Integration von Sourcing and Procurement Operations mit Celonis
Identifizieren Sie Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen Ihrer Kunden, verstehen Sie deren Geschäftsauswirkung, und gewinnen Sie Einblicke in die Ursachen, indem Sie Sourcing and Procurement Operations mit Celonis integrieren.
- Inkonsistente Zahlungsbedingungen: Die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen lauten im Primärdatensatz des Lieferanten „Netto 45“, die Rechnungen weisen demgegenüber eine frühere Zahlungsbedingung wie „Netto 15“ oder „Netto 30“ auf. Solche uneinheitlichen Zahlungsbedingungen können, wenn sie nicht erkannt werden, zu einer ineffizienten Nutzung des Betriebskapitals führen, und die Außenstände von Kunden können sich verringern.
- Doppelte Lieferanten: Wenn ein Lieferant fälschlicherweise zweimal erstellt wurde, z. B. „California Academy of Sciences“ und „The California Academy of Sciences“. Solche doppelten Datensätze können Endbenutzer verwirren, wenn einige Rechnungen für den ersten Lieferanten und andere für den zweiten erstellt werden. Das macht den Abgleich von Lieferantenkonten schwierig und anfällig für Betrug, da für beide Lieferanten dieselbe Rechnung verbucht werden kann.
- Doppelte Rechnungen: Wenn dieselbe Lieferantenrechnung zweimal verbucht wird. Das kann daran liegen, dass sie einmal basierend auf der per E-Mail gesendeten Rechnung eingegeben und später von einem anderen Kreditorenbuchhalter erneut eingegeben wurde, als von der Postabteilung die physische Kopie der Rechnung empfangen wurde. Solche Rechnungen können, wenn sie nicht identifiziert werden, zu einer Überbuchung einer Rechnung und einer doppelten Zahlung an den Lieferanten führen.
- Rechnungen mit Risiko eines Zahlungsverzugs: Wenn einige Rechnungen zurückgestellt werden, da der in Rechnung gestellte Betrag geringfügig über der festgelegten Toleranz liegt, z. B. 0,5 % über der Toleranz. In solchen Fällen muss die Rechnung freigegeben werden, damit die Zahlung rechtzeitig erfolgen kann.
- Fehlendes Bankkonto des Lieferanten: Wenn für den Lieferanten die elektronische Zahlungsmethode eingerichtet ist, das Bankkonto jedoch fehlt. Zahlungen für solche Lieferanten werden während des Zahlungsstapellaufs identifiziert, der um das Fälligkeitsdatum herum erfolgt. Das verzögert schließlich die Zahlung an den Lieferanten und wirkt sich negativ auf die Beziehung zu dem Lieferanten. Idealerweise müssen solche Probleme vorab erkannt werden, damit die fehlenden Informationen rechtzeitig vor dem Fälligkeitsdatum vom Lieferanten eingeholt werden können.
Diese Einblicke sind wertvoll und wirken sich direkt auf das Geschäft aus, indem sie eine ineffiziente Nutzung von Finanzmitteln, übermäßige Ausgaben und negative Auswirkungen auf die Lieferantenbeziehung verhindern. Mit dieser Integration können die von Celonis bereitgestellten Einblicke problemlos vom intuitiven Low-Code-Workflow der Now Platform genutzt werden, um Playbook-Experiences zu erstellen, die Anwender durch die Prozesse zur Lösung dieser Probleme führen.
Workflow und Playbook Experience für Celonis-Integration
Workflows für die verschiedenen Einblicke von Celonis werden mit Hilfe der Komponente Playbooks erstellt, die von der Now Platform bereitgestellt wird. Weitere Informationen zu dieser Komponente finden Sie unter Prozessautomatisierungs-Designer.
Im Folgenden ist ein Beispiel für einen von Celonis bereitgestellten Einblick in inkonsistente Zahlungsbedingungen und ein End-to-End-System dargestellt, das die Arbeit für Benutzer automatisieren soll.
- Erfassen Sie die Daten aus der Celonis-API, erstellen Sie einen Beschaffungsfall, und weisen Sie ihn einem Benutzer oder einer Gruppe zu. Diese Fälle werden auf der Source-to-Pay-Arbeitsbereich-Zielseite des zugewiesenen Benutzers angezeigt.
- Kunden können verschiedene Optionen konfigurieren, z. B. das Aktualisieren des ERP-Systems direkt aus dem Fall-Playbook oder die manuelle Anmeldung beim ERP-System, um die Daten zu aktualisieren.
- Kunden können die Abschlussschritte konfigurieren, z. B. das Senden einer E-Mail an den Lieferanten mit der Information, dass die Zahlungsbedingungen auf die ursprünglich im Primärdatensatz aufgezeichnete Frist aktualisiert wurden. Kunden können auch eine Kopie dieser E-Mail mit den Fallabschlussinformationen an ihren Manager senden.
- Schritte zum Lösen des Falls.
- Anzeige der relevanten Informationen im Playbook, damit Benutzer die richtigen Entscheidungen treffen können.
- Möglichkeit, Suchen durchzuführen, damit Fallbesitzer nach Wissensartikeln zu ähnlichen Fällen suchen und erfahren können, wie sie gelöst wurden.
- Eingebettete Aufgaben im Playbook wie die direkte Aktualisierung des ERP-Systems, wodurch sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Arbeiten im Playbook selbst ausgeführt werden können, ohne sich bei einem anderen ERP-System anmelden zu müssen.
Celonis-Auslöser für Sourcing and Procurement Operations
{
"Supplier": "PolyTec",
"Supplier City": "Munich",
"Supplier Country": "DE",
"Purchase Order": "PO10008760",
"Invoice Number": 9350035113,
"Payment Block Reason": "Payment Term Mismatch",
"Due Date": "5/15/21",
"Priority Vendor": "Yes",
"Invoice Amount": 160725.03,
"Payment Term (Invoice)": "NET 30",
"Payment Term (Master Data)": "NET 60"
}
Die eingehende Nutzlast von Celonis wird in einer benutzerdefinierten Bereitstellungstabelle gespeichert, von der aus sie über eine Geschäftsregel oder einen Flow Designer verarbeitet wird, um einen Fall und entsprechende Fallpositionen zu erstellen. Sie können vorhandene Falltypen nutzen oder einen neuen Falltyp erstellen, den Sie dann Benutzern oder Gruppen zuweisen können. Erstellen Sie einen neuen Falltyp, indem Sie der Spalte „Falltyp“ eine neue Auswahlmöglichkeit hinzufügen. Ein entsprechendes Playbook kann für diesen Falltyp ausgelöst werden, um wie oben erläutert die Fallerfüllung zu unterstützen.