Fermé terminé.
    Une tâche de confirmation d’extension est créée pour prendre en charge le processus de confirmation.
11. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche Confirmation de l’extension.
    Si vous souhaitez modifier le montant de l’extension à partir de la tâche de confirmation de l’extension, vous pouvez modifier le montant à partir du bon de commande.

    Remarque :

    Pour fermer la tâche de confirmation d’extension, le bon de commande doit être à l’état Reçu.
12. Définissez le champ de confirmation de l’extension sur Oui.
13. Modifiez le champ État sur Fermé terminé.

Résultats

Un nouveau contrat est créé avec les dates de début et de fin définies comme dates de début et de fin de l’extension.