Rechnungsausnahmen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 8 Minuten Lesedauer

    • Rechnungsausnahmen sind Probleme, die während der Rechnungsverarbeitung in einer Rechnung identifiziert werden.

    Das Ausnahmemodul Accounts Payable Operations identifiziert Diskrepanzen auf Rechnungen automatisch und listet sie im Arbeitsbereich Source-to-Pay-Arbeitsbereich als Rechnungsausnahmen auf. Der Kreditorenbuchhalter kann die identifizierten Rechnungsausnahmen analysieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.

    Das Ausnahmemodul Accounts Payable Operations wird für Bestellrechnungen ausgeführt, die sich entweder im Status „Abgleich abgeschlossen“ oder „Ausnahmen gefunden“ befinden.

    Das Ausnahmemodul Accounts Payable Operations wird für Nicht-PO-Rechnungen ausgeführt, die sich im Status Akzeptiert oder Ausnahmen gefunden befinden.

    Das Ausnahmemodul Accounts Payable Operations identifiziert Rechnungsausnahmen der folgenden Typen.
    Tabelle : 1. Rechnungsausnahmetyp
    Rechnungsausnahme Beschreibung Führen Sie diese Schritte aus, um die Rechnungsausnahme zu beheben Gilt für
    Ungültiger oder gesperrter Lieferant Diese Ausnahme tritt in einem der folgenden Szenarien auf:
    • Die Lieferanteninformationen fehlen auf der Rechnung.
    • Die Lieferanteninformationen auf der Rechnung stimmen nicht mit den Informationen in der Bestellung überein, wenn die Rechnung den Typ „Bestellung“ hat.
    • Die Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) enthält keinen Datensatz mit einer Kombination aus den Feldern „Invoice.supplier“ und „Invoice.legal_entity“.
    • In der Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) ist für den Lieferanten eines der folgenden Attribute auf „true“ festgelegt:
      • Zahlung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungszahlung für den Lieferanten zurückgehalten wird
      • Buchung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungsbuchung für den Lieferanten zurückgehalten wird

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Header-Ebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung fehlen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
      2. Geben Sie einen gültigen Lieferanten und eine gültige juristische Person ein.
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung nicht mit denen in der Bestellung übereinstimmen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
      2. Aktualisieren Sie die Lieferanteninformationen auf der Rechnung, sodass sie mit denen in der Bestellung übereinstimmen.
    • Wenn die Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) keinen Datensatz mit einer Kombination aus „Invoice.supplier“ und „Invoice.legal_entity“ enthält, gehen Sie wie folgt vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle „Manager für Lieferantenaktivierung“ (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Fügen Sie einen Datensatz mit der Kombination aus den Feldern „Invoice.Supplier“ und „Invoice.LegalEntity“ in der Tabelle „Zuordnung der juristischen Person für den Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) hinzu.
    • Wenn die Attribute „Zahlung zurückhalten“ und „Buchung zurückhalten“ des Lieferanten in der Tabelle „Zuordnung für juristische Person des Lieferanten“ auf „true“ festgelegt sind, gehen Sie wie folgt vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle „Manager für Lieferantenaktivierung“ (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, um die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen aufzuheben und die Zahlung und Buchung der Rechnungen zu ermöglichen.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Unzureichende Mittel (Mengenabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Gesamtmenge der zuvor in Rechnung gestellten Rechnungen und der aktuellen Rechnung, die in Bearbeitung ist, die Menge der jeweiligen Bestellposition überschreitet.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme wegen unzureichender Deckung.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme wegen unzureichender Deckung. PO-Rechnung
    Unzureichende Mittel (Positionsbetragsabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn Bestellpositionen nicht mehr über ausreichende Mittel verfügen, um die aktuelle Rechnung zu verarbeiten, die sich in Bearbeitung befindet.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme wegen unzureichender Deckung. PO-Rechnung
    Unzureichender Warenempfang Diese Ausnahme tritt auf, wenn eine oder mehrere Positionen einer Rechnung nicht über ausreichende Belege für die Verarbeitung der Rechnung verfügen.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.
    Ausnahme bei unzureichendem Wareneingang beheben, wenn PSM installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement Operations (PSM) installiert ist und für die Bestellposition keine Belegaufgabe vorhanden ist, erstellt Rechnungsbearbeitung für Kreditorenbuchhaltung eine Belegaufgabe und zeigt die Aufgabe auf der Registerkarte Zugehörige Aufgaben des Ausnahmeformulars an. Weitere Informationen finden Sie unter Formular für Rechnungsausnahmen.

