Types de règles d'approbation
Les types de règles d'approbation déterminent les méthodes de création des approbations pendant le processus de demande d'achat.
En tant qu’administrateur des approvisionnements, vous pouvez définir une stratégie d’approbation et créer des règles d’approbation pour approuver un achat en interne avant qu’il ne soit converti en bon de commande et envoyé à un fournisseur. Cette configuration centralisée peut orienter tout type de processus d'approbation dont votre organisation peut avoir besoin.
| Type de règle d'approbation | Description | Exemple de scénario |
|---|---|---|
| Utilisateurs ou groupes dynamiques | Les approbations sont créées et envoyées dynamiquement à l'utilisateur ou au groupe spécifié. Les approbations sont déclenchées en fonction des attributs de l'utilisateur des achats. La méthode d'acheminement des approbations est limitée à l'envoi d'approbations en parallèle uniquement. | Si l'approbation est requise par le gestionnaire du centre de coûts de l'utilisateur des achats, au moment où la demande d'achat est envoyée en attente d'approbation, la règle examine l'enregistrement de l'utilisateur dans le champ Propriétaire d'entreprise, remonte pas à pas vers le centre de coûts référencé et envoie une approbation à l'utilisateur référencé dans le champ Gestionnaire du centre de coûts. |
| Hiérarchie des codes des tâches de la direction | Les approbations sont déclenchées en fonction du code de tâche de l'utilisateur des achats et du code de tâche du gestionnaire. La méthode d'acheminement des approbations peut être parallèle ou séquentielle et la méthode de décision d'approbation peut impliquer tous les approbateurs ou un seul. | Si une approbation de tous les utilisateurs jusqu'à celui disposant d'un code autorisé est requise, l'approbation est envoyée à tous les utilisateurs dans une hiérarchie de gestion jusqu'à celui disposant d'un code de tâche autorisé pour la limite d'achat approuvée couvrant le montant total de la demande d'achat. Si une approbation de l'utilisateur le plus junior disposant d'un code autorisé est requise, l'approbation est envoyée à l'utilisateur le plus junior dans une hiérarchie de gestion jusqu'à l'utilisateur ayant un code de tâche autorisé pour la limite d'achat approuvée couvrant le montant total de la demande d'achat. |
| Hiérarchie de la direction | Les approbations sont déclenchées en fonction de la hiérarchie du gestionnaire de l'utilisateur des achats. La méthode d'acheminement des approbations peut être parallèle ou séquentielle et la méthode de décision d'approbation peut impliquer tous les approbateurs ou un seul. | Si l'approbation de tous les gestionnaires de la hiérarchie est requise, elle est envoyée à tous les utilisateurs de la hiérarchie de gestion de l'utilisateur des achats (propriétaire d'entreprise) jusqu'au code de tâche spécifié, lorsque les conditions de déclenchement d'approbation sont remplies. Si seul le gestionnaire direct requiert une approbation, elle est envoyée au gestionnaire de l'utilisateur dans la hiérarchie de gestion de l'utilisateur des achats (propriétaire d'entreprise). Si le gestionnaire le plus senior requiert une approbation, elle est envoyée au gestionnaire le plus senior de l'utilisateur dans la hiérarchie de gestion de l'utilisateur des achats (propriétaire d'entreprise) jusqu'au code de tâche spécifié. |
| Utilisateurs ou groupes spécifiés | Les approbations sont déclenchées en fonction des utilisateurs ou des groupes spécifiés. La méthode d'acheminement des approbations est limitée à l'envoi d'approbations en parallèle uniquement. | |
| Responsables de Centre de coûts | Les approbations ne sont déclenchées que pour les demandes d’achat de plusieurs gestionnaires de centres de coûts. La méthode d’acheminement d’approbation se limite à l’envoi d’approbations en parallèle. | Si le coût d’une demande d’achat est réparti entre plusieurs centres de coûts, des approbations sont envoyées à chaque responsable de centre de coûts pour le montant d’allocation des coûts nécessitant une approbation. Si un coût individuel d’élément de la demande d’achat est réparti entre plusieurs centres de coûts, tous les gestionnaires de centres de coûts doivent approuver le montant de cet élément à approuver. La demande d’achat peut être partiellement ou totalement approuvée en fonction de la décision d’approbation de chaque article ou ligne d’achat. Les responsables des centres de coûts reçoivent des notifications par e-mail pour approbation avec les détails de l’achat et le montant alloué nécessitant une approbation. Ils peuvent donner leur approbation directement à partir de l’e-mail ou compléter leur approbation dans Centre d'achat, Centre des employés, Agent virtuel, ou Shopping Hub pour appareils mobiles. |
Achats auto-approuvés
Pour les demandeurs qui possèdent le pouvoir d’achat, le code du poste approprié ou qui appartiennent à des désignations qui répondent à une matrice d’approbation d’achat définie, leurs achats sont auto-approuvés. Une piste d'audit est disponible, lorsqu'un plan d'approbation est créé avec le type d'approbation Approuvé automatiquement et à l'état Fermé terminé, bien qu'aucune tâche d'approbation réelle ne soit créée.