Mitarbeiterdokumente verwalten

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 9 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie Employee Document Management, um Mitarbeiterdokumente zu suchen, zu erstellen oder zu verschieben oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten für sie zu verwalten.

    Employee Document Management ist Ihr virtueller Aktenschrank, der die Gesamtheit oder einen Teil aller Mitarbeiterdokumente Ihres Unternehmens enthält. Mit Employee Document Management haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Mitarbeiterdokumente suchen: Es gibt viele Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um Ihre Suche nach Mitarbeiterdokumenten einzuschränken.
    • Mitarbeiterdokumente erstellen:
      • Mitarbeiterdokumente können direkt in dem Dokumenten-Repository hinzugefügt werden.
      • In Kombination mit 'HR-Servicebereitstellung können HR-Mitarbeiter Dokumente von einem HR-Fall verschieben oder direkt in das Dokumenten-Repository einfügen.
    • Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ein HR-Profil oder einen Dokumenttyp einrichten: Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ein HR-Profil oder einen Dokumenttyp verhindert, dass zugehörige Mitarbeiterdokumente gelöscht werden, nachdem das Ende der Aufbewahrungsdauer erreicht wurde.
    • Mitarbeiterdokumente verschieben: Wenn Mitarbeiterdokumente einem HR-Fall zugeordnet sind, können Sie sie manuell zum Dokumenten-Repository verschieben. Oder Sie können HR-Services konfigurieren, um Mitarbeiterdokumente automatisch zu verschieben, wenn der Fall geschlossen/vollständig ist.
    • Mitarbeiterdokumente anzeigen: Mitarbeiter können im Service Portal oder Mitarbeiter-Center ihre eigenen Mitarbeiterdokumente anzeigen. Hier Richtlinien für einen Dokumenttyp definieren lesen Sie, wie Sie ihnen Zugriff abhängig vom Dokumenttyp gewähren. Das Basissystem enthält Beispiel-Dokumenttypen.

    Mitarbeiterdokumente suchen

    Zeigen Sie Mitarbeiterdokumente an und suchen Sie sie, indem Sie verschiedene Filter aus dem Mitarbeiterdokument-Repository nutzen. Sie können Dokumente auch für Audit-Zwecke herunterladen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_reader

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Repository für Mitarbeiterdokumente heißt Mitarbeiterdokumente. Sie können unabhängig vom Umfang des Repositorys der Mitarbeiterdokumente in Echtzeit suchen oder voreingestellte Filter einrichten, um die gesuchten Dokumente schnell zu finden.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > Mitarbeiterdokumente > Dokumente durchsuchen.
    2. Verwenden Sie die Spaltenfilter, um Dokumente zu identifizieren, die Sie suchen.
      Eine Sortierung nach der Spalte Mitarbeiter zeigt beispielsweise alle Dokumente nach Mitarbeiter geordnet.
    3. Um Dokumente herunterzuladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Dokumenten und wählen dann in der Auswahlliste „Aktionen“ den Eintrag Herunterladen aus.
      Wenn Sie mehrere Dokumente mit dem gleichen Namen herunterladen, wird an jedes Dokument der Mitarbeitername angehängt. Sind Dokumente weiterhin doppelt vorhanden, wird eine Zahl hinzugefügt.
    4. Um weitere Informationen zu einem Dokument anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
      Wenn in der Mitarbeiterdokumenteigenschaftsn_hr_ef.enable_document_viewer „Ja “ aktiviert ist, wird das Mitarbeiterdokument angezeigt.

