Demande d'approvisionnement
Une demande d’approvisionnement est créée lorsqu’un élément nécessaire pour un acheteur, un employé ou un demandeur doit être approvisionné. Cet enregistrement est créé lorsqu’aucun prix contractuel actif n’existe pour le produit que l’acheteur a l’intention d’acheter. Cela inclut les éléments du catalogue de produits et hors catalogue.
Une ligne d’achat est créée, qui est ensuite regroupée dans une demande d’approvisionnement. Les demandes d'approvisionnement sont regroupées par modèles de produit.
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| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro | Identificateur unique généré par le système pour la demande d'approvisionnement. |
| Affecté à | Utilisateur responsable de l’achat. Déterminé à l'aide des règles d'affectation d'achat. Pour plus de détails, voir Créer une règle d'affectation d'achat'. |
| Propriétaire de l'entreprise | Utilisateur propriétaire de la demande d’approvisionnement. |
| Soumis par | Utilisateur qui a effectué et soumis l’achat. |
| Statut | État de la demande d'approvisionnement. Remarque : Il s'agit d'un champ en lecture seule. |
| Achat | Achat connexe, le cas échéant. |
| Événement de négociation | Représente le type d’activité d’approvisionnement nécessaire pour négocier avec chaque fournisseur et suit les négociations individuelles avec chaque fournisseur. |
| Description brève | Brève description de la demande d'approvisionnement. |
| Détails du résumé | |
| Catégorie de produits | Catégorie de produits approvisionnée via cette demande d’approvisionnement. |
| Modèle de produit | Modèle de produit approvisionné via cette demande d’approvisionnement. |
| Nom de produit | Produit demandé. |
| Type de produit | Indique si le type de produit est un bien ou un service. |
| Fermeture des réponses des fournisseurs | Date à laquelle les fournisseurs doivent soumettre leurs réponses à l’activité d’approvisionnement. |
| Prix du point de référence | Prix à partir duquel tous les coûts unitaires de départ de toutes les lignes d’achat de cette demande d’approvisionnement sont dérivés. |
| Type de demande | Type de demande demandée par l’acheteur, l’employé ou le demandeur. Les options sont les suivantes : demande de devis, demande d’informations, demande de proposition et preuve de concept. |
| Détails sur la demande d'approvisionnement | Détails de la demande d’approvisionnement. |
Les listes connexes d'un enregistrement de demande d'approvisionnement sont les suivantes :
| Liste connexe | Description |
|---|---|
| Lignes d'achat | Fournit des informations sur chaque ligne d'une demande d'approvisionnement pour le fournisseur référencé. Le nombre de lignes d'achat d'une demande d'approvisionnement dépend du nombre de produits ou de services dont le modèle de produit est identique. Pour en savoir plus, consultez Tickets des finances :. |
| Tâches d'achat | Fournit des informations sur toutes les tâches d'achat associées à la demande d'approvisionnement. Les tâches de la négociation associée ne sont pas affichées. Pour en savoir plus, consultez Tâches d'achat et tickets Procurement. |
| Tickets | Affiche tous les tickets associés à cette demande d’approvisionnement. |
| Achat de SLA | Affiche les SLA associés aux tâches d'achat au niveau de la demande d'achat, ainsi que les tâches associées à la ligne de demande d'achat sous-jacente. |
| Négociations | Représente la tâche consistant à obtenir le prix ou à négocier les conditions du produit ou du service demandé par l'acheteur. Pour en savoir plus, consultez Négociations. |
| Versions préliminaires de contrats | Affiche toutes les ébauches de contrats associées à cette demande d’approvisionnement. Pour plus de détails, consultez Contrats. |
| Contrats signés | Affiche tous les contrats signés associés à cette demande d’approvisionnement. |
| Autres documents juridiques | Affiche tous les autres documents juridiques associés à cette demande d’approvisionnement. |
| Demandes de contrat | Affiche toutes les demandes de contrat associées à cette demande d’approvisionnement. Remarque : Ce champ n’est affiché que si le module d’extension Opérations de Source-to-PayGestion des contrats Pro (com.snc.sn_spend_clm) est installé. |
| Plans d'approbation | Affiche tous les plans d’approbation créés par rapport à cette demande d’approvisionnement. |
| E-mails de brouillon | Communication par e-mail associée qui est enregistrée en tant que brouillons. |
| E-mails envoyés | Communication par e-mail associée qui a été envoyée. |
Workflow d’approvisionnement et de négociation
Lorsqu'une demande d'approvisionnement est créée, le spécialiste Procurement peut créer une tâche d'achat du sous-type Poser une question si d'autres détails sont requis de la part de l'acheteur.
