ServiceNowプラットフォームが実現するテレワーク環境下での入社体験レポート

[Ryuichi Furuya]

こんにちは。2020年４月20日に新入社員としてServiceNow Japanに入社したプロダクトマーケティング部の古谷です。折しも新型コロナウイルスによる脅威が世界を席巻し、日本でも緊急事態宣言の対象区域が全都道府県に拡大されたタイミングでの入社となりました。

そのような個人的にも初めての経験となるテレワークでの環境下での入社体験を、この場を借りてお伝えしてみたいと思います。

入社前
3月中旬、新型コロナウイルスの影響が徐々に広がりを見せ、感染拡大防止に向けて働き方にも待ったなしの変化が求められる中、無事入社できることになった安堵と緊急事態宣言下で入社することになる漠然とした不安が入り交じる私のもとに、ServiceNowのHR部門からプライベートのメールアドレスに一通のメールが届きました。件名は 「Congratulations and Welcome from ServiceNow!」 となっていて、本文には入社祝いのメッセージとともに、ボタンのリンクがついており、どうやら新入社員専用ポータルページがあるようです。説明によれば、入社に必要な事務手続きなどの重要なTo-Doがすべてこのポータルを通じてアサインされ、進捗管理ができるとのこと。


一緒に送られてきたログイン情報を使って早速ログインしてみると、冒頭のバナーに、新型コロナウイルス感染拡大防止の取り組みについて詳しい説明とリンクがあり、入社に関する一連のプロセスがオンラインでできることが分かります。まずは一安心です。

新入社員専用ポータルでは、入社日までのカウントダウンとともに、入社までに対応が必要な事務手続きや事前に習得しておくべきルールやガイドラインが以下のような形で対応期限とともに一覧できるので、うっかり忘れてしまうことがありません。

以下は、入社に先立って私が実際にこの新入社員専用ポータルを通じて行った手続きの一例です。

・ 通勤経路の申請
・ 社会保険の手続き
・ 利用するパソコンの選択

To-Doリストから割り当てられたタスクを開くと、必要な手続きの詳しい内容を見ることができますが、例えば「利用するパソコンを選択する」タスクでは、ここで画面サイズやOSの異なる4種類のラップトップPCが選べるようになっています。それぞれのスペックを確認した上で希望するパソコンの画像をクリックして選択し、申請ボタンをクリックするだけです。これだけの操作で、該当のタスクは「完了」ステータスとなり、To-Doリストから消えました。あとは、パソコンが届くのを待つだけです。

上記以外も、原本が必要となる公的な書類の郵送などを除けば、ほとんどの手続きがポータルサイトを通じて行えました。同様に、就業規則や遵守すべき各種ポリシー、ガイドラインなどもここで習得することができます。

これまでの就業経験では、こういった事務手続きの大半は入社してからの数日間、貴重な業務時間を費やして行っていたものでした。今回はそのほとんどを入社前に済ませることができたので、入社後の早い段階から本来の業務に取り組むことができそうです。

入社2日前、ポータルサイトで選んだパソコンが届きました。ケーブルやウォーターボトルと一緒に、ServiceNowのロゴが入ったバックパックに入っています。

パソコンにログインするためのIDやパスワードは、入社当日の朝にメールで届けられるようです。
電源が正しく入ることを確認し、入社当日を待ちます。

入社当日
いよいよ入社当日です。メールで届けられたID・パスワードを使ってパソコンにログイン後、セットアップ済みのカレンダーからリモート会議のセッションを開いて、招待されたオリエンテーションに参加します。同日入社のメンバーとも挨拶を済ませ、オリエンテーションが始まります。映像や音声の通信品質も良好でなかなか快適です。

入社初日のアジェンダはこのような流れになっています。

Agenda shown in Asia/Tokyo Time
 09:00 - Greeting
 09:15 - IT Set-Up
 10:45 - Office & Facilities Introduction
 11:50 - Lunch Break
 13:00 - HR Introduction
 14:00 - (Virtual) Office Tour

このあといよいよ所属する部署のメンバーと対面です。

実際にオフィスで会って自己紹介するのと同じ・・・というわけにはいきませんが、初対面のメンバーがほとんどながらも画面越しに表情や反応を確認しながら挨拶することができたことで、場の雰囲気に少し馴れることができました。

このあともリモートでのオリエンテーションや会議は続き、最初の一週間は目まぐるしく過ぎました。

入社後　〜良かったこと・課題に感じたこと〜
人生初のテレワーク環境下での入社を体験して、良かったことと課題に感じたことをそれぞれお伝えしたいと思います。

〜良かったこと〜
・ ServiceNowのクラウドプラットフォームによってすべてが統合されているため、インターネットを通じて必要なITリソースにアクセスできる。オフィスにいるのと変わらないと思われる。
・ コミュニケーションツールが充実していて、いつでも必要なメンバーとコンタクトができる。

〜課題に感じたこと〜
・ 職場の雰囲気が掴みづらい。会議等での業務に必要なコミュニケーションが中心となるため、対面時よりも打ち解けるのに時間がかかる可能性がある。
・ 自宅における作業環境の構築に限界がある。オフィスのデスクやチェアに比べると自宅にあるものは長時間の作業を想定していないため体が痛くなる、会議中の生活音が気になる、など。

終わりに
とりわけ日本では、これまでほとんど想定されてこなかったと思われるリモート入社ですが、実際にやってみると思いのほか大きな問題もなくスムーズに行えました。業務の種類やクラウド利用の度合いによってその難易度が大きく異なることは言を俟たないですが、いっぽうで、海外など遠隔地の人材採用や、身体的なハンディキャップなどからオフィスでの勤務が難しい人材の採用なども、環境の準備さえあれば決して不可能なことではないと言えそうです。

新型コロナウイルス禍の一日も早い終息を願ってやみませんが、同時に今回の出来事が、既成概念に縛られずよりフレキシブルで効率的かつ、ServiceNowがミッションとする「人」が中心となった仕事のあり方に変える契機の一つになればと思います。