    Mitarbeiterdokument erstellen oder bearbeiten

    Sie können mit der Rolle Autor Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef.document_writer] ein Mitarbeiterdokument erstellen oder es direkt in das Repository von Employee Document Management hochladen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Dokumente können auch aus dem HR-Fall-Formular hochgeladen und dann in das Dokumenten-Repository verschoben werden.
    Hinweis:
    Mitarbeiterdokumente können auch durch die HR-Service-Konfiguration aus dem HR-Fall-Formular automatisch verschoben werden, wenn der Fall geschlossen wurde. Weitere Informationen zum Konfigurieren dieser Funktion finden Sie unter HR-Service konfigurieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > Mitarbeiterdokumente > Neues Dokument erstellen.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular Mitarbeiterdokument
      Feld Beschreibung
      Dokument Hochzuladendes Mitarbeiterdokument.
      Klicken Sie auf Datei auswählen, um ein Mitarbeiterdokument hochzuladen.
      Hinweis:
      Die maximale Größe eines Dokuments ist standardmäßig 30 MB. Der Standardwert kann über das Feld Maximale Dateigröße in Megabyte für Uploads in den Eigenschaften für Mitarbeiterdokumente geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Anwendung Employee Document Management.

      Nach Auswahl eines Dokuments zeigen die schreibgeschützten Felder die Dateigröße, das Dateiformat, das Erstellungsdatum und den Autor.

      Der Viewer innerhalb der UI unterstützt nur die Anzeige von PDF-Dokumenten. Andere Typen von Dokumenten können heruntergeladen und dann angezeigt werden.

      Verwenden Sie für optimale Suchergebnisse keine Bindestriche (-) im Namen des Dokuments. Vollständige Wörter, getrennt durch Leerzeichen oder Unterstriche, bieten bessere Ergebnisse.

      Für die Option „Dokument-Viewer“ aktivieren, um Vorschauen von PDF-Dokumenten anzuzeigen muss in den Eigenschaften für Mitarbeiterdokumente Ja aktiviert sein, damit PDF-Dokumente angezeigt werden können.
      Hinweis:
      Die Anzeige von Dokumenten wird bei FedRAMP, On-Premise-Kunden, Mobilgeräten, Kunden mit Edge Encryption oder Verschlüsselungsunterstützung nicht unterstützt.
      Beschreibung Beschreibung des Mitarbeiterdokuments.
      Mitarbeiter Name des Mitarbeiters, dem das Dokument zugeordnet ist.
      Gehaltsabrechnungsland Gehaltsabrechnungsland des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung
      Hinweis:
      Wenn Sie das Dokument hochladen oder die Fall-Anhänge in die Mitarbeiterakte verschieben, ist der Wert im Feld Gehaltsabrechnungsland standardmäßig auf das Benutzerprofil des Mitarbeiters festgelegt.
      Dokumenttyp Dokumenttyp, dem das Mitarbeiterdokument zugeordnet ist.
      Dokumenttypen sind mit Kategorisierungen und Aufbewahrungsrichtlinien verbunden.
      Hinweis:
      • Sie können ein Dokument nur lesen und schreiben, wenn Sie die Anforderung für die Konfiguration des Lese- oder Schreibzugriffs von mindestens einer mit dem Dokumenttyp verknüpften Sicherheitsrichtlinie erfüllen.
      • Sie können ein Dokument nur löschen, wenn Sie die Anforderung für die Konfiguration der Löschberechtigung von mindestens einer mit dem Dokumenttyp verknüpften Sicherheitsrichtlinie erfüllen.
      • Sie können eine Benachrichtigung über einen Löschvorgang nur erhalten, wenn Sie die Anforderung für die Konfiguration der Löschberechtigung oder -benachrichtigung von mindestens einer mit dem Dokumenttyp verknüpften Sicherheitsrichtlinie erfüllen.
      Gültig ab Datum und Uhrzeit ab dem Zeitpunkt, zu dem das Mitarbeiterdokument gültig ist. Im Allgemeinen entspricht das „Gültig ab“-Datum dem Datum der Dokumenterstellung. Dies gilt nicht für vertragliche Vereinbarungen. Beispielsweise kann eine Gehaltserhöhung oder Beförderung ab einem anderen Datum als dem Datum der Leistungsbewertung in Kraft treten.
      HR-Fall HR-Fallnummer, der das Mitarbeiterdokument zugeordnet ist, wenn es von einem HR-Fall verschoben wurde.
      Aufbewahrte Elemente löschen Status der Löschungsverzögerung eines Dokuments.
      • Ausstehende Löschgenehmigung: Löschungsbenachrichtigung wurde verschickt, aber die Autorisierung ist nicht eingegangen.
      • Löschung genehmigt: Genehmigung zum Löschen wurde erhalten, die Löschung des Dokuments ist geplant.
      • Löschung abgelehnt: Genehmigung zum Löschen wurde nicht erteilt, die Löschung des Dokuments ist nicht geplant.
        Die mit einem Dokumenttyp verknüpfte Sicherheitsrichtlinie legt die Löschungsgenehmigung fest. Die folgenden Rollen haben die Berechtigung zum Ändern der Löschungsgenehmigung:
        • EF Administrator [sn_hr_ef.admin]
        • Manager in Employee File Management [sn_hr_ef.manager]
      Ablaufdatum Option zum Festlegen eines Ablaufdatums für ein Dokument. E-Mail-Benachrichtigungen werden an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Vertreter (gemäß Ablaufrichtlinien) gesendet, wenn das Dokument abläuft oder kurz vor dem Ablauf steht.
      Hinweis:
      Diese Option ist nur aktiviert, wenn ein Administrator das Kontrollkästchen Ablaufdatum aktiviert.
    3. Klicken Sie auf Absenden, um den Datensatz des Mitarbeiterdokuments zu erstellen.
      Die Registerkarte mit der zugehörigen Liste zum Überwachungspfad für Mitarbeiterdokumente wird angezeigt.

