Utilisation du playbook de séparation de fournisseur pour licencier des fournisseurs

Les propriétaires et gestionnaires des fournisseurs peuvent utiliser le playbook de séparation des fournisseurs pour effectuer les tâches et les activités nécessaires pour renvoyer les fournisseurs.

Retrait d’un playbook de fournisseur

Le playbook Départ d’un fournisseur fournit des conseils étape par étape pour terminer les différentes étapes et activités de départ d’un fournisseur.

Lorsqu’un responsable de fournisseur ou un propriétaire de fournisseur soumet le ticket de licenciement d’un fournisseur depuis l’espace de travail Source-to-Pay, l’application ouvre le ticket dans l’onglet Playbook de la page Détails.

Le playbook Départ d’un fournisseur ne s’affiche que pour les tickets de type Départ d’un fournisseur.

Départ d’un flux de playbook de fournisseur

Le diagramme suivant illustre le flux des activités à chaque étape du playbook Séparation d’un fournisseur.

Figure 1. Retrait d’un playbook de fournisseur

Départ d’un fournisseur, étapes et activités du playbook

Le tableau suivant répertorie les étapes et les activités que les gestionnaires et propriétaires de fournisseurs peuvent utiliser pour renvoyer des fournisseurs.

Tableau 1. Étapes et activités Playbook

Étape	Activité	Détails de l'activité
Passer en revue le ticket	Affecter un ticket	Lorsqu’un responsable ou un propriétaire de fournisseur crée un ticket de séparation de fournisseur, l’espace de travail ouvre le formulaire Créer un nouveau ticket d’intégration, puis ouvre le playbook de gestion du départ de fournisseur. En tant que gestionnaire de fournisseur ou prestataire, vous pouvez utiliser cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté. Vous pouvez faire ce qui suit : Dans le champ de recherche Affecté à , recherchez et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez affecter le ticket. Dans le champ Brève description , mettez à jour la description du ticket. Sélectionnez Enregistrer. Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
E-mails de notification	Examiner les tickets incomplets	Cette activité affiche la liste de tous les tickets en attente ou en suspens que vous pouvez passer en revue avant de renvoyer le fournisseur. Actions disponibles : Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
	Examiner les tâches incomplètes	Cette activité affiche la liste de toutes les tâches en attente ou en suspens que vous pouvez passer en revue avant de renvoyer le fournisseur. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
	Notifier les personnes concernées internes	Cette activité vous permet d’envoyer un e-mail pour informer les personnes concernées internes de la décision de renvoyer le fournisseur. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans le champ Objet . Le corps de l’e-mail est pré-rempli avec le texte pertinent. Ajoutez les personnes concernées internes pertinentes dans le champ À . Sélectionnez une des actions suivantes : Envoyer un e-mail : envoie un e-mail aux personnes concernées en interne. Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
	Notifier le fournisseur	Cette activité vous permet d’envoyer un e-mail au fournisseur pour l’informer de sa résiliation. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans les champs À et Objet . Le corps de l’e-mail est pré-rempli avec le texte pertinent. Sélectionnez une des actions suivantes : Envoyer un e-mail : envoie un e-mail au fournisseur. Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
Plan d'achèvement	Décider si une demande de diligence raisonnable est nécessaire	Cette activité vous permet de demander une diligence raisonnable pour le fournisseur en cours de renvoi. Cela vous aide à évaluer l’impact de la séparation du fournisseur. Remarque : cette activité s’affiche uniquement si vous avez installé les modules d’extension com.snc.sn_supplier_tprm et com.sn_tprm_onboarding. Sélectionnez l'une des options suivantes : Séparation d’un engagement avec diligence raisonnable : sélectionnez cette option si vous souhaitez créer une demande de diligence raisonnable pour le fournisseur. Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas créer de demande de diligence raisonnable pour le fournisseur. Si vous avez choisi Séparation d’un engagement avec diligence raisonnable, procédez comme suit : Dans le champ Tiers , saisissez le nom du fournisseur. Dans le champ Utilisateur qui répondra au questionnaire IRA initial , spécifiez le nom de l’évaluateur TPRM. Dans le champ Engagement , sélectionnez l’engagement du fournisseur. Sélectionnez Soumettre.
	Attendre le démarrage du processus de risque	Dès que la demande de diligence raisonnable passe à l’état IRQ en cours, cette activité se termine automatiquement et passe à l’activité suivante.
	Examiner le contrat pour vérifier sa conformité	Cette activité répertorie tous les contrats ouverts pour le fournisseur. Assurez-vous que tous les termes et clauses sont respectés. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
	Régler les factures impayées	Vérifiez toutes les factures impayées pour confirmer que tous les paiements ou soldes ont été réglés. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
Avis finaux	Examiner les tickets incomplets	Cette activité affiche la liste de tous les tickets en attente ou en suspens que vous pouvez passer en revue avant de renvoyer le fournisseur. Actions disponibles : Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
	Examiner les tâches incomplètes	Cette activité affiche la liste de toutes les tâches en attente ou en suspens que vous pouvez passer en revue avant de renvoyer le fournisseur. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante.
	Notifier les personnes concernées internes	Cette activité vous permet d’envoyer un e-mail pour informer les personnes concernées internes de la décision de renvoyer le fournisseur. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans le champ Objet . Le corps de l’e-mail est pré-rempli avec le texte pertinent. Ajoutez les personnes concernées internes pertinentes dans le champ À . Sélectionnez une des actions suivantes : Envoyer un e-mail : envoie un e-mail aux personnes concernées en interne. Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
	Notifier le fournisseur	Cette activité vous permet d’envoyer un e-mail au fournisseur pour l’informer de sa résiliation. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans les champs À et Objet . Le corps de l’e-mail est pré-rempli avec le texte pertinent. Sélectionnez une des actions suivantes : Envoyer un e-mail : envoie un e-mail au fournisseur. Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
Fermer le ticket Gère les activités de clôture du ticket.	Désactiver des comptes d'utilisateur	Cette activité vous permet d’émettre un ticket auprès des équipes appropriées pour désactiver des comptes d’utilisateur. Sélectionnez une des actions suivantes : Accepter : désactive les comptes d’utilisateurs du fournisseur. Ignorer : ignorer cette activité désactive les comptes d’utilisateurs fournisseur et passe à l’activité suivante.
	Fermer le ticket	Cette activité vous permet de fermer le ticket. Effectuez les actions suivantes : Dans le champ Notes de fermeture , saisissez les détails lors de la fermeture du ticket. Sélectionnez Terminer le ticket. Met à jour le ticket sur Fermé terminé.
	Mettre à jour les contacts primaires actifs sur Faux	Cette activité désactive tous les contacts du fournisseur retiré. En d’autres termes, la case Actif est désélectionnée et la case Verrouillé est cochée pour les contacts de la table Contact du fournisseur [vm_vdr_contact].