Geführte Experience für die Beschaffungsaufnahme mit Playbooks

Als Beschaffungsmanager können Sie die Playbooks für Beschaffungsaufnahme und Verhandlungssetup verwenden, um sich durch den komplexen Prozess der Anforderungsaufnahme zu führen, sodass Sie sich auf die tatsächliche produktive Arbeit konzentrieren können, z. B. auf die Aushandlung von Einsparungen bei Lieferanten.

Das Playbook für die Beschaffungsaufnahme und das Playbook für die Verhandlungseinrichtung, die als Flow in das Playbook für die Beschaffungsaufnahme eingebettet sind, führen Sie durch diese Aktionen mit klaren Schritten, um Ihren Fortschritt anzuzeigen​.

Hier ist eine kurze Aufgliederung der einzelnen Playbooks und der zugehörigen Aufgaben:

• Das Beschaffungsanforderungs-Playbook, auch als Beschaffungsaufnahme-Playbook bezeichnet. Dadurch können Sie:
  • Überprüfen Sie die Anforderungen eines Mitarbeiters oder einer anfordernden Person, die Details zu Beschaffungsaufnahmen, Bestellanforderungspositionen und Genehmigungen enthalten.
  • Fordern Sie bei Bedarf Klarstellungen oder weitere Informationen von der anfordernden Person an.
  • Arbeiten Sie mit funktionsübergreifenden Teams zusammen, und erstellen Sie bei Bedarf andere Arbeit wie Aufgaben und Fälle für sie.​

    Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen im Beschaffungsaufnahme-Playbook finden Sie unter Überprüfen Sie Details und fordern Sie eine Klärung für eine Beschaffungsanforderung im Playbook an.

  • Entscheiden Sie, ob Sie in einem Verhandlungsereignis verhandeln sollen oder nicht.

    Hier können Sie als Beschaffungsmanager einen Beschaffungsansatz für die Beschaffung mit ähnlichen Mitarbeiteranforderungen auswählen. Sie können entscheiden, ob Sie sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt an Verhandlungen mit Lieferanten arbeiten möchten. Im ersteren Fall müssen Sie die Beschaffungsanforderung einem neuen oder vorhandenen Verhandlungsereignis hinzufügen, um fortzufahren.

    Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen im Beschaffungsaufnahme-Playbook finden Sie unter Wählen Sie einen Beschaffungsansatz im Playbook aus.

    Hinweis:

    Wenn Sie die Verhandlungen in dieser Phase übersprungen haben, haben Sie die Möglichkeit, nach Abschluss der Qualifizierung an den Verhandlungen zu arbeiten. Sie können die Beschaffungsanforderung einem Verhandlungsereignis hinzufügen oder nach Bedarf ein neues Verhandlungsereignis erstellen, bevor Sie mit dem Verhandlungsereignis arbeiten.
• Das Verhandlungsereignis-Playbook, auch als Verhandlungs-Setup-Playbook bezeichnet. Dadurch können Sie:
  • Überprüfen und fügen Sie Beschaffungsanforderungen und Bestellanforderungspositionen hinzu, falls erforderlich.
  • Überprüfen Sie Lieferanten, und fügen Sie sie bei Bedarf hinzu.
  • Qualifizierungsarbeit verwalten.

    Weitere Informationen finden Sie unter Richten Sie Verhandlungen mit Lieferanten ein und verwalten Sie Qualifizierungen im Playbook.

    Hinweis:

    Diese Aktion ist in beiden Playbooks verfügbar, je nachdem, wann Sie mit der Verwaltung der Qualifizierungsarbeit beginnen möchten.

Konfigurationen

Die Playbook-Phasen und Aktivitäten von Beschaffungsanforderungen und Verhandlungsereignissen können vom Kunden in Playbooksgeändert werden. ​Die deklarativen Aktionen können im Abschnitt „Aktivitätsdefinition“ bearbeitet oder neu erstellt und ihre Zuordnungen geändert werden. Das Erscheinungsbild der Aktivitäten kann auch über die Aktivitäts-Experience im Abschnitt „Aktivitätsdefinition“ konfiguriert werden.​

Weitere Informationen dazu, wie Administratoren, Service Desk-Mitarbeiter und Erfüller Playbooks konfigurieren können, finden Sie unter Using Playbooks. Weitere Informationen zu Phasen und Aktivitäten von [ Playbooks finden Sie unter Stages and activities.

Problembehandlung

Wenn Ihre Playbook-Aktivitäten nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie diese Aktionen aus.

1. Navigieren Sie zum entsprechenden Prozess in Playbooks. Für Beschaffungsanforderungen und Verhandlungsereignisse lauten die Prozesse „Beschaffungsaufnahme“ bzw. „Verhandlungssetup“.​
2. Wechseln Sie innerhalb des Prozesses zur entsprechenden Aktivität, die nicht wie erwartet funktioniert.​ Zum Beispiel im Abschnitt „Beschaffungsansatz“, der die zweite Phase des Playbooks ist:
   • Wenn Stufe 2.1 übersprungen wird, sollte es zum Qualifizierungs-Workflow gehen.​
   • Wenn Phase 2.1 abgeschlossen ist, sollte sie zum Workflow Zu vorhandener Verhandlung hinzufügen wechseln​
   • Wenn Phase 2.1 abgebrochen wird, sollte es zum Workflow Neues Verhandlungsereignis erstellen übergehen​
3. Navigieren Sie auf der Registerkarte Automatisierung zum entsprechenden Subflow in Flow Designer.
4. Öffnen Sie die Ausführungen des Subflows, und prüfen Sie weitere
5. Um die Aktivitäts-Experiences zu überprüfen, wechseln Sie zur Tabelle „sys_pd_process_definition“, und überprüfen Sie die Prozesskonfigurationen. Diese Tabelle enthält alle Konfigurationen der Aktivitätsdefinition und Aktionszuordnungen für deklarative Aktionen

• Überprüfen Sie Details und fordern Sie eine Klärung für eine Beschaffungsanforderung im Playbook an
  Erhalten Sie vollständige Klarheit über eine Beschaffungsanforderung, indem Sie die Aufnahmedetails, Bestellanforderungspositionen und Genehmigungen überprüfen und bei Bedarf eine Klärung der Anforderung anfordern. Sie können diese Aktionen im Abschnitt „Anforderungsdetails“ des Beschaffungsaufnahme-Playbooks ausführen.
• Wählen Sie einen Beschaffungsansatz im Playbook aus
  Entscheiden Sie, ob Sie sofort mit Lieferanten verhandeln möchten, oder überspringen Sie diesen Schritt und beginnen Sie stattdessen mit der Qualifizierung der Beschaffungsanforderung. Sie können diese Aktionen im Abschnitt „Beschaffungsansatz“ des Beschaffungsaufnahme-Playbooks ausführen.
• Richten Sie Verhandlungen mit Lieferanten ein und verwalten Sie Qualifizierungen im Playbook
  Arbeiten Sie an einem Verhandlungs-Setup-Playbook, um die Qualifizierungsarbeit zu verwalten, und überprüfen Sie die Beschaffungsanforderungen, Lieferanten und Bestellanforderungspositionen, alles innerhalb der Räumlichkeiten eines Verhandlungsereignisses.