      Liefert eine Ansicht aller Aktionen für ein Mitarbeiterdokument, von der Erstellung oder dem Upload bis zum Löschzeitpunkt.

      Die folgenden Aktionen werden erfasst:
      • Datensatz erstellt
      • Felder aktualisiert
      • Anlage entfernt
      • Anlage aktualisiert
      • Anlage umbenannt
      • Plattform-Tag hinzugefügt
      • Plattform-Tag entfernt
      • Dokument angezeigt
      • Dokument heruntergeladen
      • Dokument, das vom Mitarbeiter aus dem Mitarbeiter-Center heruntergeladen wurde

    Mitarbeiterdokumente in Dokumenten-Repository verschieben

    Sie können Mitarbeiterdokumente von einem HR-Fall in das Repository der Mitarbeiterdokumente verschieben. Sie können Mitarbeiterdokumente auch automatisch vom HR-Service verschieben, wenn ein HR-Fall abgeschlossen wurde.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer oder sn_hr_core.case_reader

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Mitarbeiterdokumente können direkt dem Repository der Mitarbeiterdokumente hinzugefügt werden. Das Repository der Mitarbeiterdokumente ist ein zentrales Repository für die schnelle und einfache Identifizierung mithilfe verschiedener Sortierfunktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiterdokument erstellen oder bearbeiten.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Fallverwaltung > Alle HR-Anfragen.
    2. Wählen Sie einen Fall, dem Mitarbeiterdokumente angefügt wurden.
      In der Listenansicht ist es nicht möglich, HR-Fälle mit angefügten Mitarbeiterdokumenten zu identifizieren. Die HR-Fallnummer oder die Person, für die der Fall geöffnet wurde, sind erforderlich, um einen HR-Fall zu identifizieren.
    3. Klicken Sie im Formular-Header auf Anlagen verschieben.
      Das Menü Anhänge in Mitarbeiterdokumente verschieben wird angezeigt.
    4. Wählen Sie die Checkbox neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten.
      Die Felder COE für zu verschiebende Anhänge auswählen und Themendetails können geändert werden, aber nur, wenn das Dokument unter einer falschen Art HR-Fall hinzugefügt wurde.
    5. Wählen Sie den Dokumenttyp für jedes Dokument aus.
      Der Dokumenttyp bestimmt die Kategorisierung, wer auf das Dokument Zugriff hat, und die Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn kein Dokumenttyp für das zugeordnete Themendetail angezeigt wird, sollte eines erstellt werden, um eine richtige Kategorisierung sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für einen Dokumenttyp definieren.
    6. Klicken Sie auf Auswahl verschieben.

