flow designerのワークフローの差し戻しについて

[tec_yuki]

コミュニティの皆様

flow designerでは承認要求で差し戻しができないという記事を見ましたが、

EmployeeCenterから申請時に入力不備があった場合

再度、新規で申請してもらうしか方法は無いのでしょうか？

差し戻しのようなフローを作成する方法はありますでしょうか？

[iwai]

@tec_yuki さん、その差し戻しがITSMのServiceCatalogのRequest Itemの場合、
前提として、技術的に可能と、ライセンスに適合していることは別と考えてください。差し戻しはライセンス的に良い場合と悪い場合があるようです。とくにカスタマイズで差し戻しと同等の機能を実装するときには、ServiceNowに具体的な処理方法を説明してライセンスに適合するか協議してください。

そのうえで、簡易的な方法では、再申請で妥協して、再申請の時に、前回却下された申請を選択させて、自動的に値を引き継いで作成するのはどうでしょうか。
これなら再入力も簡単ですし、前回の値を引き継ぐので、前回のステージを読み取り、前回申請の途中のステージまで進ませることもできます。
申請同士が紐づいているので、管理者も関係性を把握できます。誰も手間なく差し戻して申請を続けている状態になっていると思います。

この方法ではなく、差し戻しを実現するための障害は、
承認画面に差し戻しのアクションが標準にはない。これをカスタイマイズすることもライセンスと要検討。
差し戻しがあっても、申請者が修正する画面がない。これをカスタイマイズすることもライセンスと要検討。
申請者であるRequesterや承認者であるBusinessStakeholdersのライセンスの許容範囲で実現することが必須要件になります。

手動でも良ければ、承認を差し戻したい場合、承認者はコメントを使って、申請者と担当者に修正依頼をして、
申請者が担当者に修正内容をコメントで伝えて担当者が内容を修正した後、承認者に伝えて承認してもらう手順もアイデアのひとつかと思います。

単純にフローの設計だけのことで言えば、フローを二つ分離してしまえば実現できます。メインフローは上から下に遷移するだけでレコードの状態変化で次のステップに進む。承認フローはそのメインフローから間接的に呼び出します。非同期の状態で進めます。承認フローは差し戻しが必要なら、自己増殖させて、何度でも再修正と、再承認をすることが出来ます。メインフローのひとつまえ、ふたつ前など、指定のステップに戻りたい場合も、メインフローから分離させることで実現できます。要するにメインフローでは上から下にしか行かないので、戻る可能性がある場合のステップは管理しないで別の非同期のフローで処理することです。

この差し戻しが、ITSMではなくHRSDのHR Caseであれば状況は全然違います。そのほかのチケットの場合も対応策は変わってきます。

[tec_yuki]

@iwai 

詳しくご説明していただきありがとうございます。

>この差し戻しが、ITSMではなくHRSDのHR Caseであれば状況は全然違います。

こちらの件ですが、今回はHRSDでの差し戻しを検討しているのですが、

HRSDのHR Caseであれば、どこがどのように変わってくるのでしょうか？

[iwai]

@tec_yuki さん、HR Caseでは、承認が却下された後に承認依頼を再送信ができるので、何度でも差し戻しが出来ます。以下のリンクを参照してみてください。この方法はFlow Designerでの差し戻し処理ではないです。HR CaseはFlowだけでなく承認やタスクなどを含めた手続きを組むことが出来ます。この手続きのひとつとして差し戻しによる再申請を柔軟に行えるようになっています。
承認のための HR ケース再送信 (servicenow.com)

Requested ItemのFlowのようにひとつのFlowですべて処理するのではなく、様々な組み合わせができます。HRSDはITSMとはライセンスモデルも違うのでRequester、BusinessStakeholders、Fulfillerのような分け方もないです。

[tec_yuki]

@iwai 

解説ありがとうございます。

初心者でまだ理解できていないことが多いのですが、

記載していただいたリンクを見ると、管理画面からの再送信を行っているように思えました。

一般従業員はEmployeeCenterから申請を行って、再申請を行う場合は

管理画面から再申請を行うということでしょうか？

一般従業員の手続きは全てEmployeeCenter内で解決できるようにしたいと考えているのですが、

再申請も含めて、そのような方法はありますでしょうか？

そもそもEmployeeCenter内で全て解決できるようにすることが間違っていますでしょうか？