    Die Belegaufgabe wird dem Benutzer zugewiesen, der im Feld Empfänger der Bestellposition angegeben ist. Der Empfänger muss über die Rolle sn_shop.acknowledgement_task_owner verfügen, um die Belegaufgabe von Mitarbeiter-Centerabzuschließen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigen Sie den Empfang Ihrer Bestellung von Mitarbeiter-Center.

    Ausnahme bei unzureichendem Wareneingang beheben, wenn PSM nicht installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement Operations nicht installiert ist, muss der Kreditorenspezialist manuell eine Ausnahmeaufgabe erstellen, die dem Geschäftsinhaber zugewiesen wird. Der Geschäftsinhaber muss diese Aufgabe in Mitarbeiter-Centerals abgeschlossen markieren. Weitere Informationen finden Sie unter Markieren Sie eine Ausnahmeaufgabe ab als abgeschlossen Mitarbeiter-Center.
    		 PO-Rechnung
    Gültige Codierung erforderlich Diese Ausnahme tritt auf, wenn in einer oder mehreren Positionen einer Rechnung die folgenden Informationen fehlen:
    • Hauptkonto
    • Steuercode
    • Kostenstelle

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Um diese Rechnungspositionsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Füllen Sie die Informationen für das Hauptbuchkonto, den Steuercode und die Kostenstelle für alle Rechnungspositionen aus.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Erforderliche Informationen fehlen Diese Ausnahme tritt auf, wenn mindestens eines der folgenden Felder auf der Rechnung fehlt:
    • Zahlungsbedingungen
    • Rechnungstyp
    • Lieferant
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsdatum
    • Juristische Person

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Header-Ebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Füllen Sie die folgenden Felder auf der Rechnung aus:
      • Zahlungsbedingungen
      • Rechnungstyp
      • Lieferant
      • Rechnungsbetrag
      • Rechnungsdatum
      • Juristische Person
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Geschäftsinhaber fehlt oder ist ungültig Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Geschäftsinhaber der Rechnung fehlt oder inaktiv ist oder sich von dem in der Bestellung angegebenen Geschäftsinhaber unterscheidet (wenn die Rechnung den Typ „Bestellung“ hat).

