Management von Mitarbeiterdokumenten erkunden

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Mit Management von Mitarbeiterdokumentenkönnen Sie die Dokumentverwaltung optimieren und Dokumente mit Integrität, Genauigkeit und Zugriffskontrolle verwalten.

    Management von Mitarbeiterdokumenten optimieren

    • Zentralisieren Sie Dateien, die derzeit bei mehreren Fällen gespeichert sind.
    • Verschieben Sie Mitarbeiterdokumente automatisch oder manuell aus einem Fall in die Mitarbeiterdatei.
    • Finden Sie Dokumente mit Metadaten-Tags.
    • Legen Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für alle Dokumente für einen Mitarbeiter (HR-Profil) oder für alle Dokumente eines Dokumenttyps fest.
    • Definieren Sie, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.
    • Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien, die bestimmen, wie lange Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden müssen und verhindern Sie, dass bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine Löschung ausgeführt wird.
    • Definieren Sie, wann Dokumente zu löschen sind.

    Management von Mitarbeiterdokumenten konfigurieren

    Das Basissystem bietet vorkonfigurierte Datensätze, die sofort verwendet werden können, um die Konfiguration des Employee Document Management zu beschleunigen.

    Struktur des Dokumenttyps, die Themendetail, Sicherheitsrichtlinie und Aufbewahrungsrichtlinie des Dokumenttyps anzeigt.

    Definitionen von Mitarbeiterdokumenten

    Um Employee Document Management einzusetzen, müssen Sie Folgendes definieren:

    • Dokumenttyp: Definiert, wie Dokumente kategorisiert werden und mit Kompetenzzentrum, Themenkategorien und Themendetails verknüpft sind. Beispielsweise können Sie einen Dokumenttyp für alle Dokumente erstellen, die im Zusammenhang mit Leistungen stehen, oder für die einzelnen Leistungen getrennt. Dokumenttypen bestimmen auch, wer Zugriff hat, wie lange aufbewahrt wird und ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht aktiv ist.
    • Aufbewahrungszeiträume: Definiert, wie lange ein Mitarbeiterdokument basierend auf Vorschriften bzw. Unternehmensrichtlinien aufzubewahren ist.
    • Aufbewahrungsrichtlinien: In Kombination mit einem Aufbewahrungszeitraum und Kriterien bestimmen sie, wie lange ein Mitarbeiterdokument aufbewahrt wird.
    • Sicherheitsrichtlinien: Bestimmt, wer Mitarbeiterdokumente anzeigen, erstellen, verschieben oder zum Löschen freigeben kann.

    Sie können Mitarbeiterdokumente so konfigurieren, dass sie automatisch in das Dokument-Repository verschoben werden, wenn ein HR-Fall fertig gestellt und geschlossen wird.

    Administratoren, Service Desk-Mitarbeiter und Mitarbeiter greifen auf zu Management von Mitarbeiterdokumenten

    Es gibt in Employee Document Management mehrere Zugriffsebenen.
    • Administratoren konfigurieren die Anwendung Employee Document Management.
    • Mitarbeiter laden Mitarbeiterdokumente für Mitarbeiter oder als Teil eines Falls hoch.
    • Mitarbeiter, die ihre Dokumente hochladen und anzeigen können.

    Administratoren von Employee Document Management weisen Mitarbeitern, die Zugriff auf Mitarbeiterdokumente benötigen, entsprechende Rollen zu. Die Sicherheitsrichtlinie bestimmt Zugriffs- und Löschungsgenehmigungen.

    Der Dokumenttyp und die zugeordnete Aufbewahrungsrichtlinie und der Aufbewahrungszeitraum bestimmen, wann Mitarbeiterdokumente zu löschen sind. Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Genehmigung für die Löschung erfordern. Laut Sicherheitsrichtlinie muss ein Benutzer zu der Gruppe gehören, die die Löschungsgenehmigung geben darf.

    Für HR-Profile können auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten verhindern, dass Mitarbeiterdokumente gelöscht werden. Sie können gesetzliche Aufbewahrungspflichten auch nach Dokumenttypen einführen und verwalten. Die Verwaltung nach Dokumenttyp ermöglicht Massenverarbeitungsoptionen für eine höhere Effizienz.

    Management von Mitarbeiterdokumenten für Mitarbeiter

    Mitarbeiter können in Employee Document Management:

    • Nach vorhandenen Mitarbeiterdokumenten mithilfe von Filtern suchen.
    • Mitarbeiterdokumente direkt im Repository ablegen oder hochladen.
    • Wenn Ihr Unternehmen auch 'HR-Servicebereitstellung verwendet, können Sie Mitarbeiterdokumente vom HR-Fall-Formular in das Repository verschieben. Mitarbeiterdokumente können auch so konfiguriert werden, dass sie automatisch verschoben werden, wenn ein HR-Fall geschlossen wird.

    Mitarbeiterzugriff

    Mitarbeiter können ihre eigenen Mitarbeiterdokumente anzeigen, wenn der Dokumenttyp Mitarbeiterzugriff erlaubt. Mitarbeiterdokumente sind auch in HR-Fällen und im Service Portal oder auf der Employee Service Center-Profilseite verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für einen Dokumenttyp definieren.