Préparer, déployer et récupérer les actifs prêtés

Sélectionnez et préparez l’actif ou le consommable prêté pour le déploiement et la réclamation à l’aide des tâches d’actif prêté. Déployez l’actif ou le consommable prêté pour une période spécifique et récupérez-le à la date de retour.

Avant de commencer

Pour utiliser un actif en tant qu’actif prêté ou consommable, accédez à l’enregistrement de l’actif et définissez le champ Fonction d’actif sur Prêté. Ces actifs sont réservés pour être utilisés comme actifs de prêt. Vous ne pouvez pas utiliser un actif dont le champ Fonction d’actif est défini sur autre chose que Prêt. Seuls le matériel, le lot et les consommables peuvent être utilisés comme actifs de prêt.

La liste connexe Commandes d’actifs prêtés du formulaire Actif affiche toutes les commandes de prêt que l’actif a servies dans le passé et à présent. Lorsque le consommable ne se trouve pas dans un entrepôt, il affiche uniquement la commande d’actifs prêtés en cours qu’il sert actuellement.

Rôle requis : inventory_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Utilisez le module Commandes d’actifs prêtés pour afficher et terminer les commandes d’actifs prêtés demandées par les utilisateurs.

Le tableau de bord des actifs matériels fournit une vue consolidée de toutes les commandes d’actifs prêtés avec les états Nouveau, Déployé ou Retour en retard. Pour plus d’informations, consultez le tableau de bord des actifs matériels.

Remarque :

Il existe des tables de décision facilement disponibles que vous pouvez utiliser pour personnaliser le flux de demande d’actifs prêtés. Pour en savoir plus, consultez Gestion des actifs matériels Personnalisation du flux.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Inventaire > Prêt > Commandes d'actifs prêtés.
2. Ouvrez un enregistrement de commande d’actifs prêtés.
3. Dans la liste connexe Tâches d’actifs prêtés, ouvrez la tâche Préparer.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Préparer un formulaire de tâche

   Champs	Descriptions
   Actif	Actif utilisé pour répondre à la demande d’actif prêté. Lorsque la valeur du champ Emplacement du formulaire Demande d’actif prêté est un emplacement de service de plusieurs entrepôts, le champ Actif affiche la liste des actifs prêtés disponibles dans tous ces entrepôts, en plus des actifs prêtés disponibles dans l’entrepôt de cet emplacement. Pour en savoir plus sur les emplacements de service, reportez-vous à la section Associer un entrepôt à des emplacements de service. Remarque : Il est préférable de choisir l’entrepôt disponible à l’emplacement spécifié pour répondre à la demande d’actifs prêtés. Les entrepôts qui prennent en charge l’emplacement spécifié ne sont pris en compte que lorsqu’il n’y a pas d’entrepôt à cet emplacement.
   État	État de la tâche.
   Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’accomplissement de la tâche de déploiement.

5. Une fois que vous avez physiquement préparé l’actif matériel pour le déploiement, sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de préparation.
   Une fois la tâche de préparation terminée, une tâche de déploiement est créée sous la liste connexe Tâches d’actifs prêtés. Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

   • L’état de l’actif prêté devient En stock.
   • Le champ Réservé pour est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif prêté a été demandé.
   • Le sous-état devient Installation en attente.
6. Ouvrez la tâche de déploiement.
7. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 2. Déployer le formulaire de tâche

   Champs	Descriptions
   État	État de la tâche.
   Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’accomplissement de la tâche de déploiement.

8. Déployez l’actif matériel.
9. Définissez le champ État sur Fermé terminé.
10. Pour fermer la tâche de déploiement, sélectionnez Fermer la tâche.
    Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

    • L’état de l’actif prêté devient En cours d’utilisation.
    • Le champ Entrepôt devient Null.
    • Le champ Affecté à est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel la ressource a été demandée.
    • Si vous avez demandé l’actif prêté pour un fournisseur tiers, le champ Géré par est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif a été demandé.

    Pour un consommable, l’état devient Consommé.

    Deux jours avant la date de retour, les utilisateurs qui ont demandé l’actif recevront une notification par e-mail concernant la récupération. Un jour avant la date de retour, une tâche de récupération est créée dans la liste connexe Tâches d’actifs prêtés.

11. Ouvrez la tâche de récupération.
12. Renseignez les champs du formulaire.

    Tableau 3. Formulaire de tâche de récupération

    Champ	Description
    Entrepôt	Entrepôt où est stocké l’actif retourné. Si vous êtes entré dans un entrepôt différent de celui où vous avez reçu l’actif prêté, un message d’avertissement s’affiche indiquant que les commandes de prêt existantes de l’entrepôt initial peuvent être affectées.
    Retourné le	Date réelle à laquelle l’actif a été retourné.
    État	État de la tâche.
    Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’exécution de la tâche de récupération.
    Actif renvoyé	Option permettant de marquer l’actif comme renvoyé. La tâche de récupération ne peut pas être fermée si l’actif n’est pas restitué.
    Actif fonctionnel	État fonctionnel de l’actif prêté une fois récupéré.

    Si l’actif n’est pas fonctionnel, l’état de l’actif devient En stock et le sous-état devient En attente de réparation.
13. Pour fermer la tâche de récupération, sélectionnez Fermer la tâche.
14. Si un utilisateur renvoie l’actif avant la date de retour, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Récupérer.
    2. Sur le formulaire Récupérer l’actif, mettez à jour les champs.
    3. Fermez la tâche de récupération.
    Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

    • L’état de l’actif prêté devient En stock.
    • Le sous-état devient Disponible.
    • Le champ Entrepôt est automatiquement défini sur la valeur sélectionnée dans le formulaire de tâche de récupération.
    • Si l’actif est affecté à une commande de prêt future, le sous-état bascule sur Réservé et reflète les détails de la commande de prêt.