Sourcing and Procurement Operations-Integration in Beschaffungslösungen von Drittparteien

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 9 Minuten Lesedauer

    • ServiceNow kann in Beschaffungslösungen von Drittanbietern integriert werden, um den Beschaffungsprozess innerhalb des Produkts Sourcing and Procurement Operations zu automatisieren. Ein generisches, leicht konfigurierbares Framework für die Beschaffungsintegration wird in Framework für Source-to-Pay-Integration bereitgestellt, damit Benutzer die Geschäftskriterien für die Auslösung einer Integration angeben können. Dieses Integrations-Framework kann basierend auf unterschiedlichen Kriterien auch in mehrere Beschaffungslösungen von Drittanbietern integriert werden.

    Kunden können entweder den Connector für dieses Drittanbietertool erstellen oder einen im ServiceNow Store suchen.

    Zum Beispiel hat Fairmarkit, eine Lösung einer Drittpartei, seine eigene Anwendung ServiceNow für den Store entwickelt und zertifiziert, die das Integrations-Framework nutzt, um eine Verbindung mit dem Fairmarkit-System herzustellen. Weitere Informationen zu dieser Integration finden Sie im Store.

    Entscheidungskonfiguration

    Die Entscheidungstabelle „Generierungsregel für Beschaffungsereignis“ in Sourcing and Procurement Operations hilft Beschaffungsmanagern und Beschaffungsteams, die Geschäftskriterien bei Bedarf zu konfigurieren, wodurch sie flexibel über die Arten von Anforderungen entscheiden können, die in eine Beschaffungslösung einer Drittpartei integriert werden sollen. Wenn keine Entscheidungen konfiguriert sind, werden Beschaffungsanforderungen nicht an externe Anwendungen gesendet.

    Wenn ein Käufer die Preisgestaltung für einen Artikel anfordert, der in ShoppingHub beschafft werden muss, werden die folgenden Entscheidungseingaben automatisch in ServiceNowausgewertet:

    • Beschaffungsanforderung
    • Bestellposition

    So konfigurieren Sie eine Entscheidung:

    1. Navigieren zu Einkaufsautomatisierung > Administration > Entscheidungstabellen.
    2. Wählen Sie die Entscheidungstabelle „Generierungsregel für Beschaffungsereignis“ aus.
    3. Wählen Sie in der zugehörigen Liste „Entscheidungen“ die Option Neuaus.
    4. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Bezeichnung ein.
    5. Wählen Sie im Feld Antwort einen Antwortdatensatz für die angegebene externe Anwendung aus der Tabelle „Beschaffung – Drittpartei-Registrierung“ aus.
      Hinweis:
      Wenn in der Tabelle „Beschaffung – Drittpartei-Registrierung“ keine externen Anwendungsdatensätze vorhanden sind, erstellen Sie einen Datensatz mit den folgenden Angaben:
      • Beschaffung – Drittpartei-Registrierungscode: Benutzerdefinierter Code, der der Registrierung der Drittanbieter-Beschaffung zugeordnet werden soll.
      • Beschaffung – Drittpartei-Registrierungsname: Name der Drittanbieter-Beschaffungsregistrierung, die in ServiceNow integriert werden soll.
    6. Konfigurieren Sie im Feld Bedingung mithilfe der Entscheidungseingaben für Beschaffungsanforderung und Bestellposition die Bedingungen.
      Hinweis:
      Um Beschaffungsanforderungen erfolgreich an die entsprechende externe Drittparteianwendung zu senden, müssen diese Bedingungen als „wahr“ ausgewertet werden.

    Integrationstabellen

    Integrationstabellen werden zur Interaktion mit der Beschaffungsanwendung einer Drittpartei verwendet.

