Émettre une demande d’assistance d’espace

Soumettez une demande de service du lieu de travail pour obtenir des recommandations d’allocation d’espace à l’aide du Espace de travail du Portail de services. L’assistance Prestation de services sur le lieu de travail d’espace vous fournit les meilleures options de plan d’allocation d’espace en fonction de la quantité d’espace et du département que vous spécifiez. Vous pouvez sélectionner l’allocation la plus appropriée ou aucune. En fonction de votre sélection, le planificateur d’espace déploie le plan à utiliser.

Avant de commencer

Vous devez disposer des éléments suivants :

• Le module d’extension Workplace Central est installé.
• Gestion des tickets de lieu de travail le module d’extension est installé.
• Pour afficher les recommandations d’espace sur la carte, la carte des étages doit être configurée à l’aide de Mappage intérieur des lieux de travail.

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Spécifiez le département et le nombre d’espaces que vous souhaitez affecter à ce département à un étage. Spécifiez l’emplacement dans lequel vous souhaitez afficher la recommandation d’allocation. En fonction des spécifications soumises sur le formulaire, le système vous propose des options contenant les plans d’affectation d’espace les plus appropriés dans ce bâtiment. Si le département sélectionné existe à l’étage que vous avez sélectionné, les espaces sont recommandés à proximité de ce département.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
   Les Espace de travail du Portail de services ouvertures.
2. Ouvrez la catégorie Général.
   1. Sélectionnez Catalogue.
   2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
   3. Dans le catalogue des services du lieu de travail, sélectionnez Général.
      Remarque :

      Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Général.
3. Sélectionnez Demande d’assistant d’espace.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire de demande d’assistant d’espace

   Champ	Description
   Nom de la demande	Nom descriptif de la demande.
   Allouer de l’espace par	Le type d’allocation est défini avec le type d’allocation par défaut défini par votre administrateur. Remarque : Si aucun type d’allocation n’est spécifié, vous ne pouvez pas poursuivre la demande.
   Demandé pour	Option permettant de spécifier l’utilisateur pour lequel vous émettez la demande d’assistance d’espace.
   Sélectionner un département	Département en fonction duquel vous souhaitez allouer des espaces. Cette option s’affiche si le département est défini dans le champ Allouer l’espace par .
   Sélectionner un centre de coûts	Centre de coûts en fonction duquel vous souhaitez allouer des espaces. Cette option n’apparaît que si l’option Centre de coûts est définie dans le champ Allouer l’espace par .
   Motif de la demande	Option permettant de sélectionner le motif de la demande.
   Type d'espace	Option permettant de spécifier le type d’espaces souhaité.
   Correspondance exacte (type d’espace)	Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces qui correspondent exactement au type d’espace sélectionné.
   Type d'affectation	Option permettant de spécifier si vous souhaitez des espaces flexibles ou permanents.
   Quantité/Capacité	Nombre d’espaces que vous souhaitez allouer.
   Région	Région dans laquelle vous souhaitez effectuer l’allocation d’espace.
   Campus	Campus sur lequel vous souhaitez effectuer l’allocation d’espace.
   Site	Site sur lequel vous souhaitez effectuer l’allocation d’espace.
   Bâtiment	Bâtiment dans lequel vous souhaitez effectuer l’allocation de l’espace.
   Correspondance exacte (bâtiment)	Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces qui correspondent exactement au bâtiment sélectionné.
   Date de déplacement vers l'intérieur	Option permettant de spécifier la date à partir de laquelle vous souhaitez implémenter l’allocation d’espace.
   Correspondance exacte (date de déplacement)	Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces libres à la date d’emménagement sélectionnée. Cette option n’est plus disponible à partir de la Workplace Space Management version 1.12.0.
   Date de déplacement vers l'extérieur	Option permettant de spécifier la date jusqu’à laquelle vous souhaitez allouer les espaces.
   Correspondance exacte (date de déplacement)	Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces disponibles jusqu’à la date de déplacement sélectionnée. Cette option n’est plus disponible à partir de la Workplace Space Management version 1.12.0.
   Ajouter des pièces jointes	Option permettant de joindre des fichiers de support si nécessaire.

