Mit Employee Document Management installierte Komponenten
Bei der Aktivierung des Plugins Employee Document Management [com.sn_employee_document_management] werden mehrere Arten von Komponenten installiert, einschließlich Tabellen, Benutzerrollen und Scheduled Jobs.
Hinweis:
In der Tabelle „Anwendungsdateien“ sind die mit dieser Anwendung installierten Komponenten aufgeführt. Anweisungen für den Zugriff auf diese Tabelle finden Sie unter Komponenten finden, die mit dieser Anwendung installiert wurden.
Für diese Funktion sind Demodaten verfügbar.
Hinweis:
Das Plugin Employee Document Management [com.sn_employee_document_management] aktiviert die Systemeigenschaft „sn_hr_ef.min_admin_count“ [sys_properties.list]. Diese Eigenschaft verhindert, dass Sie Ihren einzigen Administrator für Employee Document Management löschen, indem eine Mindestanzahl (Standardwert zwei) an aktiven Benutzern mit dieser Rolle erforderlich ist.
Dokumentverwaltungsrollen und -beschreibungen
| Rollentitel [Name] | Beschreibung | Enthält Rollen |
|---|---|---|
| EF-Admin [sn_hr_ef.admin] |
Hat die vollständige Kontrolle über die Anwendung Employee Document Management. Kann:
|
|
| Leser in Employee Document Management [sn_hr_ef.document_reader] |
Kann:
|
Keine |
| Autor Employee Document Management [sn_hr_ef.document_writer] |
Kann:
Hinweis: Fügen Sie diese Rolle der Registerkarte „Schreibzugriff“ der Sicherheitsrichtlinie des Mitarbeiterdokuments hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheitsrichtlinien für Dokumente hinzufügen oder ändern. |
Leser in Employee Document Management [sn_hr_ef.document_reader] |
| Autor gesetzlicher Aufbewahrungsfristen in Employee Document Management [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
Kann:
|
Keine |
| Employee Document Management Manager [sn_hr_ef.manager] |
Kann:
|
|
| Dokumentenimport sn_hr_ef.document_import |
Gewährt Zugriff auf die Bereitstellungstabelle Massenimport von Mitarbeiterdokumenten in Employee Document Management [sn_hr_ef_import_staging] und einen Prozessablauf. | Keine |
Geplante Aufgaben für die Dokumentverwaltung
| Geplante Aufgabe | Beschreibung |
|---|---|
| Inaktive Mitarbeiterdokumente bereinigen | Löscht hochgeladene, aber nicht übermittelte Mitarbeiterdokumente. |
| EF Massenimport von Bereitstellung - stündlich | Verarbeitet bis zu 100 Import-Bereitstellungsdatensätze im Status Bereit. Es führt den Schritt Erfassen aus, um die Anlagen hochzuladen und ein Mitarbeiterdokument zu erstellen. Dieser Auftrag bearbeitet 100 Datensätze pro Konfiguration. Dieser Auftrag verarbeitet zuerst die ältesten Konfigurationen, unabhängig von der Anzahl der zugeordneten Staging-Datensätze. Zum Beispiel:
|
| Mitarbeiterdokumente löschen | Dieser Auftrag löscht Mitarbeiterdokumente, die als für die Löschung geeignet gekennzeichnet sind. |
| Löschungsbenachrichtigung täglicher Auftrag | Bestimmt basierend auf der Sicherheitsrichtlinie, welche Dokumente eine Benachrichtigung oder Autorisierung vor dem Löschen erfordern. Dieser Auftrag sendet eine E-Mail mit einem Link zur Liste der Dokumente an alle Mitglieder der zugewiesenen Gruppe. |
| Löschungsdaten für Mitarbeiterdokumente aktualisieren | Dieser Auftrag stellt sicher, dass keine Mitarbeiterdokumente, deren Aufbewahrungsfrist sich seit der letzten Ausführung geändert hat, gelöscht werden. Dieser geplante Auftrag nutzt die Eigenschaft sn_hr_ef.purge_stride_length, um zu bestimmen, welche Löschungsdaten von Mitarbeiterdokumenten in einem Benutzerdatensatz [sys_user] neu berechnet werden. |
Hinweis:
Die geplanten Aufträge in Employee Document Management werden standardmäßig täglich ausgeführt. Um zu ändern, wann eine regelmäßige Aufgabe ausgeführt wird, lesen Sie unter Standardzeitplänenach.
Tabellen und Beschreibungen für die Dokumentverwaltung
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| Anlagennachverfolgung [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Verfolgt kopierte Anlagen für die Löschung. Wird auch für Anhänge genutzt, die von einer HR-Aufgabe in einen HR-Fall kopiert werden. |
| Dokumenttyp [sn_hr_ef_document_type] |
Datensätze über Mitarbeiter Dokument Kategorisierung, Zugriff, Aufbewahrungsrichtlinie und Legal enthält. |
| Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document] |
Datensätze über ein Mitarbeiterdokument, Dokumenttyp, Löschungsverzögerung, Löschungsdatum, Mitarbeiter, Tags, Größe, Format, Datum der Erstellung und Ersteller. |
| Mitarbeiterdokument – Bereitstellung sn_hr_ef_import_staging |
Enthält Informationen zu Mitarbeiterdokumenten aus Ihrem Quell-Repository. Diese Informationen werden Elementen zugeordnet, die für den Import in Employee Document Management erforderlich sind. |
| Gesetzliche Aufbewahrungspflicht [sn_hr_ef_legal_hold] |
Datensätze über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für einen Dokumenttyp oder ein HR-Profil. |
| Protokoll löschen [sn_hr_ef_purge_log] |
Konfigurierbar durch Eigenschaften von Mitarbeiterdokumenten. Bestimmt, welche Felder in den Löschungsprotokollen angezeigt werden. |
| Aufbewahrungszeitraum [sn_hr_ef_retention_period] |
Datensätze über Aufbewahrungszeiträume einschließlich Datum für den Offset-Typ, Einheiten und Menge. |
| Aufbewahrungsrichtlinie [sn_hr_ef_retention_policy] |
Datensätze über Aufbewahrungsrichtlinien einschließlich Bedingungen, für die die Richtlinie gilt, Aufbewahrungszeitraum und Ersteller. |
| Sicherheitsrichtlinie [sn_hr_ef_security_policy] |
Datensätze über Sicherheitsrichtlinien inklusive Kompetenzzentrum, Löschungsgenehmigung, Gruppen, Rollen und Ersteller. |
| Sicherheitsrichtlinie des Dokumenttyps [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
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