    Relevante Informationen, die erforderlich sind, um eine Anforderung für irgendetwas (RFx) in der Drittparteianwendung durchzuführen, werden in ServiceNow bereitgestellt und über APIs an die Drittparteianwendung übertragen. Die folgenden Integrationstabellen werden dazu verwendet:

    • Ausgehende Beschaffungswarteschlange, in der die Beschaffungsanforderungen gespeichert werden. Sie erfasst die Artikel, die zusammen mit den Anforderungen des Käufers, Mitarbeiters oder Anforderers aus der Beschaffungsaufnahme beschafft werden müssen.
    • Ausgehende Warteschlange für Beschaffungspositionen, in der die mit den Beschaffungsanforderungen verknüpften Bestellanforderungspositionen gespeichert werden. Sie erfasst die Lieferantendetails, die der Käufer, Mitarbeiter oder die anfordernde Person beziehen möchte. Darüber hinaus sendet ServiceNow alle anderen Lieferanten, die dasselbe Produktmodell wie der zu beschaffende Artikel liefern.
    • Beschaffung – Angebotsphase, eine eingehende Tabelle, die als Teil des RFx-Prozesses verwendet wird. Sie wird verwendet, um die Lieferantenantworten auf die Angebotsanforderung in Echtzeit aus dem Drittanbieter-Tool zurück in die Instanz ServiceNow abzurufen.
    • Ausgangswarteschlange des Lieferanten mit Zuschlag, in der die Lieferanten mit Zuschlag gespeichert werden. Sie erfasst die Lieferantendetails, die in ServiceNowvergeben werden, und gibt diese Daten an das Drittanbieter-Tool weiter, damit dieses die Geschäftsgewinne oder -verluste der Zuschlagsquelle mit den Lieferanten teilen kann.
    Tabelle : 1. Beschaffung – ausgehende Warteschlange
    Feld Feldtyp Beschreibung
    Stadt Zeichenfolge Lieferort
    Land Zeichenfolge Lieferland
    Enddatum Anderes Datum Enddatum des Service
    Voraussichtliches Lieferdatum Anderes Datum Erwartetes Lieferdatum der Ware
    Gruppierte Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer des Verhandlungsereignisses
    Integrationsstatus Zeichenfolge Verarbeitungsstatus der Integration
    Hersteller Zeichenfolge Name des Herstellers
    Herstellerteilenummer Zeichenfolge Teilenummer des Herstellers
    Maximales Budget Dezimalzahl Internes Budget, das von der anfordernden Person bereitgestellt wird
    Bevorzugte Währung Zeichenfolge Bevorzugte Währung der Transaktion
    Nachricht wird verarbeitet Zeichenfolge Integrationsverarbeitungsnachricht
    Produktkategorie Zeichenfolge
    Produktmodell Zeichenfolge Name des Produktmodells. Erforderlich für Katalogelemente.
    Kurzbeschreibung des Produktmodells Zeichenfolge Kurzbeschreibung des Produktmodells
    Produktname Zeichenfolge Produktname. Erforderlich für Elemente außerhalb des Katalogs.
    Produkttyp Zeichenfolge Ware oder Service
    Kaufgrund Zeichenfolge Interner Grund für den Kauf dieses Artikels
    Menge Ganzzahl Von der anfordernden Person bereitgestellte Menge
    Startdatum Anderes Datum Startdatum des Service
    Status Zeichenfolge Lieferstatus
    Straße Zeichenfolge Lieferadresse: Straße
    Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Beschaffungsanforderung von
    Kurzbeschreibung der Beschaffungsanforderung Zeichenfolge ServiceNowKurzbeschreibung der Beschaffungsanforderung von
    Beschaffungsanforderungsstatus Zeichenfolge Status des Aufnahmedatensatzes der anfordernden Person (Beschaffungsanforderung)
