Einkaufsüberarbeitungen

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Bei Bestellungen, die über ShoppingHub getätigt werden, können Änderungen an der Produktmenge, dem Budget oder dem Lieferort vorgenommen werden.

    Entweder der Käufer überarbeitet eine Bestellung in ShoppingHub, oder der Procurement-Spezialist übermittelt eine Überarbeitung über das Modul Purchase Automation.

    Wenn ein Käufer das Referenzfeld Preisgestaltung in der Einkaufsanforderungsposition aktualisiert, wird sowohl für standardmäßige als auch für pauschale Einkaufsanforderungen eine Überarbeitung ausgelöst.
    • Für standardmäßige Einkaufsanforderungen wird die Menge unverändert übernommen. Der Gesamtbetrag der Position wird aktualisiert, was wiederum den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung aktualisiert und gegebenenfalls eine erneute Bewertung der Genehmigungen auslöst. Das Budget wird, auch wenn es ausgefüllt ist, nicht als Überarbeitungsattribut betrachtet.
    • Bei pauschalen Einkaufsanforderungen wird die Menge unverändert übernommen. Der Gesamtbetrag der Position wird aktualisiert, was wiederum den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung aktualisiert und gegebenenfalls eine erneute Bewertung der Genehmigungen auslöst. In diesem Szenario erfasst die Überarbeitungsposition die Änderung der Preisgestaltungsreferenz und des Budgets.

    Wenn eine Bestellung erstellt wird, kann die Preisgestaltungsreferenz in der Einkaufsanforderungsposition nicht überarbeitet werden.

    Überarbeitungen ohne Bestellung

    Wenn keine Bestellung erstellt wird und der Status der Einkaufsanforderung nicht Geschlossen – abgelehnt, Abgeschlossen oder Geschlossen – abgebrochen lautet, können Sie die Einkaufsanforderung manuell überarbeiten. In diesem Fall wird weder eine Überarbeitungsanforderung noch eine neue Einkaufsanforderung erstellt. Sie können die Updates in der zugehörigen Liste „Überarbeitungspositionen“ der Einkaufsanforderungsposition anzeigen.

    Das Hinzufügen einer neuen Einkaufsanforderung oder Bestellposition ist bei einem Überarbeitungsprozess nur für ein und denselben Lieferanten und Geschäftsinhaber möglich.

    Überarbeitungen von Bestellungen

    • Vom Käufer initiierte Überarbeitung einer Bestellung:
      • Wenn der Status einer Bestellung nicht Abgeschlossen oder Geschlossen – abgebrochen lautet, kann ein Käufer die Positionen von ShoppingHub aus überarbeiten. Eine Überarbeitungsanforderung wird erstellt und dem Procurement-Spezialisten zugewiesen und der Status wird auf Abgeschlossen aktualisiert. Es ist nicht erforderlich, dass ein Procurement-Spezialist die Überarbeitungsanforderung bestätigt, bevor die überarbeitete Einkaufsanforderung erstellt wird.
      • Eine neue Einkaufsanforderung vom Typ Überarbeitung wird erstellt und die Überarbeitungsanforderung wird an die überarbeitete Einkaufsanforderung angehängt.
    • Vom Procurement-Spezialisten initiierte Überarbeitung einer Bestellung:
      • Um eine Überarbeitung der Bestellung zu initiieren, wählen Sie im Modul „Einkaufsautomatisierung“ die Option Überarbeiten aus.
      • Bei Bestätigung der Überarbeitung wird eine neue Einkaufsanforderung vom Typ Überarbeitung erstellt und die Überarbeitungsanforderung wird an die überarbeitete Einkaufsanforderung angehängt.
    • Vom Käufer initiierte Überarbeitung einer Pauschalbestellung:
      • Wenn der Status einer Pauschalbestellung nicht Geschlossen – freigegeben lautet, kann ein Käufer von ShoppingHub aus eine Überarbeitung initiieren. Bei Pauschalbestellungen können nur die Menge und das Budget überarbeitet werden.
      • Bei einer Budgetüberarbeitung wird für die Menge und den Gesamtbetrag der entsprechenden Rahmenposition anhand der ausgehandelten Stückkosten des Lieferantenprodukts der nächstmögliche Wert berechnet. Überarbeitungen dürfen den aktuell für die Pauschalbestellung freigegebenen Betrag nicht unterschreiten. Das Überarbeiten der Menge oder des Budgets führt dazu, dass der jeweils andere Betrag entsprechend neu berechnet wird.
      • Bei Bestätigung der Überarbeitung wird eine neue Einkaufsanforderung vom Typ Überarbeitung erstellt und die Überarbeitungsanforderung wird an die überarbeitete Einkaufsanforderung angehängt.

