Criar definição CCM

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 7 min. de leitura

    • Uma definição do Comitê Consultivo de Mudança (CCM) é semelhante a um convite de reunião recorrente. Quando você estipula uma definição de CCM, ela determina os atributos associados a todas as reuniões de CCM geradas a partir dessa definição.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_change_cab.cab_manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Alterar > Comitê consultivo de mudança > Minhas definições do CCM.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário de definições do CCM, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de definição do CCM
      Campo Descrição
      Nome Nome da definição do CCM.
      Gerente do CCM Nome do usuário que gerencia as reuniões do CCM.
      Delegados Delegue membros do CCM que possam substituir como gerente do CCM durante a reunião.
      Membros do quadro Membros do quadro que deverão comparecer à reunião do CCM, selecionados na lista de usuários.
      Grupos do quadro Grupos do quadro que deverão comparecer à reunião do CCM, selecionados na lista de grupos de usuários.
      Janela de agendamento de reunião Número de dias em que você quer criar reuniões do CCM.
      Nota:
      A programação do CCM e as programações relacionadas, se houver, determinam o número de reuniões do CCM que serão criadas. Por exemplo, se você tiver uma programação de CCM uma vez por semana e inserir 28 dias no campo Janela de agendamento e reunião, serão criadas três reuniões de CCM.
      Tipo de CCM Tipo de CCM que atende a esta definição.
      Fuso horário Fuso horário da reunião do CCM.
      Locais Um ou mais locais para suas reuniões do CCM. Por exemplo, salas de reunião em escritórios diferentes.
      Ativo Caixa de seleção que especifica se a definição de CCM está ativa. Desmarque a caixa de seleção para desativar a definição do CCM.
      Detalhes da Conferência Informações como links de reuniões, senhas e números de telefone.
      Gerenciamento de agenda
      Usar critérios de filtro para orientar o intervalo de data de solicitação de mudança
      Se for selecionado, ajudará a escolher um intervalo de tempo para as datas de início e término planejadas da condição adicional de solicitação de mudança, em vez de selecionar datas específicas com base na programação da reunião.
      Nota:
      O mesmo campo será selecionado para todas as reuniões do CCM na definição do CCM, a menos que seja individualmente substituído.
      Prazo da notificação A notificação antecipada sobre o número de itens da agenda que precisam ser discutidos.
      Adição Automática de Decisões da Agenda Marque a caixa para registrar decisões da agenda automaticamente no widget da reunião. A decisão de agenda é capturada no seguinte formato:

      (Automação do CCM) - <número da solicitação de mudança> - <decisão> - <Nome do Gerente do CCM> - <horário> <AM/PM> <fuso horário>
      Adicionar solicitações de mudança automaticamente Marque a caixa de seleção para definir os tipos de solicitações de mudança que são adicionados automaticamente à agenda da reunião do CCM.

      Quando você seleciona adicionar solicitações de mudança automaticamente, aparece o link relacionado Atualizar Reuniões do CCM. Se você clicar neste link, a pesquisa será realizada para solicitações de mudança que correspondam ao valor no campo Condições de adição de solicitação de mudança Se houver solicitações de mudança correspondentes, o itens da agenda serão criados para elas e adicionados à agenda do CCM.