    Lieferantenantwortenschließung Anderes Datum Ehemals Enddatum für Gebote. Dies ist das Fälligkeitsdatum für alle Lieferanten, die eine Antwort auf eine Angebotsanforderung bereitstellen müssen.
    Name des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Name des Drittanbieter-Tools
    RFx-ID des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-Nummer des Drittanbieter-Tools
    RFx-ID-Status des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-Status des Drittanbietertools
    RFx-URL des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-URL des Drittanbietertools
    Einheit Zeichenfolge Einheit, die in den Produktdetails ausgefüllt wird
    UNSPSC Zeichenfolge UNSPSC-Code
    PLZ Zeichenfolge Postleitzahl der Zustellung
    Tabelle : 2. Beschaffungsposition – ausgehende Warteschlange
    Feld Feldtyp Beschreibung
    Integrationsstatus Zeichenfolge Verarbeitungsstatus der Integration
    Nachricht wird verarbeitet Zeichenfolge Integrationsverarbeitungsnachricht
    Bestellpositionsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Bestellanforderungsposition von
    Beschaffung – Ausgangswarteschlangen-Header Referenz Verweis auf die ausgehende Beschaffungstabelle
    Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Beschaffungsanforderung von
    Name des Lieferantenunternehmens Zeichenfolge Lieferantenname. Dies kann von der anfordernden Person oder einem vorhandenen Lieferanten angefordert werden, der ein Katalogelement bereitstellt
    E-Mail-Adresse des Lieferanten Zeichenfolge E-Mail-Adresse des Lieferanten
    ERP-Nummer des Lieferanten Zeichenfolge Identifikationsnummer für den Lieferanten im ERP-System
    Lieferantennummer Zeichenfolge ServiceNowLieferantendatensatz von
    Lieferantenteilenummer Zeichenfolge Teilenummer des Lieferanten
    Tabelle : 3. Beschaffung – Gebotsphase
    Feld Feldtyp Beschreibung
    Gruppierte Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer des Verhandlungsereignisses
    Integrationsstatus Zeichenfolge Verarbeitungsstatus der Integration
    Hersteller Zeichenfolge Name des Herstellers
    Herstellerteilenummer Zeichenfolge Teilenummer des Herstellers
    Bevorzugte Währung Zeichenfolge Bevorzugte Währung der Transaktion
    Nachricht wird verarbeitet Zeichenfolge Integrationsverarbeitungsnachricht
    Produktkategorie Zeichenfolge
    Produktmodell Zeichenfolge Name des Produktmodells. Erforderlich für Katalogelemente.
    Kurzbeschreibung des Produktmodells Zeichenfolge Kurzbeschreibung des Produktmodells
    Produktname Zeichenfolge Produktname. Erforderlich für Elemente außerhalb des Katalogs. Das ist ein Pflichtfeld.
    Produkttyp Zeichenfolge Ware oder Service
    Bestellpositionsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Bestellanforderungsposition von
    Angebotsnummer Zeichenfolge Angebotsnummer zurück aus Anfrage (RFQ)
    Angebotspreis Zeichenfolge Angebotseinheitspreis aus Angebotsanforderung zurückgeben
    Versandkosten Zeichenfolge Angebotsversandbetrag aus Angebotsanforderung
    ID der Beschaffungswarteschlange Zeichenfolge Verweis auf die ausgehende Beschaffungstabelle
    Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Beschaffungsanforderung von. Das ist ein Pflichtfeld.
    Kurzbeschreibung der Beschaffungsanforderung Zeichenfolge ServiceNowKurzbeschreibung der Beschaffungsanforderung von
    Lieferantenadresse Zeichenfolge Lieferantenstandort: Adresse
