Integration von Projektmanagement in Sourcing and Procurement Operations

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Beseitigen Sie den manuellen Aufwand für die Verknüpfung von Bestellungen mit Projekten, indem Sie Sourcing and Procurement Operations mit Strategic Portfolio Managementvon Projektmanagementintegrieren.

    Das Plugin „Procurement with Project Management“ (sn_spend_ppm) bietet diese Integration. Dieses Plugin ist abhängig von den folgenden Anwendungen:
    • Architektur zur gemeinsamen Nutzung von Source-to-Pay-Prozessen
    • PPM Standard
    Wichtig:
    Ihr Administrator muss den IT-Projektbenutzer, der eine lizenzierte Rolle ist, Ihrem Käufer manuell zuweisen, damit dieser während des Bezahlvorgangs Projektdetails anzeigen kann.

    Mit dieser Integration können Projektmanager oder Käufer einen Einkauf mit einem Projekt verknüpfen, das den Grund für den Kauf angibt, aber auch automatisch Kostenpläne und Kostenlinien für dieses Projekt erstellen. Dadurch können Projektmanager, Einkäufer und Procurement-Spezialisten die geplanten Kosten bei jedem Einkauf für ein Projektmanagement -Projekt einfach nachverfolgen und die tatsächlichen Kosten jedes Mal ermitteln, wenn eine Rechnung für einen Projektmanagement -Projektkauf bezahlt wird.

    Auswirkung auf Checkout- und Einkaufdetails

    Wenn diese Anwendung installiert ist, müssen Sie während des Checkouts die zusätzliche Frage: Handelt es sich um einen Einkauf für ein vorhandenes Projekt? beantworten. Wenn Ihre Antwort positiv ist, müssen Sie das Projekt aus der Liste auswählen, um mit dem Checkout fortzufahren.

    Jeder Projektname ist mit einer Bedarfsnummer verknüpft, die dann beide automatisch im Feld Kaufgrund eingetragen werden. Sie können bei Bedarf weitere Informationen im Feld Kaufgrund hinzufügen. Nach Abschluss Ihrer Bestellung werden diese Details auf der Seite mit den Kaufdetails angezeigt.
    Hinweis:

    Wenn dieser Kauf nicht für ein vorhandenes Projekt erfolgt, müssen Sie den Kaufgrund im Feld Kaufgrund angeben, um mit dem Bezahlvorgang fortzufahren.

    Während des vollständigen Checkouts können Sie ein Projekt für den gesamten Einkauf oder einzeln auf Produktebene auswählen.

    Sie können kein Projekt für einen Kreditkauf auswählen.

    Auswirkung auf Tabellen für Einkaufsanforderungspositionen und Bestellpositionen

    Wenn eine Einkaufsanforderung erstellt wird, können Sie das Formularlayout für Einkaufsdetails in der Tabelle der Einkaufsanforderungsposition so konfigurieren, dass das Feld Projekt angezeigt wird. Dieses Feld verweist auf den ausgewählten Bedarfsdatensatz. Ebenso können Sie das Formularlayout der Zusammenfassungsdetails so konfigurieren, dass in der Tabelle der Einkaufsanforderungsposition dasselbe Feld Projekt angezeigt wird, wenn eine Einkaufsanforderungsposition in eine Bestellposition konvertiert wird.

    Im Rahmen dieser Integration wird immer dann, wenn ein Einkauf als Teil eines Bedarfs oder Projekts bestellt wird, automatisch ein Kostenplan in Verbindung mit dieser Bestellposition erstellt. Sie können das Formularlayout „Zusammenfassungsdetails“ in der Bestellposition so konfigurieren, dass das neue Feld Kostenplan angezeigt wird. Eine zugehörige Bestellpositionsliste wird auch dem entsprechenden Kostenplandatensatz hinzugefügt. Im Formular „Kostenplan“ wird das Feld Geplante Gesamtkosten basierend darauf automatisch ausgefüllt, wann die Bestellung generiert wurde. Das Feld Tatsächliche Gesamtkosten wird basierend auf der Rechnungs- und Kostenlinienerstellung ausgefüllt.