      Se você não selecionar Adicionar Solicitações de Mudança Automaticamente, precisará criar um item de agenda individual para a solicitação de mudança associada à agenda da reunião.
      Condições de adição de solicitação de mudança Construtor de condição para especificar quais solicitações de mudança são adicionadas à agenda da reunião do CCM.
      • Adicionar condição do filtro: clique para adicionar outras condições de filtro ou clique em E ao lado da condição do filtro existente.
      • Adicionar cláusula "OU": clique para exibir os resultados de vários critérios de filtro em uma única lista.
      • Adicionar Classificação: clique para definir a ordem de solicitações de mudança nesta agenda de Reunião do CCM. A ordem da agenda pode ser definida em Definições do CCM ou em Reuniões do CCM e pode ser baseada em um ou mais campos.
      Tempo por Item da Agenda O tempo, em minutos e segundos, alocado para discutir cada solicitação de mudança na agenda. O tempo alocado pode ser ajustado para itens da agenda antes ou durante a reunião.
      Concluir mudanças pré-aprovadas Marque a caixa de seleção para marcar cada solicitação de mudança pré-aprovada como Concluída na agenda da reunião do CCM.
      Nota:
      As mudanças pré-aprovadas são marcadas automaticamente como concluídas para que os aprovadores não tenham que revisá-las. As mudanças pré-aprovadas são visíveis no workbench do CCM e podem ser discutidas se necessário.
    4. Abra o menu de contexto do formulário e selecione Salvar.
      As listas relacionadas a entradas de Programação, programações relacionadas e Reuniões do CCM serão exibidas.
    5. Para definir a programação de reunião para sua série de reuniões do CCM, conclua as seguintes etapas:
      Você pode adicionar uma ou mais entradas de programação a uma definição de CCM para programar a série de reuniões do CCM. Essas entradas de programação permitem definir dias e horários válidos para a realização de reuniões do CCM.
      1. Nas listas relacionadas nas entradas de programação, clique em Novo.
      2. No formulário de campos de entrada de programação, preencha esses campos.
        Tabela 2. Formulário de campos de entrada de programação
        Campo Descrição
        Nome Nome da entrada de programação.
        Tipo Tipo de entrada de programação para a duração de data e hora especificada, por exemplo, compromisso ou reunião.
        • Tempo livre: mostrado como tempo de retorno planejado.
        • Compromisso: mostrado como hora de compromisso.
        • Reunião: mostrada como hora da reunião.
        • Chamada telefônica: mostrado como tempo para fazer chamadas telefônicas.
        • Excluído: a duração é excluída.
        Mostrar como Como a entrada de programação é exibida no calendário do CCM, por exemplo, ocupado ou provisório.
        Quando Data e hora de início e término da entrada de programação.
        Dia inteiro Marque a caixa de seleção para tornar a entrada de programação ativa para toda a duração das datas selecionadas.
        Fuso horário Fuso horário para a entrada programada O fuso horário não pode ser modificado.
        Repetições Frequência com a qual a entrada de programação se repete, por exemplo, diariamente ou semanalmente.

        Quando você seleciona Mensalmente, o campo do tipo Mensal é exibido. Insira o número de vezes em um mês quando a entrada de programação se repete.

        Quando você seleciona Anualmente, o campo do tipo Anual é exibido. Selecione uma opção, como segue:
        • Dia do ano: escolhido como o dia atual em que você define a programação.
        • Flutuante: se você selecionar esta opção, os seguintes campos serão exibidos:
          • Semana flutuante: a semana do mês em que a entrada de programação se repete.
          • Dia flutuante: o dia da semana em que a entrada de programação se repete.
          • Mês flutuante: o mês em que a entrada de programação se repete.
        Repetir a cada Se a entrada de programação for selecionada para repetição, especifica a frequência com que ela se repete. Por exemplo, se você selecionar repetições semanais, especifique a frequência como todas as semanas ou a cada duas semanas.

        Este campo aparece quando você seleciona as opções Semanal, Mensalou Anual.
        Repetir em Se a entrada de programação for selecionada para repetição, especifica a frequência com que ela se repete. Por exemplo, se você selecionar repetições semanais, especifique os dias da semana em que ela se repete.

        Este campo aparece quando você seleciona as opções Semanal.
        Repetir até Se a entrada de programação estiver programada para repetir, especifica uma data de término até a qual entrada de programação será repetida.
      3. Para adicionar a entrada de programação à definição do CCM, clique em Enviar.
      4. Opcional: Para exibir a série de reuniões do CCM em uma exibição de calendário em uma nova janela ou guia do navegador, clique no link relacionado Mostrar Programação.
    6. Para definir a programação de reunião para sua série de reuniões do CCM, conclua as seguintes etapas:
      Você pode adicionar uma ou mais programações relacionadas a uma definição de CCM. Programações relacionadas permitem que você defina programações válidas para a realização de reuniões do CCM. Por exemplo, se você definir a programação de feriado público como uma programação relacionada, isso garantirá que nenhuma reunião do CCM seja programada em um feriado público.
      1. Na lista Programações relacionadas, clique em Editar.
      2. Selecione uma ou mais programações relacionadas e mova-as para a Lista de Programações Relacionadas.
      3. Clique em Salvar.
      4. Opcional: No formulário de Definição de CCM, clique no link relacionado Mostrar Programação para exibir a programação definida no calendário.
    7. Na seçãoLinks Relacionados, clique em Atualizar Reuniões do CCM.
      A série de reuniões do CCM criada a partir das definições do CCM herda os critérios da definição do CCM.
      Você pode exibir a série de reuniões do CCM geradas a partir da definição da lista relacionada das reuniões do CCM.

    O que Fazer Depois

    Você pode modificar os detalhes da reunião do CCM e enviar solicitações de reunião aos participantes. Você também pode gerenciar as agendas revisando ou adicionando itens da agenda a cada uma das reuniões.