    Stadt des Lieferanten Zeichenfolge Stadt des Lieferanten, der im Angebot gefunden wurde
    Name des Lieferantenunternehmens Zeichenfolge Lieferantenname. Das ist ein Pflichtfeld.
    Land des Lieferanten Zeichenfolge Lieferantenland, das im Angebot gefunden wurde
    Landkreis/Bezirk des Lieferanten Zeichenfolge Lieferantenstandort: Landkreis oder Landkreis
    Lieferdatum des Lieferanten Datum/Uhrzeit Lieferdatum des Lieferanten für die Ware
    E-Mail-Adresse des Lieferanten Zeichenfolge E-Mail-Adresse des im Angebot gefundenen Lieferanten
    Enddatum des Lieferanten Datum/Uhrzeit Enddatum des Lieferanten für den Service
    ERP-Nummer des Lieferanten Zeichenfolge Identifikationsnummer für den Lieferanten im ERP-System
    Faxnummer des Lieferanten Zeichenfolge Im Angebot gefundene Faxnummer des Lieferanten
    Vorlaufzeit des Lieferanten (Tage) Zeichenfolge Vorlaufzeit des Lieferanten
    Lieferantenhinweise Zeichenfolge Notizen des Lieferanten, falls vorhanden
    Lieferantennummer Zeichenfolge ServiceNowLieferantendatensatz von
    Lieferantenteilenummer Zeichenfolge Teilenummer des Lieferanten
    Postfachnummer des Lieferanten Zeichenfolge Im Angebot gefundene Postfachnummer des Lieferanten
    Primäre Telefonnummer des Lieferanten Zeichenfolge Primäre Telefonnummer des Lieferanten, die im Angebot gefunden wurde
    Lieferantenmenge Zeichenfolge Im Angebot gefundene Lieferantenmenge. Das ist ein Pflichtfeld.
    Lieferantenregion Zeichenfolge Lieferantenstandort: Region
    Startdatum des Lieferanten Datum/Uhrzeit Startdatum des Lieferanten für den Service
    Bundesland/Region des Lieferanten Zeichenfolge Lieferantenstatus im Angebot gefunden
    Straße der Lieferantenadresse Zeichenfolge Lieferantenstandort: Straße und Hausnummer
    Lieferanten-Website Zeichenfolge Lieferanten-Website, falls im Angebot angegeben
    Postleitzahl des Lieferanten Zeichenfolge Postleitzahl des Lieferanten im Angebot gefunden
    Name des Drittpartei-Tools Zeichenfolge
    RFx-ID des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-Nummer des Drittanbieter-Tools
    RFx-ID-Status des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-Status des Drittanbietertools
    RFx-URL des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-URL des Drittanbietertools
    Einheit Zeichenfolge Einheit, die in den Produktdetails ausgefüllt wird. Das ist ein Pflichtfeld.
    UNSPSC Zeichenfolge UNSPSC-Code
    Tabelle : 4. Ausgangswarteschlange des beauftragten Lieferanten
    Feld Feldtyp Beschreibung
    Integrationsstatus Zeichenfolge Verarbeitungsstatus der Integration
    Nachricht wird verarbeitet Zeichenfolge Integrationsverarbeitungsnachricht
    Bestellpositionsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Bestellanforderungsposition von
    Einkaufsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDie Datensatznummer der Einkaufsanforderung von wird nach der Zuschlagserteilung erstellt
    Menge Ganzzahl Zuschlagsmenge
    Beschaffungsanforderungsnummer Zeichenfolge ServiceNowDatensatznummer der Beschaffungsanforderung von
    Name des Lieferantenunternehmens Zeichenfolge Lieferant hat in den Zuschlag erhalten ServiceNow
    ERP-Nummer des Lieferanten Zeichenfolge Identifikationsnummer für den Lieferanten im ERP-System
    Lieferantennummer Zeichenfolge ServiceNowLieferantendatensatz von
    RFx-URL des Drittpartei-Tools Zeichenfolge Event-URL des Drittanbietertools

