Rechnungsverarbeitungsfälle

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 1 Minute Lesedauer

    • Normalerweise erstellt Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence automatisch den Rechnungsverarbeitungsfall, indem Daten aus der Rechnung extrahiert werden, die Sie als Anhang per E-Mail erhalten. Der Accounts Payable-Spezialist muss jedoch möglicherweise manuell eine neue Rechnung erstellen oder die Details einer teilweise erstellten Rechnung aktualisieren, wenn beim automatisierten Rechnungserstellungsprozess Probleme auftreten oder er nicht verfügbar ist.

    Wenn eine eingehende E-Mail mit Anhängen wie Rechnungen, Belege, Verträge in Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligenceempfangen wird, wird standardmäßig der Rechnungsverarbeitungs-Flow ausgelöst, und ein Rechnungsfall mit der Kategorie „ Rechnungsautomatisierung “ und der Unterkategorie „ Rechnungsverarbeitung “ wird für Anhänge mit erstellt nur Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence installieren.

    Rechnungsverarbeitung der Gutschrift

    Wenn eine Rechnung in der Anwendung Accounts Payable Operations erfasst wird, erkennt die IntelliSense-Funktion, ob die über verschiedene Kanäle empfangene Rechnung vom Typ „Gutschrift“ ist. Eine Gutschrift ist ein Dokument, das zwischen einem Lieferanten und einem Käufer ausgestellt wird, wenn der an den Lieferanten zu zahlende Betrag reduziert oder verrechnet wird. Gutschriften gelten auch für alle Waren oder Dienstleistungen, die der Käufer einem Verkäufer schuldet. In einigen Fällen, wenn der Käufer den Verkäufer nicht bezahlt hat, kann die Gutschrift als Ausgleich für eine in der Vergangenheit oder Zukunft generierte Rechnung verwendet werden. Damit eine Rechnung als Gutschrift erkannt wird:
    • Die eingehende Rechnung muss mit der ursprünglichen Rechnungsnummer und der Bestellung übereinstimmen
    • Gutschriften, die für die Bestell- oder Rechnungsnummer ausgegeben werden, müssen mit Bestellpositionen und Rechnungspositionen übereinstimmen
    • Rechnung enthält Felder mit negativem Betrag

    Weitere Informationen zu Gutschriften finden Sie unter An Gutschrift arbeiten.

    Lebenszyklus des Rechnungsverarbeitungsfalls

    Die folgende Abbildung zeigt die verschiedenen Status, die der Rechnungsverarbeitungsfall während seines Lebenszyklus durchläuft, von der Erstellung bis zum Abschluss.
    Abbildung : 1. Lebenszyklus des Falls der manuellen Rechnungserfassung
    Lebenszyklus des Rechnungsverarbeitungsfalls
    Tabelle : 1. Status des Rechnungsverarbeitungsfalls
    Status Beschreibung
    Neu Der Fall wird erstellt.
    Zugewiesen Der Fall wird zugewiesen.
    In Bearbeitung Der Fall wird bearbeitet.
    Abgeschlossen Der Fall wird in diesen Status verschoben, nachdem die Rechnungsgenehmigungsanforderung vom Genehmiger genehmigt wurde oder nachdem die Rechnung vom Genehmigungsmodul automatisch genehmigt wurde.
    Unvollständig geschlossen Der Fall wird in diesen Status verschoben, wenn sich die Rechnung im Status Mutmaßliches Duplikat befindet und der Kreditorenbuchhalter die Option Duplikat bestätigen auswählt.
    Storniert Der Fall wird abgebrochen, da er irrtümlich erstellt wurde oder nicht mehr benötigt wird.