Gérer vos contrats arrivant à échéance pour les actifs matériels loués

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Utilisez le flux d’expiration du contrat de bail et décidez de ce que vous voulez faire avant l’expiration de votre contrat d’actifs matériels loué. Recevez des notifications sur les contrats de bail sur le point d’expirer.

    Avant de commencer

    Rôle requis : contract_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lorsqu’un contrat de bail approche de son expiration, les administrateurs de contrat et les propriétaires d’entreprise sont informés 90, 60 et 30 jours avant la date d’expiration. Recevoir ces notifications tôt peut leur donner suffisamment de temps pour agir et éviter de payer une pénalité. Vous pouvez personnaliser les notifications par e-mail en accédant à Notification système > je > Notification > Seuil du contrat de bail dépassé.

    Vous pouvez afficher une liste consolidée des contrats d’actifs arrivant à échéance sur le tableau de bord des actifs matériels aux formats mois, trimestre et année. Pour plus d’informations, consultez Tableau de bord des actifs matériels.

    Remarque :

    Lorsque la licence est activée, le bouton Renouveler l’interface utilisateur n’apparaît pas pour les Gestion des actifs matériels contrats de bail actifs qui ont des actifs couverts.

    Si une ressource est associée à plusieurs contrats de bail, le champ Contrat de bail de l’enregistrement de l’actif reflète le contrat associé le plus récent.

    Il existe des tables de décision facilement disponibles que vous pouvez utiliser pour personnaliser le flux d’expiration du contrat de bail, le flux de rachat d’actifs loués, le flux d’extension des actifs loués et le flux de retour des actifs loués. Pour en savoir plus, consultez Gestion des actifs matériels Personnalisation du flux.

    Avec le flux d’expiration du contrat de bail, les actions de bail possibles sont le rachat de l’actif loué, la prolongation du contrat de location ou le retour de l’actif ou d’un autre produit similaire.
    Remarque :
    Pour un actif couvert, si le champ Date de suppression est dans le passé, l’état de l’actif est automatiquement défini sur Annulé et vous ne pouvez effectuer aucune action de location.

    Procédure

    1. Accédez à la Contrat > Contrats > Baux.
      La page Bail s’ouvre. Elle affiche une liste des contrats de bail.
    2. Ouvrez le contrat de bail actif pertinent et cliquez sur le lien connexe Commencer le processus d’expiration du bail .
      Remarque :

      Le lien connexe Commencer le processus d’expiration du bail n’est visible que dans les contrats actifs qui couvrent au moins un actif.

      Vous ne pouvez pas choisir une action de bail telle que Racheter, Retourner et Proroger pour un actif de bail exclu. Pour plus d'informations, consultez Gestion des actifs matériels Exclusion de licence.

      La liste connexe des actifs loués affiche tous les actifs matériels qui sont couverts dans le contrat de bail.

      Dans chaque enregistrement d’actif couvert par le contrat de bail, une tâche de planification est générée. La tâche de planification est automatiquement affectée aux administrateurs de contrat.

    3. Dans la liste connexe Actifs loués, effectuez l’une des opérations suivantes pour effectuer une action de location :
      • Ouvrez un enregistrement, puis ouvrez la tâche de planification. Dans la tâche de planification, sélectionnez une action de bail dans la liste Action de bail.
      • Ouvrez un actif. Dans le formulaire Actif couvert, sélectionnez une action de bail souhaitée dans la liste Actions de bail.
      • Dans la liste des actifs, double-cliquez sur le champ Action de bail d’un actif et sélectionnez une action de bail.
      Un ensemble de tâches est créé. Si vous sélectionnez une action de bail par une méthode autre que l’ouverture de la tâche de planification, l’état de la tâche de planification est automatiquement déplacé vers Fermé.
      Remarque :
      Par défaut, les tâches de planification ne sont créées que pour les 1 000 premiers actifs du contrat. Si vous souhaitez créer des tâches de planification pour plus de 1 000 actifs, vous pouvez modifier la valeur par défaut (1 000) de la com.sn_hamp.flow.lease_contract_expiration.max_results clé dans la table Propriété de l’actif (asset_property.list). Seuls les utilisateurs disposant du rôle asset peuvent modifier cette propriété.

    Résultats

    En fonction de l’action que vous avez sélectionnée, le workflow correspondant est déclenché et les tâches d’actif de contrat associées sont créées. Fermez une tâche pour passer à la tâche suivante.

    Que faire ensuite

    En fonction de l’action de bail que vous avez sélectionnée, effectuez l’une des opérations suivantes :