スペース要求の承認、ステータス、アクション、および主な機能
スペース計画者は、職場セントラルのスぺースの最適化ダッシュボードを使用して、組織で発生したスペース割り当て要求を実行します。職場セントラルのスペースの最適化ダッシュボードを使用すると、可用性の確認、スペースの手動割り当て、およびスペース計画中に関連するその他のプロセスに関する複数のタスクを回避できます。
機能
Workplace Service Portal を使用すると、職場マネージャーやその他の職場ユーザーは、要件を指定してスペース推奨要求を作成できます。アプリケーションは、仕様に基づいてさまざまなスペース計画オプションを生成します。スペース要求が送信されると、職場ケースがアプリケーションで作成されます。職場セントラルのスペースの最適化を使用すると、スペース計画者は、特にスペース要求から生成された職場ケースのみを簡単に表示できます。
スペース計画者は、アクションを数回実行するだけで、スペース計画を展開できます。アプリケーションは、要求者が指定した場所にさまざまなアルゴリズムを適用し、複数のスペース計画オプションを生成します。要求者にはこれらのスペース計画オプションが提供され、選択と送信を実行できます。このスペース割り当ての事前計画により、スペース計画者はスペース計画をより簡単に展開できます。
スペースの最適化ダッシュボードには、発生したスペース要求の合計数の測定基準が表示され、各スペース要求の詳細も表示されます。さまざまなフィルターを適用して詳細を表示したり、要求された建物に基づいて詳細を表示したりすることもできます。
- [シナリオ] 測定基準ボードで、[すべてのスペース要求] を選択します。
- [スペース要求] セクションで、[すべて表示] を選択してすべてのスペース要求を表示します。
承認
スペースアシスト要求に承認が必要な場合は、ワークプレイスコア 承認構成を使用して承認できます。マネージャーとしてアサインされているユーザーのみのスペースアシスト要求を承認できます。
スペース要求ビュー
- 要求の詳細
- デフォルトでは、スペース要求が [要求の詳細] ビューで開きます。[要求の詳細] では、詳細は次のように 3 つの異なるパネルに分割されます。
- 職場ケースと変数：最初のパネルには、要求者によって提供された職場ケースの詳細と変数が表示されます。
- [職場ケース] セクションで、要求の説明を表示できます。[アサイン先グループ] および [アサイン先] フィールドを使用して、別のアサイン先グループまたはユーザーにスペース要求をアサインすることもできます。
- [変数] セクションでは、要求者がフォームで指定したすべての詳細を表示できます。
- 作成とアクティビティ：2 番目のパネルでは、スペース要求の作成以降に実行されたコメントとアクティビティを追加できます。
- [作成] セクションから、要求のコメントと作業メモを追加できます。コメントは要求者にも表示されますが、作業メモはスペース要求を処理しているスペース計画者にのみ表示されます。
- [アクティビティ] セクションでは、ステータスの変更、承認、作業メモなど、スペース要求で実行されたアクションに関連するすべての詳細を表示できます。
- 添付ファイルとテンプレート：3 番目のパネルでは、添付ファイルを表示または追加するか、職場ケーステンプレートを表示する 2 つの異なるビューを選択できます。右端のパネルを使用して、これらのオプションを選択できます。
- 職場ケースと変数：最初のパネルには、要求者によって提供された職場ケースの詳細と変数が表示されます。
- スペース計画
- [スペース計画] タブでは、要求者が選択したスペース計画オプションを表示できます。フロアマップでスペース計画を表示することもできます。フロアマップには、Workplace Indoor Mapping アプリケーションを使用してフロアにフロアマップが構成されているかどうか、および、インドアマッピングコンポーネントがインストールされているかどうかのみが表示されます。
- スペース計画には、関連するフロア、建物、および敷地の概要情報もピルの形式で表示されます。
- スペース計画は、スペース、フロア、建物、敷地、サイト、および割り当てに使用される地域の詳細情報を提供します。
重要:要求者がオプションを選択していない場合、[スペース計画] タブに詳細は表示されません。 - 承認
- [承認] タブでは、スペース要求の承認者の詳細を表示できます。
- 実行計画
- [実行計画] には、割り当て、スペースが割り当てられているフロア、計画で行われた変更のタイプ、現在値、およびシナリオ値に関連する詳細情報が表示されます。スペース計画を展開すると、割り当てごとに職場ケースが作成および実行されます。すべての職場ケースが進行するまで、展開は完了とは見なされません。
- フロアマップ
- フロアマップビューでは、スペース計画が計画されているフロアのフロアマップを表示できます。フロアマップには、Workplace Indoor Mapping アプリケーションを使用してフロアにフロアマップが構成されているかどうか、および、インドアマッピングコンポーネントがインストールされているかどうかのみが表示されます。フロアマップでは、次のアクションを実行できます。
- フロア、建物、および敷地のフィルターを使用して場所を切り替えます。
- マップをズームインおよびズームアウトします。ダブルクリックしてズームインすることもできます。
- 右側のパネルに各部門に関連付けられた凡例を表示します。
スペース要求ステータス
スペース要求は、作成されてから、いくつかのステータス変更が行われます。要求のステータスに基づいて、アクションと展開を実行できます。
スペース要求には次のステータスがあります。
- ドラフト：Workplace Service Portal を使用してスペース要求が作成されると、最初は数秒間 [ドラフト] ステータスに設定され、その後 [準備完了] ステータスに変わります。
- 準備完了：要求が作成され、スペース計画オプションがまだ生成中の場合、ステータスは [準備完了] に設定されます。
- 対応中：オプションが生成され、要求者が選択できるようになると、ステータスは [対応中] に設定されます。要求者がオプションを選択するまで、ステータスは [対応中] に設定されます。
- 要求者がオプションを選択すると、要求は次のステータスに変わります。
- 要求者が表示されたオプションのリストから [なし] オプションを選択すると、要求はクローズされ、ステータスは [完了してクローズ] に設定されます。
- 承認待ち：要求者がオプションを選択して要求を送信すると、次のいずれかのアクションが実行されます。
- 要求者のプロファイルにマネージャーの承認が必要な場合、要求は承認のために送信され、ステータスは [承認待ち] に設定されます。
- 要求者のプロファイルが承認を必要としない場合、ステータスは自動的に [承認済み] に変更されます。
- 未完了でクローズ：要求が承認のために送信され、承認者が要求を却下した場合、つまり承認者が選択したスペース計画を却下した場合、ステータスは [未完了でクローズ] に変更されます。
- 承認済み：承認者がスペース要求を承認すると、ステータスは [承認済み] に変更されます。[承認済み] ステータスのスペース要求のみを展開できます。また、要求が [承認済み] の場合、[実行計画] にはスペース要求で選択されたスペースが表示されます。
- 展開を実行しています：スペース要求で選択されたスペース計画を展開すると、要求のステータスが [展開を実行しています] に変更されます。要求が [展開を実行しています] ステータスの場合、次のアクションが実行されます。
- すべての割り当てについて、職場ケースが作成および実装されます。
- 展開プロセスは、すべての職場ケースが正常に実装された場合、つまりすべてのケースが [完了してクローズ] ステータスでクローズされた場合にのみ成功します。
- 展開プロセスは、いずれかの職場ケースが正常に実装されなかった場合、つまりいずれかケースが [未完了でクローズ] ステータスでクローズされた場合に失敗します。
- 完了してクローズ：展開が正常に実装された場合、スペース要求はクローズされ、ステータスは [完了してクローズ] に設定されます。展開が失敗した場合は、スペース要求はクローズされ、ステータスは [未完了でクローズ] に設定されます。