Composer des e-mails avec du contenu prédéfini à partir de l' Espace de travail de Source-to-Pay
Insérez du contenu prédéfini dans le corps du message des e-mails que vous envoyez à partir du client de messagerie dans le Espace de travail de Source-to-Pay.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour composer et envoyer des e-mails directement à partir d’un ticket ou d’une tâche du fournisseur. Pour ouvrir Email Client, sélectionnez Composer un e-mail à partir de l’icône Actions supplémentaires (
) à partir d’un ticket ou d’une tâche du fournisseur. Un brouillon d’e-mail s’affiche avec les données pré-remplies dans les champs Cc et Objet . Le champ Cc est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail du contact qui a ouvert le ticket. Le champ Objet est automatiquement renseigné avec le numéro de ticket et la description du problème.
Utilisation des messages rapides
Dans Email Client, vous pouvez sélectionner un message rapide pour remplir le corps de l’e-mail avec le contenu spécifié dans le message rapide. Après avoir défini un ou plusieurs messages rapides, le volet contextuel Messages rapides apparaît dans le client de messagerie afin que vous puissiez rédiger un e-mail contenant un message rapide de votre choix.
- Ticket du fournisseur : réponse de fermeture standard, progression du ticket, informations sur le contact principal, Base de connaissances informations sur l’article et informations supplémentaires.
- Tâche du fournisseur : réponse de fermeture standard, progression du ticket, informations sur le contact principal, Base de connaissances informations sur l’article et informations supplémentaires.
Pour plus d’informations sur la création d’un message rapide, voir Définir un message rapide.
Utiliser les modèles de réponse
Résolvez les tickets plus rapidement et plus efficacement avec des modèles de réponse. Les modèles de réponses sont des messages réutilisables qui peuvent être copiés dans des brouillons d’e-mails pour fournir des messages rapides et cohérents aux utilisateurs.
Ouvrez le modèle de réponse que vous souhaitez utiliser pour votre e-mail et sélectionnez Copier dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant coller le contenu de ce modèle à l’emplacement du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le modèle de réponse. Pour remplacer le contenu existant par un contenu de modèle de réponse, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un modèle de réponse.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles de réponse, consultez Créer ou modifier un modèle de réponse.
Affichage des brouillons d’e-mails
Une fois que vous avez enregistré les e-mails en tant que brouillons, vous pouvez afficher les brouillons d’e-mails en sélectionnant l’onglet E-mails de brouillon sur le ticket ou la tâche du fournisseur. Vous pouvez également afficher les brouillons d’e-mails en sélectionnant l’icône de liste (
) et en sélectionnant les sous-modules E-mails de brouillon de ticket ou E-mails de brouillon de tâche sous le module E-mails de brouillon .
Message envoyé par e-mail dans le journal d’activité
Une fois que votre e-mail est composé, envoyé et reçu par le destinataire prévu, vous pouvez voir le message électronique dans la section Activité du ticket ou de la tâche du fournisseur. Vous pouvez continuer à travailler avec cet e-mail à partir du journal d’activité.
Configuration du compositeur d’e-mail
Pour afficher l’option Composer un e-mail dans le menu Actions supplémentaires et pour afficher votre message par e-mail dans le journal d’activité d’un ticket ou d’une tâche du fournisseur dans Espace de travail de Source-to-Pay, assurez-vous d’ajouter le rôle requis pour accéder à cette fonctionnalité dans la page Propriétés de l’interface utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Configurer l’accès à la fonctionnalité de composition d’e-mail.