    Ergebnisse

    Die Mitarbeiterdokumente werden vom HR-Fall zum Repository der Mitarbeiterdokumente verschoben. Nachdem ein Mitarbeiterdokument verschoben wurde, wird der Dateiname, das Format und die Größe von der Anlage in das Dokument kopiert.
    Hinweis:
    Darüber hinaus können Sie den Vorgang automatisieren, indem Sie das Kontrollkästchen Anlagen automatisch verschieben für HR-Services aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Service konfigurieren.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem Sie die Anhänge verschoben haben, werden die Anhänge im Abschnitt „Mitarbeiterdokumente“ im Fall angezeigt.

    Mehreren HR-Profilen gesetzliche Aufbewahrungspflichten hinzufügen

    Fügen Sie mehreren HR-Profilen gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten hinzu. Rechtliche Aufbewahrungspflichten verhindern die Löschung von Mitarbeiterdokumenten eines HR-Profils.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > HR-Profile.
    2. Wählen Sie in der Listenansicht alle HR-Profile aus, auf die Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwenden möchten.
    3. Wählen Sie unter Aktionen für ausgewählte Zeilen die Aktion Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen aus.
    4. Im Dialogfeld „Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen“:
      1. Wählen Sie im Feld Grund einen Wert aus.
      2. Fügen Sie im Feld Kommentare weitere Details hinzu.
      3. Klicken Sie auf OK.
      Die Mitarbeiterdokumente der ausgewählten HR-Profile werden der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterworfen und basierend auf der Aufbewahrungsrichtlinie nicht gelöscht.

    Mehreren Dokumenttypen gesetzliche Aufbewahrungspflichten hinzufügen

    Fügen Sie mehreren Dokumenttypen gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten hinzu. Gesetzliche oder rechtliche Aufbewahrungspflichten verhindern die Löschung von Dokumenten, die zu einem bestimmten Dokumenttyp gehören.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Dokumenttypen.
    2. Wählen Sie in der Listenansicht alle Dokumente aus, auf die Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwenden möchten.
    3. Wählen Sie unter Aktionen für ausgewählte Zeilen die Aktion Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen aus.
    4. Im Dialogfeld „Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen“:
      1. Wählen Sie im Feld Grund einen Wert aus.
      2. Fügen Sie im Feld Kommentare weitere Details hinzu.
      3. Klicken Sie auf OK.
      Die Dokumente der ausgewählten Dokumenttypen werden der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterworfen und basierend auf der Aufbewahrungsrichtlinie nicht gelöscht.

    Löschprotokolle des Mitarbeiterdokuments anzeigen

    Für eine optimale Systemleistung und abhängig von Ihren internen Verfahren werden Mitarbeiterdokumente basierend auf der Sicherheitsrichtlinie Ihres Unternehmens gelöscht.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Durch das Löschen werden Mitarbeiterdokumente dauerhaft aus der Instanz gelöscht. Durch das Löschen wird Gesamtspeicher freigesetzt.
    • Das Löschprotokoll zeigt, welche Dokumente gelöscht wurden.
    • Attribute der gelöschten Dokumente werden gespeichert.
    • Die Standardattribute, die gelöschte Dokumente identifizieren, sind Mitarbeiter- und HR-Fallnummer. Sie können die Standardwerte in den Eigenschaften für Employee Document Management ändern.

    Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Anwendung Employee Document Management.

    Prozedur

    Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Protokolle löschen.
    Eine Liste der gelöschten Dokumente mit den Feldern, die in Falls aktiviert, werden diese Felder in den Bereinigungsprotokollen berücksichtigt der Eigenschaften für Employee Document Management festgelegt wurden, wird angezeigt.