Orientação para configurar o agendamento avançado de consultas para um centro de vacinação

A configuração avançada de agendamento de compromissos permite que os administradores configurem durações de compromissos, programação diária, programação de feriados e assim por diante. A configuração é usada para identificar os slots disponíveis, bem como a capacidade de um local para um determinado dia. A configuração permite que os usuários selecionem slots de compromisso com base nos parâmetros configurados.

Esteja ciente de que mudar alguns dos valores de configuração para uma configuração de centro de vacinação finalizada pode ter efeitos colaterais indesejados em consultas existentes e futuras.

Os formulários e tabelas a seguir fornecem algumas orientações úteis para lidar com configurações avançadas de agendamento de consultas para um centro de vacinação. Eles também fornecem alguns dos impactos de fazer certas mudanças. No entanto, esta orientação não aborda uma lista exaustiva de todos os efeitos secundários possíveis.

Figura 1. Formulário de configuração da consulta de vacinação

Tabela 1. Formulário de configuração da consulta de vacinação

Campo	Recomendação e impacto
Nome	Você pode mudar o campo de nome sem causar efeitos colaterais indesejados.
Descrição	Você pode mudar o campo de descrição sem causar efeitos colaterais indesejados.
Calendário de feriados	Não adicione uma nova programação de feriados quando houver compromissos existentes no local atual. Isso invalida compromissos existentes. Não adicione mais feriados à programação de feriados existente. Os novos feriados já podem conter compromissos agendados.
Duração da consulta	Não modifique a duração do compromisso quando os compromissos já tiverem sido criados no local atual. Impacto: Alterar a capacidade total de um local causa sobreposição de slots que resultam em agendamentos sobrecarregados. Por exemplo: Em sua configuração antiga, se a janela de consulta fosse de 5 minutos, a programação diária teria sido semelhante a: 9:00 a 9:05, 9:05 a 9:10, 9:10 a 9:15 e 9:15 a 9:20. Nesta configuração, você tem agendamentos das 9:00 às 9:05 e das 9:05 às 9:10, e agendamentos disponíveis das 9:10 às 9:15 e das 9:15 às 9:20. Se você criar uma nova configuração com uma janela de compromisso de 10 minutos, sua programação diária será semelhante a: 9 a 9:10, 9:10 a 9:20 com slots disponíveis de 9:10 a 9:20, e os slots reais serão exibidos nos mesmos incrementos de 10 minutos. A mudança de configuração causa um overbooking no slot de 9:00 a 9:10, porque foi reservado para dois compromissos na configuração anterior.
Tempo de lead	Você pode alterar o valor do lead time sem afetar os compromissos existentes.
Máximo de dias reserváveis no futuro	Não diminua o valor porque os compromissos podem ter sido agendados no último dia no local atual. Diminuir o valor invalida as consultas agendadas no último dia. Você pode aumentar o valor sem afetar os compromissos existentes.
Reprograme ou cancele por hora	Você pode alterar condicionalmente o valor. Se houver algum fluxo de trabalho que afete compromissos ou usuários existentes, não é seguro mudar o valor.
Ativo	Não desative a configuração quando houver compromissos existentes. Isso invalida compromissos existentes. Você pode ativar a configuração inativa anteriormente sem afetar nenhum compromisso.

Figura 2. Formulário de cronograma de vacinação

Tabela 2. Formulário de cronograma de vacinação

Campo	Recomendação e impacto
Nome	Você pode mudar o campo de nome sem causar efeitos colaterais indesejados.
Data de início	Não aumente o valor porque os compromissos podem ser reservados entre a data de início antiga e a nova data de início. Aumentar o valor invalida compromissos agendados entre a data de início antiga e a nova data de início. Você pode diminuir o valor somente quando não houver slots sobrepostos configurados na outra programação na mesma configuração de compromisso. Por exemplo: Digamos que sua agenda antiga tenha uma data de início de 8 de abril de 2021 e dias reserváveis de segunda a sexta-feira de 09:00 a 18:00. Suponha que você tenha criado outra programação na mesma configuração de compromisso que tenha uma data de início e término de 1 de março de 2021 a 31 de março de 2021. Agora, se você mudar a data de início da programação para 31 de março de 2021, isso criará um intervalo reservável sobreposto com a programação existente em 31 de março de 2021 e o sistema criará um erro.
Data de término	Não diminua o valor porque os compromissos podem ser agendados entre a nova data de término e a data de término antiga. Aumentar o valor invalida os compromissos agendados entre a nova data de término e a data de término antiga. Você pode aumentar o valor somente quando não houver slots sobrepostos configurados na outra programação na mesma configuração de compromisso.
Agendamentos por janela	Não defina o número de consultas por janela como 0. Aumente o número de consultas por janela. Não diminua o número de consultas por janela para uma configuração de serviço quando as consultas já tiverem sido criadas. Observe o impacto: Reduzir o número total de compromissos por janela resulta em compromissos sobrecarregados por horário para os compromissos que foram criados antes da mudança. Por exemplo: Configuração antiga: Você tinha 4 compromissos por janela. Se o número total de janelas for igual a 2, então sua capacidade total será de 2*4, ou 8. Se você tiver criado 4 compromissos por slot, a capacidade total usada será 4*2 ou 8. Nova configuração: Você tem 2 compromissos por janela. Se você tiver duas janelas totais, então sua nova capacidade total será 2 * 2, ou 4. Mas se você já tinha 4 compromissos criados por slot (com base em uma configuração anterior), sua capacidade total será de 4*2 ou 8. Com esta configuração, a capacidade total, 8, excede a nova capacidade total de 4, causando agendamentos sobrecarregados.
Hora de início diária	Não modifique a hora de início diária quando as consultas já estiverem presentes. A modificação cria slots sobrecarregados e invalida compromissos anteriores.
Hora de término diária	Você pode aumentar a hora de término diária. O aumento só é válido quando os valores de duração do compromisso e início diário não são alterados. Não defina a hora de término diária mais cedo quando os compromissos já estiverem presentes. Isso cria slots sobrecarregados e invalida compromissos anteriores.
Dias reserváveis	Adição de dias sem afetar os compromissos existentes. A remoção dos dias reserváveis em que as consultas já foram criadas invalida as consultas anteriores. Por exemplo: Em sua configuração antiga, suponha que o sábado seja reservável e os compromissos sejam reservados no sábado. Se você criar uma nova configuração na qual o sábado não pode ser reservado, todos os compromissos reservados anteriormente para sábado não serão mais válidos.
Incluir pausa diária	Não altere o valor de Incluir pausa diária caixa de seleção. Não adicione o tempo de intervalo diário se esta caixa de seleção estiver desmarcada. Não mude a duração do intervalo. Não defina a hora de início e a hora de término do intervalo para serem iguais à hora de início e à hora de término diária, pois isso não gerará slots reserváveis.