    Informationen zum Konfigurieren eines Formularlayouts finden Sie unter Formularlayout konfigurieren.

    Auswirkung auf Tabellen für Rechnungspositionen und Kostenpositionen

    Wenn eine Rechnung erstellt wird und sich sowohl die Rechnung als auch die Rechnungsposition im Status „Bezahlt“ befinden, wird automatisch eine Kostenlinie für das Projekt erstellt. Diese Kostenzeile hat eine zugehörige Listenreferenz für Rechnungspositionen.

    Weitere Informationen zum Erstellen von Rechnungen finden Sie unter Rechnungen.

    Auswirkung von Bedarf und Projektlebenszyklus auf Sourcing and Procurement Operations -Flows

    Wenn ein Bedarf als Teil des Bedarfs- und Projektlebenszyklus in ein Projekt konvertiert wird, hat dies folgende Auswirkungen:
    • Die Bedarfsnummer kann beim Checkout nicht ausgewählt werden.
    • Wenn eine Einkaufsanforderungsposition, die diese Bedarfsnummer verwendet, in eine Bestellposition konvertiert wird, verweist diese auf das Projekt und nicht auf die Bedarfsnummer.
    • Der Kostenplan verweist auf das neu erstellte Projekt und nicht auf das ursprünglich vom Käufer ausgewählte.
    • Wenn eine Rechnung erstellt wird, verweist die zugehörige Kostenzeile auf das Projekt und nicht auf die Bedarfsnummer.
    Wenn sich ein Bedarf oder ein Projekt in einem geschlossenen Status befindet, gilt Folgendes:
    • Die Bedarfs- oder Projektnummer kann beim Checkout nicht ausgewählt werden.
    • Für geschlossene Bedarfe und Projekte werden keine Kostenpläne und Kostenlinien erstellt. Wenn jedoch bereits ein Kostenplan für einen geschlossenen Bedarf oder ein geschlossenes Projekt erstellt wurde, werden Kostenzeilen weiterhin automatisch generiert, bis alle Rechnungen bezahlt sind.

    Auswirkung auf Beschaffungsanforderungen

    Wenn Sie Preise für ein Produkt anfordern, für das keine Preise verfügbar sind, müssen Sie die zusätzliche Frage Ist dies ein Kauf für ein vorhandenes Projekt?beantworten. . Wenn Ihre Antwort positiv ist, müssen Sie das Projekt aus der Liste auswählen, um mit der Absendung der Anfrage fortzufahren. Bei erfolgreicher Übermittlung der Anfrage werden die Projekt- und Bedarfsdetails im Datensatz der Beschaffungsanforderung angezeigt.

    Als Käufer können Sie die Preise für Ihren Einkauf vergleichen, einen Lieferanten auswählen und mit dem Checkout fortfahren.

    Auswirkung auf Einkaufsaufanforderungen außerhalb des Katalogs

    Wenn Sie ein Angebot für ein Produkt anfordern, das nicht im ShoppingHub-Katalog verfügbar ist, müssen Sie die zusätzliche Frage: Handelt es sich um einen Einkauf für ein vorhandenes Projekt? beantworten. Wenn Ihre Antwort positiv ist, müssen Sie das Projekt aus der Liste auswählen, um mit der Absendung der Anfrage fortzufahren.

    E-Mail-Benachrichtigungen

    Wenn eine einem Bedarf oder einem Projekt zugeordnete Bestellung erstellt, aktualisiert oder storniert wird, erhält der zugewiesene Bedarfsmanager oder Projektmanager eine E-Mail-Benachrichtigung über die Auswirkungen auf die Kostenpläne des Bedarfs oder Projekts.