5. Sélectionnez Soumettre.
   La demande est envoyée. Une fois soumise, la page des détails de la demande s’ouvre.
6. Sur la page Ma demande, sélectionnez Plans d’espace.
   Actualisez la page pour afficher les options de plan d’espace.
   La page affiche les options disposant des allocations d’espace les plus appropriées pour le centre de coûts ou le département sélectionné à l’étage sélectionné, ainsi que le pourcentage de correspondance.
7. Passez en revue les options qui s’affichent.
   Le pourcentage de correspondance est affiché sous chaque option.
8. Facultatif : Affichez les allocations d’espace sur la carte en sélectionnant Afficher les espaces sur la carte.
   Remarque :

   Vous pouvez afficher les allocations d’espace sur la carte uniquement si la carte d’étage est configurée pour l’étage.
9. Sélectionnez une option parmi celles proposées.
   1. Sur la page Ma demande, sélectionnez Tâches/Tâches.
   2. Dans l’option Sélectionner un plan d’espace, sélectionnez Afficher la tâche.
      Une page avec toutes les options affichées dans le plan d’espace s’affiche pour la sélection.
   3. Sélectionnez Sélectionner en regard de l’option avec laquelle vous souhaitez poursuivre.
   4. Facultatif : Si vous ne souhaitez sélectionner aucune option pour quelque raison que ce soit, sélectionnez Aucune des options ci-dessus.
      Remarque :

      Si vous sélectionnez Aucune des options ci-dessus, la demande est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé
   5. Après la sélection, sélectionnez Soumettre.

Résultats

L’option que vous avez sélectionnée est soumise. À tout moment, vous pouvez afficher l’option sélectionnée dans l’onglet Plans d’espace . Une fois la sélection soumise, les actions suivantes sont effectuées en fonction du processus d’approbation configuré par votre organisation :

• Si un processus d’approbation est configuré pour votre profil d’utilisateur, la demande d’espace est envoyée à votre gestionnaire pour approbation. L’état de la demande d’espace devient En attente d’approbation.
  • Si votre gestionnaire approuve, la demande d’espace est envoyée pour déploiement et l’état devient Approuvé.
  • Si votre gestionnaire la refuse, la demande d’espace est rejetée et l’état devient Fermé incomplet.
• Si votre profil d’utilisateur ne nécessite pas d’approbation, la demande d’espace est transférée au planificateur d’espace de votre organisation et l’état devient Approuvé.

Concepts associés

• ../../workplace-case-mgmt/task/raise-an-employee-parking-request.html
• Gérer les quartiers

Tâches associées

• Reconfigurer un espace de bureau
• Soumettre une demande d'aide pour une question relative au lieu de travail
• Émettre une demande de déplacement pour un changement d'espace
• Effectuer une demande de mobilier pour un espace
• Soumettre une demande de maintenance
• Soumettre une demande de restauration
• Soumettre une demande de chauffage et de climatisation
• Soumettre une demande de badge
• Soumettre une demande d’assistance technique
• Soumettre une demande de nettoyage
• Soumettre une demande d’équipement
• Ajouter un campus
• Ajouter un bâtiment à l'aide de Workplace Space Management
• Ajouter un étage à l'aide de Workplace Space Management
• Ajouter une zone à l'aide de Workplace Space Management
• Ajouter une salle à l'aide de Workplace Space Management
• Ajouter un espace à l'aide de Workplace Space Management
• Allouer un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail
• Configurer un espace de travail ou un bureau en tant que flexible ou permanent
• Mettre à jour les détails des mesures d'un emplacement de lieu de travail
• Modifier l'état d'un emplacement du lieu de travail
• Configurer un type BOMA
• Mapper un type d’espace avec un type BOMA
• Créer une règle pour la personne effectuant des recommandations sur l’espace
• Approuver un scénario
• Afficher les scénarios du lieu de travail