Workflow de bon de commande globale

Lors de la validation, lorsqu'un acheteur sélectionne I am not sure (Je ne suis pas sûr) dans l'option de date de livraison, une demande d'achat avec une commande de type global est créée, qui entraîne la création d'un bon de commande globale.

Les autorisations d'achat définissent la liste des utilisateurs, des groupes, des centres de coûts ou des départements autorisés à effectuer des achats au niveau du bon de commande globale sans requérir d'approbation. Les reçus et les factures n'étant pas applicables aux bons de commande globale, ces listes connexes ne s'affichent pas dans la vue du formulaire de bon de commande.

Pour plus de détails sur les différents champs et listes connexes renseignés pour un bon de commande globale, consultez Bon de commande.

Achats standard au niveau d'un bon de commande globale

Une renonciation de bon de commande standard est créée lorsque les conditions suivantes sont satisfaites :

• L'utilisateur qui a demandé l'achat est défini sous l'autorisation d'achat associée du bon de commande globale.

  Le propriétaire d'entreprise qui a demandé le bon de commande globale initial peut toujours créer un appel au niveau du bon de commande globale, même s'il n'est pas explicitement défini dans l'autorisation d'achat.

• La date de création de la ligne d'achat standard se situe dans la plage des dates de début et de fin de la ligne globale.
• Le produit du fournisseur acheté est défini comme un produit de fournisseur sur le bon de commande globale.
• Les fonds doivent être disponibles sur le bon de commande globale. La valeur du champ Montant débloqué sur le bon de commande globale doit être inférieure à la valeur du champ Montant total.

La version du bon de commande standard fait référence au bon de commande globale et s'affiche sous la liste connexe de bons de commande débloqués sur le bon de commande globale.

Sur le bon de commande globale, la somme du montant total de tous les bons de commande débloqués est mise à jour dans le champ Released amount (Montant débloqué) de la section Détails du résumé. Lorsque la valeur du champ Released amount (Montant débloqué) correspond à la valeur du champ Montant total, l'état du bon de commande globale devient Fermé terminé.

Si un montant de renonciation de bon de commande entraîne un dépassement du montant du bon de commande globale, une approbation est déclenchée pour le montant différentiel auprès du propriétaire d'entreprise de la renonciation du bon de commande standard applicable.

Par exemple, un bon de commande temporaire existe avec un contrat d'achat associé avec une validité du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2019. La limite de montant sur le bon de commande globale est de 1 000 $ et le montant actuellement débloqué est de 800 $. La prochaine renonciation de bon de commande standard par rapport au bon de commande globale est de 500 $. Une approbation pour le différentiel de 300 $ est donc requise.

Pour vérifier si une demande doit être considérée comme une renonciation par rapport à un bon de commande globale existant :

• Pour les biens, vérifiez la date de création de la demande d'achat par rapport aux dates de début et de fin de la ligne correspondante sur le bon de commande globale.
• Pour les services, vérifiez les dates de début et de fin de la demande d'achat par rapport aux dates de début et de fin de la ligne correspondante sur le bon de commande globale.