Extraire des champs à l’aide de l’outil de dessin

Utilisez l’outil de dessin pour extraire des informations directement à partir de texte et de tableaux sur l’image du document.

Vue d’ensemble de l’outil de dessin

Lors de l’affichage d’un document traité dans l’espace Intelligence documentaire de travail, vous pouvez utiliser l’outil de dessin pour extraire et examiner les champs de l’image du document.

En particulier dans les cas où il n’y a pas encore de recommandations ou de recommandations incorrectes, l’outil de dessin est utile pour sélectionner la zone spécifique du document que vous souhaitez extraire.

Tous les champs de table extraits doivent déjà apparaître dans une grille sur la table. Un champ unique extrait apparaît sous la forme d’une zone étiquetée sur le texte. Vous pouvez examiner les champs extraits directement à partir de la grille ou de la zone et apporter les ajustements nécessaires. Si les champs de la table sont vides ou s’il n’y a pas de grille, vous pouvez créer une ou plusieurs grilles sur la table pour extraire les champs.

Extraire un seul champ à l’aide de l’outil de dessin

Utilisez l’outil de dessin pour extraire un champ unique directement à partir de l’image du document.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_docintel.extraction_agent

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour extraire un seul champ d’un document à l’aide de l’outil de dessin, procédez comme suit. Les données extraites sont utilisées pour remplir le champ connexe dans le panneau des champs du document.

Si le champ est renseigné automatiquement, une zone apparaît déjà sur le texte extrait. Vous pouvez ajuster le champ selon vos besoins.

Procédure

1. Dans le panneau Champs du document, développez Champs.
2. Sélectionnez un champ.

   L’icône de l’outil de dessin ( est activée dans la barre d’outils des contrôles de document.

   Si le champ est déjà renseigné automatiquement et que la zone apparaît au-dessus du champ, ou si vous avez déjà dessiné une boîte, passez à l’étape 5.

3. Sélectionnez l’icône de l’outil de dessin (icône
4. Tracez un cadre sur la zone de l’image du document que vous souhaitez extraire.
   Une zone modifiable apparaît sur le texte. Le nom du champ s’affiche à côté de la zone. Le texte extrait de la zone est mis en surbrillance.

   Figure 1. Boîte dessinée sur un seul champ

   

   Le texte extrait remplit le champ connexe dans le panneau des champs de document.

   Conseil :

   Appuyez sur Entrée ou Retour à dans le champ rempli pour passer au champ suivant et dessiner une nouvelle case.
5. Facultatif : Ajustez la boîte au besoin.

   Option	Description
   Redimensionner la boîte	Cochez la case. Faites glisser le bord ou le coin de la boîte jusqu’à la position souhaitée. Le texte mis à jour dans la zone est extrait et remplit le champ connexe dans le panneau des champs de document.
   Retirer la boîte	Sélectionnez l’icône Supprimer la zone (icône ). La zone est supprimée et la valeur extraite est supprimée du champ.
   Extraire vers un autre champ	Sélectionnez le nom de champ en regard de la zone et choisissez une autre option dans la liste.

6. Facultatif : Modifiez le texte extrait en saisissant les changements dans le champ.
   IntelDoc peut ne pas détecter tout le texte dans la zone sélectionnée. Dans ce cas, vous devrez peut-être saisir les informations directement dans le champ.

Extraire une table à l’aide de l’outil de dessin

Utilisez l’outil de dessin pour extraire un tableau directement à partir de l’image du document.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_docintel.extraction_agent

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour extraire un tableau d’un document à l’aide de l’outil de dessin, procédez comme suit. Les données extraites sont utilisées pour remplir les champs de table connexe.

Si les champs de la table sont renseignés automatiquement, une grille d’outils de dessin est déjà disponible en fonction des champs extraits. Vous pouvez ajuster les champs selon vos besoins. Pour plus d'informations, consultez Ajuster la grille de l’outil de dessin.

Vous pouvez sélectionner plusieurs sections d’un tableau dans les pages d’un document.