    Sowohl für vom Käufer initiierte als auch für vom Procurement-Spezialisten initiierte Überarbeitungen von Bestellungen und Pauschalbestellungen wird der Status der Einkaufsanforderung auf Ausstehende Überarbeitung aktualisiert und die Delegierung der Befugnisse neu bewertet.

    Die Status der Bestellung und der überarbeiteten Bestellpositionen werden auf Ausstehende Überarbeitung aktualisiert. Der Status der nicht überarbeiteten Bestellpositionen ändert sich nicht.

    Wenn der Status der Einkaufsanforderung Abschließende Überprüfung lautet und die Einkaufsanforderung den Typ Überarbeitung aufweist, können Sie Bestellung aktualisieren auswählen, um die vorhandene Bestellung und die Bestellpositionen mit den überarbeiteten Informationen zu aktualisieren.

    Der Status der Einkaufsanforderung wird dann auf Abgeschlossen aktualisiert.

    Hinweis:

    Überarbeitungsanforderungen müssen sich im Status „Geschlossen“ befinden, damit eine Bestellung erstellt wird. Weitere Informationen zu Bestellungen finden Sie unter Bestellung.

    Für vollständig erhaltene Positionen sind in ShoppingHub keine Überarbeitungen zulässig. Überarbeitungen können nur für einen Betrag ausgelöst werden, der über den erhaltenen Betrag hinausgeht.

    Auswirkungen der Ablehnung einer Finanzierungserhöhung

    Wenn eine Einkaufsanforderung oder Bestellung überarbeitet wird und die erneute Genehmigung abgelehnt wird, ergibt sich folgendes Verhalten:

    • Wenn keine Bestellung vorhanden ist, wird die Einkaufsanforderung auf den Status und den Wert vor der Überarbeitung zurückgesetzt, unabhängig davon, ob sie nur eine oder mehrere Positionen enthält.
    • Wenn eine Bestellung vorhanden ist und die Ware bzw. der Service entweder nur teilweise oder überhaupt nicht geliefert wurde:
      • Wenn nur eine Position vorhanden ist, wird die ursprüngliche Bestellung unverändert übernommen. Die Bestellung wird auf ihren Status vor der Überarbeitung zurückgesetzt. Die resultierende Einkaufsanforderung vom Typ „Überarbeitung“ hat den Status „Geschlossen – abgelehnt“, ohne Option zum Aktualisieren der Bestellung.
      • Wenn mehrere Positionen vorhanden sind und alle Positionen in der Einkaufsanforderung der Überarbeitung abgelehnt werden, sind die Auswirkungen dieselben wie oben beschrieben.
      • Wenn bei einer Überarbeitungseinkaufsanforderung mit mehreren Positionen nur einige der Positionen abgelehnt werden, werden bei der Aktualisierung der Bestellung nur die abgelehnten Positionen in ihren Status vor der Überarbeitung zurückgesetzt.

    Auswirkungen von Einkaufsüberarbeitungen auf Kostenzuteilungen und Meilensteine

    Kostenzuteilungsverhalten
    • Kostenzuteilungen aus der ursprünglichen Einkaufsanforderung werden in der überarbeiteten Einkaufsanforderung aktualisiert.
    • Bei einer Erhöhung oder Verringerung der Finanzierung wird in der überarbeiteten Einkaufsanforderung eine neue Kostenzuteilung für die primäre Kostenstelle (Kostenstelle des Geschäftsinhabers in der Einkaufsanforderung) erstellt.

      Dieser Betrag wird entweder eine Erhöhung (positiver Betrag) oder Verringerung (negativer Betrag) der Finanzierung dargestellt.

    • Nach der Aktualisierung der Bestellung enthält die überarbeitete Bestellung separate Einträge für die primäre Kostenstelle, d. h. die aus der ursprünglichen Einkaufsanforderung, und für eine weitere (als Ergebnis der Überarbeitung). Hinzu kommen gegebenenfalls benutzerdefinierte Zuteilungen aus der ursprünglichen Einkaufsanforderung.
    • Kostenzuteilungen können nach dem Erstellen einer Bestellung nicht mehr aktualisiert werden.

    Weitere Informationen zu Kostenzuteilungen finden Sie unter Kostenzuteilungen.

    Meilensteinverhalten
    • Meilensteindetails werden aus der ursprünglichen Einkaufsanforderung in die überarbeitete Einkaufsanforderung kopiert.
    • Der Benutzer kann nach Abschluss der Überarbeitung nach Bedarf zusätzliche Meilensteine erstellen.
    • Sobald die Bestellung aktualisiert wurde, wird der ursprüngliche Meilenstein in der Bestellung auf den Status Geschlossen – abgebrochen aktualisiert, da während des Überarbeitungsprozesses bereits eine Kopie erstellt wird.

    Weitere Informationen zu Meilensteinen finden Sie unter Meilensteine.