Le spécialiste Procurement peut décider si une négociation pour cet achat peut être créée ou non. Si le temps ne permet pas une négociation, le fournisseur peut être contacté directement pour obtenir les détails du prix. Lorsque les fournisseurs ont communiqué leurs estimations, une tâche d'achat est systématiquement créée pour demander à l'acheteur de désigner un fournisseur. Il s'agit d'une tâche d'approvisionnement du sous-type Sélectionner un fournisseur. Pour un fournisseur désigné, la valeur de colonne Attribué d’une ligne d’achat est automatiquement définie sur Oui, ce qui crée une demande d’achat associée.
Un acheteur peut sélectionner Annuler pour mettre à jour l’état de la demande d’approvisionnement et de ses lignes d’achat associées sur Fermé annulé.
Flux d’états des demandes d’approvisionnement
Considérons un scénario simple où la qualification est nécessaire. Si un prix est saisi sur une ligne d’achat (PRL), la PRL indique que le prix a été ajouté ou mis à jour et passe à l’état Tarification obtenue, où il reste dans cet état. Toutes les autres PRL sans prix et la demande d’approvisionnement (SR) restent à l’état Qualification requise. Une fois qualifiées, la SR et les autres PRL qui sont dans l’état Qualification requise passent à l’état Qualifié, tandis que la PRL qui avait le prix reste dans l’état Tarification obtenue.
La création manuelle d’une nouvelle PRL relance le flux de qualification. Si une tarification a été ajoutée à cette PRL, la PRL reste à l’état Tarification obtenue pendant que le travail de qualification est en cours. Le SR reste également à l’état Qualification requise, selon les besoins.
- La qualification est nécessaire, où NE est à l’état Planifié, et NEG, SR et PRL sont tous à l’état Qualification requise :
Si un prix est saisi sur une PRL, la PRL indique que le prix a été ajouté ou mis à jour et passe à l’état Pricing obtenu, où il reste dans cet état. Toutes les autres PRL sans prix et la SR restent à l’état Qualification requise. Une fois qualifiées, la SR et les autres PRL qui sont dans l’état Qualification requise passent à l’état Qualifié, tandis que la PRL qui avait le prix reste dans l’état Tarification obtenue.
- NEG est en cours, où NE est dans WIP, et NEG, SR et PRL sont tous à l’état Négociation en cours :
Si un prix est saisi sur une PRL alors que NEG est en cours, la PRL indique que le prix a été ajouté ou mis à jour, et passe à l’état Tarification obtenue, où il reste dans cet état. Toutes les autres PRL sans prix ainsi que les NEG et SR restent à l’état Négociation en cours, tandis que le NE reste à l’état WIP.
- Les nouveaux SR ou fournisseurs sont ajoutés après que l’option Démarrer la négociation est sélectionnée sur le NE, où NE est dans l’état WIP, et NEG, SR et PRL sont tous à l’état Négociation en cours :
Cela déclenche l’évaluation des tickets de qualification sur les PRL affectées et déplace le NEG vers Qualification nécessaire. Si la qualification n’est pas nécessaire, les NEG et les PRL nouvellement créées restent à l’état Négociation en cours.
Si une qualification est nécessaire, les NE restent dans les travaux en cours même lorsque de nouveaux SR ou fournisseurs existants sont ajoutés. Une fois les tickets de qualification terminés, les NEG individuels passent automatiquement de Qualifié à Négociation en cours, sans qu’il soit nécessaire de sélectionner à nouveau Démarrer la négociation sur le NE. Les PRL nouvellement évaluées passent également à Négociation en cours.
Toutefois, à tout moment, si un prix est saisi sur l’une des PRL nouvellement créées, la PRL indique que le prix a été ajouté ou mis à jour et passe à l’état Pricing Obtenu, où il reste dans cet état.
- Approbation en attente
- Révision en attente
- Informations nécessaires
- Qualification nécessaire
- Qualifié
- Négociation en attente
- Négociation en cours
- Nouvelle soumission en attente
- En attente d'une réponse du fournisseur
- En attente d'achèvement de la tâche
- Requiert une décision
- Fermé terminé
- Fermé Aucune décision
- Fermé annulé
- Fermé refusé
Pour plus d’informations sur les NEG et les NE, voir Négociations et Événements de négociation respectivement.
Pour en savoir plus sur l’influence d’une tâche d’évaluation de la hiérarchisation des fournisseurs sur les états SR, reportez-vous à la section Opérations de sourçage et d'approvisionnement intégration avec Gestion des risques liés aux tiers.