Retourner votre actif matériel loué

Retournez votre actif matériel avant l’expiration du contrat et évitez de payer une pénalité.

Avant de commencer

Rôle requis : asset, itil, contract_manager, inventory_admin ou ham_admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Une fois que vous avez choisi de retourner votre actif loué, diverses tâches d’actif de contrat sont créées pour prendre en charge le processus de retour des actifs loués. Fermez chaque tâche pour passer à la suivante et terminer le processus.

Procédure

1. Ouvrez un enregistrement de bail.

   Interface utilisateur	Action
   Interface utilisateur principale	Accédez à la Tous > Contrat > Contrats > Baux. Sélectionnez un enregistrement de bail.
   Espace de travail des actifs matériels	Accédez à la Tous > Espace de travail des actifs matériels > Contract Management. Sélectionnez la liste connexe Baux et sélectionnez un enregistrement de bail.

2. Sélectionnez la liste connexe Actifs loués.
3. Sélectionnez un actif.
4. Sous l’onglet Tâches d’actif de contrat , sélectionnez la tâche de planification.
5. Dans le formulaire Tâche d’actif de contrat, sélectionnez Retour dans la liste Action de bail.
6. Changez l’état sur Fermé terminé.
   Pour effectuer une action de location, vous pouvez suivre l’une des méthodes mentionnées dans .Gérer vos contrats arrivant à échéance pour les actifs matériels loués
   Une tâche de collecte est générée sous la liste connexe Tâches d’actifs de contrat .
7. Sélectionnez la tâche de collecte.
8. Si vous avez collecté l’actif avec succès, procédez comme suit :
   1. Sélectionnez l’onglet Collecte des actifs .
   2. Définissez le champ Actif collecté sur Oui.
   3. Dans le champ Entrepôt , saisissez l’entrepôt où l’actif est stocké.
   Sur le formulaire Matériel de l’actif loué, l’actif passe à l’état En stock et au sous-état Transfert en attente.
9. Si vous n’avez pas collecté l’actif auprès de votre utilisateur, procédez comme suit :
   1. Mettez à jour le champ Actif collecté sur Non.
      Le champ Changement d’action s’affiche sous l’onglet Collecte d’actifs .
   2. Si vous n’êtes pas en mesure de récupérer l’actif loué auprès de votre utilisateur et que vous souhaitez le racheter, sélectionnez Racheter dans la liste Changement d’action.
      D’autres tâches liées au rachat sont créées pour prendre en charge le processus de rachat. Consultez Racheter votre actif matériel loué.
   3. Si vous n’êtes pas en mesure de récupérer l’actif loué auprès de votre utilisateur et si vous souhaitez prolonger le contrat de bail, sélectionnez Étendre dans la liste Changement d’action.
      D’autres tâches liées à l’extension sont créées pour prendre en charge le processus de prolongation de bail. Consultez Prolongez votre contrat de bail.
   4. Si vous n’êtes pas en mesure de récupérer l’actif loué auprès de votre utilisateur et que celui-ci accepte que vous retourniez un autre actif similaire, procédez comme suit :

      1. Sélectionnez Retour similaire dans la liste Changement d’action.

         Sur l’actif d’origine, le champ d’échange similaire est renseigné et l’actif passe à l’état Manquant.

      2. Dans le champ Actif retourné similaire , sélectionnez l’actif que vous souhaitez restituer au bailleur.
      3. Dans le champ Entrepôt , sélectionnez l’entrepôt qui contient l’actif similaire que vous souhaitez renvoyer.

      D’autres tâches liées au retour sont créées pour l’actif similaire afin de prendre en charge le processus de retour.

      Dans le formulaire Matériel, les changements suivants se produisent :

      • L’actif passe à l’état Manquant.
      • L’actif similaire passe à l’état En stock et au sous-état Transfert en attente.
10. Sur le formulaire de tâche de collecte, fermez la tâche.
    Lors de la confirmation de retour, s’il y a un besoin de règlement, vous pouvez mettre à jour le champ Règlement sur Oui et mettre à jour le champ Montant du règlement avec le coût du règlement. Dans ce cas, une tâche de règlement de retour et un bon de commande sont alors générés. Une fois que le bon de commande est passé à l’état Reçu, la tâche de règlement est fermée automatiquement.
    Une fois la tâche de collecte fermée, une tâche de préparation est créée pour supprimer les allocations d’appareil de l’actif.
11. Sous la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche de préparation.
12. Sur le formulaire, modifiez le champ État sur Fermé terminé.
    Une fois la tâche de préparation fermée, une tâche d’expédition est créée pour mettre à jour les détails de l’expédition.
13. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche Expédition.
14. Mettez à jour les champs Transporteur, Date d’expédition et Numéro de suivi .
15. Fermez la tâche d’expédition.
    Une tâche de confirmation de retour est créée. Sur le formulaire Matériel, l’actif loué passe à l’état En transit et au sous-état Aucun.
16. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche de confirmation de retour et procédez comme suit :
    1. Définissez le champ État sur Fermé terminé.
    2. Définissez le champ Confirmation de retour sur Oui.

Résultats

La tâche de confirmation de retour est automatiquement affectée à l’administrateur du contrat. Si nécessaire, vous pouvez l’affecter à n’importe quel autre utilisateur.

Sur le formulaire Matériel de l’actif loué, l’actif est déplacé vers l’état Mis hors service et vers le sous-état Retour de bail.