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Header-Ebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Aktualisieren Sie das Feld „Gültiger Geschäftsinhaber“ in der Rechnungsposition.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Abweichung des Steuerbetrags nach oben Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Lieferantensteuerbetrag größer als der Systemsteuerbetrag ist. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Lieferantensteuer und der Systemsteuer für alle Rechnungspositionen vor.
    3. Sie können entweder die Systemsteuer oder die Lieferantensteuer akzeptieren.
    		 PO-Rechnung, Nicht-PO-Rechnung und Gutschrift
    Abweichung des Steuerbetrags nach unten Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Lieferantensteuerbetrag kleiner als der Systemsteuerbetrag ist. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Lieferantensteuer und der Systemsteuer für alle Rechnungspositionen vor.
    3. Sie können entweder die Systemsteuer oder die Lieferantensteuer akzeptieren.
    		 PO-Rechnung, Nicht-PO-Rechnung und Gutschrift
    Rechnung ist nicht ausgeglichen Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Summe der Zwischensummen der Rechnungspositionen mit dem Zwischensummenbetrag im Header übereinstimmen muss. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Zwischensumme vor, damit die Summe der Zwischensummen von Rechnungspositionen mit dem Rechnungskopfbetrag übereinstimmt.
    		 PO-Rechnung, Nicht-PO-Rechnung und Gutschrift
    Unzureichende Mittel (Header-Betragsabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Bestellung nicht mehr über einen ausreichenden Saldo verfügt, um die Rechnung zu verarbeiten. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Rechnungsbetrag vor, sodass die Summe der Beträge aller Rechnungen im Zusammenhang mit dem Bestellbetrag (in Bearbeitung oder bezahlt) kleiner als der Gesamtbetrag der Bestellung sein muss.
    		 PO-Rechnung
    Abweichung beim Stückpreis der Position Diese Ausnahme tritt aufgrund der Differenz im Stückpreis von Rechnungsposition und Bestellung auf. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Stückpreis der Rechnungsposition vor, sodass er dem Stückpreis der Bestellposition entspricht.
    		 Bestellrechnung, Gutschrift
    Unvollständige Gutschrift Diese Ausnahme tritt auf, wenn auf einer Gutschriftrechnung eines der folgenden Elemente fehlt:
    • Nummer der Originalrechnung
    • Originalrechnung
    • Bestellung
    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen auf der Rechnung vor, indem Sie die Felder Nummer der Originalrechnung, Originalrechnungund Bestellung ausfüllen.
    		 Gutschrift
    Unzureichender Abrechnungsbetrag in der Bestellung Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Bestellung nicht über eine ausreichende Abrechnungsmenge oder einen ausreichenden Abrechnungsbetrag verfügt, um die Gutschriftrechnung zu verarbeiten. Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle Spezialist für Kreditorenbuchhaltung (sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist) an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Rechnungspositionsbetrag vor, sodass der Positionsbetrag die Summe des Bestellpositionsbetrags und anderer Gutschriften (genehmigt oder ausstehende Genehmigung) im Zusammenhang mit der Bestellposition nicht überschreitet.
    		 Gutschrift

    Standardmäßig ist die Ausnahme-Engine so konfiguriert, dass sie alle 5 Minuten über den Ausnahmeüberwachungsauftragausgeführt wird. Dies ist eine geplante Aufgabe, die im Status standardmäßig inaktiv ist. Informationen zum Aktivieren der geplanten Aufgabe finden Sie unter Aktivieren Sie den Planer für die Ausnahmeüberwachung.

    Sie können die Ausnahme-Engine jedoch auch manuell ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Prüft auf Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.

    Wenn Sie das Ausnahmemodul manuell für eine einzelne Rechnung ausführen, sucht es nur für diese Rechnung nach Ausnahmen, während das automatisierte Ausnahmemodul alle Rechnungen, die für die Ausnahmeprüfung gültig sind, auf Ausnahmen prüft.

    Sie können eine Ausnahme in Situationen umgehen, in der diese Ausnahme nicht für eine Rechnung gilt. Weitere Informationen finden Sie unter Umgehen Sie eine Rechnungsausnahme.

    Die Ausnahme-Engine Accounts Payable Operations sucht Ausnahmen und listet sie auf der Listenseite von Source-to-Pay-Arbeitsbereichauf. Zeigen Sie die Liste der Ausnahmen an, indem Sie zu navigieren Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereich.

    Wählen Sie im Arbeitsbereich das Listensymbol ( Listensymbol), und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Navigieren zu Listen > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsausnahmen.
    • Navigieren zu Listen > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsausnahmen.

    Der Kreditorenspezialist kann die Rechnungsausnahmen analysieren, Ausnahmeaufgaben erstellen und diese Aufgaben den relevanten Personen zuweisen, um die Ausnahmen zu beheben und den Fall zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten Sie an einer Rechnungsausnahme.