Procédure

1. Dans le panneau des champs de document, développez la section Tables.
   La section Tables affiche uniquement les champs affectés à un groupe de champs de table.
2. Sélectionnez une table dans la section Tables.

   Le panneau de tableau s’affiche et l’icône de l’outil de dessin ( ) est activé dans la barre d’outils des contrôles de document.

   Si les champs de la table sont déjà remplis automatiquement et que la grille apparaît sur la table, ou si vous avez déjà dessiné une grille, passez à l’étape 5.

   Conseil :

   Réduisez le panneau Tableau à l’aide de l’icône Réduire le panneau Tableau (icône ), si nécessaire.
3. Sélectionnez l’icône de l’outil de dessin ( ).
4. Tracez un cadre sur la zone de l’image du document que vous souhaitez extraire.
   Conseil :

   Incluez la ligne d’en-tête du tableau dans la zone de sélection.

   Une grille modifiable s’affiche sur la table. La grille définit les cellules du tableau dans la zone que vous avez sélectionnée. Les numéros de lignes de la grille correspondent aux lignes du panneau Tableau.

   Le texte de la cellule apparaît entouré d’une ligne pointillée avant d’être extrait dans les champs de la table. Une fois extrait, il apparaît dans une zone de ligne continue.

   

5. Ajustez la grille selon vos besoins.

   Pour plus d'informations, consultez Ajuster la grille de l’outil de dessin.

6. Facultatif : Pour sélectionner une autre section du tableau sur la même page ou sur une autre page du document :
   1. Sélectionnez l’icône de l’outil de dessin ( ).
   2. Dessinez un cadre sur l’autre zone de l’image du document que vous souhaitez extraire.
      Remarque :

      Il n’est pas possible de dessiner une nouvelle grille sur une grille existante.
      Le numéro de grille en regard du nom de la table affiche le numéro de grille mis à jour. Par exemple, « Éléments de campagne (2/2) » indique que vous êtes dans la deuxième des deux grilles utilisées pour extraire les champs de la table Éléments de ligne.
   3. Ajustez la grille selon vos besoins.
7. Facultatif : Pour masquer la ou les grilles, sélectionnez l’icône Masquer/afficher la ou les grilles (icône

   Une boîte partiellement transparente indique l’emplacement d’une grille cachée sur le document.

   Sélectionnez la grille masquée ou l’icône Masquer/afficher la ou les grille(s) pour afficher la grille.

8. les données Extraire les données.

   • Sélectionnez Extraire des données.

     Ce bouton s’affiche si aucune donnée n’a encore été extraite.

   • Sélectionnez Mettre à jour les champs.

     Ce bouton s’affiche si les champs de la table sont déjà remplis et que vous avez apporté des modifications qui remplaceront certains d’entre eux.

     Le bouton Mettre à jour les champs indique le nombre de champs à mettre à jour.

   Les données de la ou des grilles sont extraites et utilisées pour remplir les champs de table connexes.

   S’il existe des cellules vides ou des colonnes manquantes dans la ou les grilles, les champs de la table connexe sont définis comme manquants dans le document.

Ajuster la grille de l’outil de dessin

Ajustez la grille de l’outil de dessin pour mieux s’adapter aux informations que vous souhaitez extraire de l’image du document.

Avant de commencer

• Ces étapes s’appliquent aux tableaux qui disposent d’une grille d’outils de dessin sur l’image du document. Pour plus d'informations, consultez Extraire une table à l’aide de l’outil de dessin.
• Rôle requis : sn_docintel.extraction_agent

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour apporter des modifications à une grille, procédez comme suit. Vous pouvez ensuite extraire les mises à jour vers les champs de table connexes.

Procédure

1. Sur l’image du document, sélectionnez la grille que vous souhaitez modifier.

   Si vous avez plusieurs grilles sur le document, une seule affiche les outils d’édition. L’autre grille apparaît en tant que superposition jusqu’à ce que vous la sélectionniez pour la modifier.

   

2. Ajustez la grille selon vos besoins.

   Les ajustements sont enregistrés automatiquement.