    Integrationsprozess

    • Wenn eine Integration ausgelöst wird, zutreffende Geschäftskriterien in der Entscheidungstabelle definiert sind und eine von einem Käufer in ShoppingHub initiierte Preisanforderung die Kriterien erfüllt, werden systematisch eine Beschaffungsanforderung und ein Verhandlungsereignis in der Anwendung Sourcing and Purchasing Automation erstellt.
    • Relevante Daten werden in die Tabellen „Beschaffung – ausgehende Warteschlange“ und „Beschaffung – ausgehende Positionswarteschlange“ eingetragen, die dann von der Lösung einer Drittpartei entsprechend verarbeitet werden können, um eine Angebotsanforderung in ihrer Plattform zu initiieren. Für die integrierte Beschaffungsanforderung wird auch ein Verhandlungsereignis erstellt.
      Hinweis:
      Nachdem eine Beschaffungsanforderung erstellt und in der Tabelle der ausgehenden Beschaffungswarteschlangen veröffentlicht wurde, wird das Drittanbieter-Tool, das für die Verarbeitung dieser Beschaffungsanforderung verantwortlich ist, identifiziert und im Feld Name des Drittanbieter-Tools gespeichert.
    • Eine Systemeigenschaft für das Abschlussdatum der Lieferantenantworten (sn_spend_intg.u_bids.end.date) legt den Wert des Felds „ Lieferantenantworten schließen “ für das Verhandlungsereignis und die Beschaffungsanforderung fest, nachdem das Verhandlungsereignis erstellt wurde, plus die Anzahl der definierten Tage. Der Standardwert beträgt drei Tage. Der Beschaffungsmanager kann diesen Wert manuell überschreiben, wenn er dieses Feld im Verhandlungsereignisdatensatz aktualisiert.
      Hinweis:
      Eine regelmäßige Aufgabe kann in der Instanz ServiceNow eingerichtet werden, um zu überprüfen, ob das Abschlussdatum der Lieferantenantworten erreicht wurde (auch bekannt als heute). Anschließend erhält ServiceNow keine Gebote mehr von Lieferanten und verschiebt alle einzelnen Lieferantenverhandlungen in den Status „Preise erhalten“ und dann in den Status „Erfordert Entscheidung“. Der Beschaffungsmanager oder Erfüller kann dann einen Lieferanten mit dem Unternehmen beauftragen. Der Zeitstempel des Abschlussdatums der Lieferantenantworten lautet 23:59:59 des Tages, an dem die Gebote geschlossen werden, im UTC-Datums-/Uhrzeitformat. Als Beschaffungsmanager können Sie auch beschließen, die Gebote jetzt mit Datum und Zeitstempel jetzt zu schließen und ohne Wartezeit mit dem Zuschlags-Flow fortzufahren.
    • Wenn sich das Abschlussdatum der Lieferantenantworten in der Beschaffungsanforderung ändert, wird diese Aktualisierung an die ausgehende Beschaffungswarteschlange gesendet. Das Feld „ Lieferantenantworten schließen “ wird aktualisiert. Wenn eine Beschaffungsanforderung oder Bestellposition storniert wird, wird dieser Status auch an die ausgehenden Tabellen der Beschaffungsanforderung bzw. Bestellposition zurückgesendet.
      Hinweis:
      Das Abschlussdatum der Lieferantenantworten ist in der Beschaffungsanforderung schreibgeschützt, aber jede Änderung des Abschlussdatums der Lieferantenantworten im Verhandlungsereignis wird in der Beschaffungsanforderung zusammengefasst.
    • Wenn beim Einfügen neuer oder aktualisierter Datensätze in diese Tabelle ein Fehler auftritt, wird der Integrationsstatus auf „Fehlgeschlagen“ aktualisiert. Die Beschaffungsanforderung befindet sich zu diesem Zeitpunkt im Status „Erneute Übermittlung ausstehend“. Die Fehlerdetails werden im Feld Nachricht wird verarbeitet erfasst und die Integrationsfehleraufgabe wird angezeigt. Der Procurement-Spezialist muss den Fehler beheben und dann sowohl die Beschaffungsanforderung als auch das Verhandlungsereignis erneut übermitteln, indem er auf die Schaltfläche Erneut übermitteln klickt.
      Hinweis:
      Derzeit werden Fehler nur in der Tabelle „Ausgehende Beschaffungswarteschlange“ protokolliert.
    • Lieferanten werden eingeladen, an einer Ausschreibung teilzunehmen und über die Anwendungsplattform von Drittparteien zu interagieren.
    • Wenn Angebote zurückgegeben werden, wird die Tabelle für die Beschaffungsgebotsphase von der Drittanbieterlösung ausgefüllt und die Informationen werden intern in ServiceNow mithilfe einer Transformationszuordnung verarbeitet, um die Bestellanforderungspositionen in der Beschaffungsanforderung auszufüllen.
      Hinweis:
      Wenn eine Angebotsanforderung im Drittanbietertool erstellt oder vergeben wird, werden Käufer und Beschaffungsmanager per E-Mail und Warnungen von Shopping Hub bzw. Source-to-Pay-Arbeitsbereich benachrichtigt. Käufer und Beschaffungsmanager werden unabhängig von der Integration auch über abgelehnte Gebote benachrichtigt.
    • Wenn zusätzliche Lieferantengebote von der Drittparteilösung zurückgegeben werden, bestimmt eine vorhandene Logik in ServiceNow, ob ein neuer Lieferant, ein Lieferantenproduktdatensatz oder beides erstellt werden muss.
    • Nach der Zuschlagserteilung in ServiceNowwerden diese Informationen mithilfe der ausgehenden Zuschlagstabelle an die Drittpartei zurückgesendet. Die Vergabe kann auch im Tool einer Drittpartei erfolgen. In diesem Fall werden die Daten von ServiceNowempfangen.

    Informationen zum Flow der Beschaffungsanforderung finden Sie unter Beschaffungsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Angebote vergleichen und Lieferanten auswählen.