   Tous les ajustements qui produisent une modification des extractions précédentes sont indiqués dans le coin de la cellule.

   Le texte de la cellule apparaît entouré d’une zone de ligne continue s’il a déjà été extrait. Il apparaît dans une zone en pointillés s’il n’est pas encore extrait.

   Option	Description
   Déplacer la grille	Faites glisser l’icône Déplacer ( ) jusqu’à la position souhaitée.
   Modifier un en-tête de colonne	Sélectionnez l’en-tête de colonne, puis sélectionnez la colonne vers laquelle les données seront extraites dans les champs de table.
   Faire de la première ligne une ligne d’en-tête	Sélectionnez l’en-tête de ligne et cochez la case Il s’agit d’une ligne d’en-tête .
   Déplacer la bordure d’une colonne ou d’une ligne	Faites glisser la bordure jusqu’à la position souhaitée.
   Ajouter une nouvelle colonne ou ligne	Accédez à la bordure extérieure de la grille et sélectionnez l’icône Ajouter une ligne (icône L’ajout d’une ligne divise les cellules affectées afin qu’elles puissent être extraites dans des champs distincts.
   Supprimer une bordure de colonne ou de ligne	Sélectionnez l’icône Supprimer une ligne (icône à l’extrémité de la bordure à l’extérieur de la grille. La suppression d’une ligne fusionne les cellules affectées afin qu’elles puissent être extraites dans les mêmes champs.
   Supprimer la grille	Sélectionnez l’icône Supprimer la grille (icône ). Cette action supprime uniquement la grille, pas les données extraites.
   Ignorer une colonne ou une ligne de table	Sélectionnez l’en-tête de colonne ou de ligne. Cochez la case Ne pas extraire cette colonne/ligne . Sélectionnez Enregistrer.

Examiner un champ sur l’image du document

Utilisez l’outil de dessin pour examiner les champs renseignés automatiquement directement à partir du panneau d’images du document.

Avant de commencer

• Ces étapes s’appliquent aux tables comportant une grille d’outils de dessin ou à des champs uniques dotés d’une boîte à outils de dessin sur le document. Pour plus d’informations, reportez-vous à Extraire une table à l’aide de l’outil de dessin la section ou Extraire un seul champ à l’aide de l’outil de dessin.
• Rôle requis : sn_docintel.extraction_agent

Procédure

1. Sur l’image du document, pointez sur une cellule de grille ou une zone de champ que vous souhaitez examiner.

   Pour un seul champ, une zone modifiable apparaît sur le texte. Le nom du champ s’affiche à côté de la zone.

   

   Pour un champ de table, le texte de la cellule de grille apparaît entouré d’une zone si la valeur est extraite.

   

2. Vérifiez la valeur qui s’affiche dans l’info-bulle du champ.
   • Si la valeur est exacte, passez au champ suivant.
   • Si la valeur doit être modifiée, modifiez le champ.

     Consultez Modifier un champ sur l’image du document.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque champ que vous souhaitez examiner.

Modifier un champ sur l’image du document

Modifiez les champs sur l’image du document pour vous assurer que les informations correctes sont extraites.

Avant de commencer

• Ces étapes s’appliquent aux tables comportant une grille d’outils de dessin ou à des champs uniques dotés d’une boîte à outils de dessin sur le document. Pour plus d’informations, reportez-vous à Extraire une table à l’aide de l’outil de dessin la section ou Extraire un seul champ à l’aide de l’outil de dessin.
• Rôle requis : sn_docintel.extraction_agent

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour modifier un champ, procédez comme suit en modifiant la recommandation sur l’image du document. Le texte détecté par IntelDoc apparaît entouré d’une zone.

Procédure

1. Sur l’image du document, sélectionnez la zone de texte ou la cellule de grille que vous souhaitez modifier.
   Une boîte de dialogue s’affiche, affichant le champ associé.
2. Saisissez une valeur dans la zone de texte ou sélectionnez une autre recommandation dans la liste.

   

3. Sélectionnez Enregistrer.