Créer une réservation de groupe

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Réservez plusieurs espaces pour différents utilisateurs dans une seule réservation de groupe.

    Avant de commencer

    Vous pouvez effectuer une réservation de groupe uniquement si la configuration est activée par votre organisation.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Réservez plusieurs espaces à la fois pour plusieurs employés dans une seule réservation de groupe. Après avoir soumis les réservations, elles sont créées individuellement pour chaque employé, avec une réservation parente. Vous pouvez afficher toutes les réservations individuelles dans une seule réservation parente et modifier tous les détails si nécessaire.

    Par exemple, vous réservez quatre lieux de travail pour quatre employés différents. Après avoir soumis la réservation, un total de cinq réservations est créé. La cinquième réservation est la réservation parente dans laquelle vous pouvez afficher tous les détails des réservations enfants et les modifier si nécessaire.

    Remarque :
    vous ne pouvez pas inviter de participants à une réservation de groupe.

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Depuis le navigateur d'application Accédez à la Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      De Espace de travail du Portail de services
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail.
        Remarque :
        Vous pouvez également soumettre une demande à partir de Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sélectionnez Effectuer une réservation directement sur la page d'accueil.
        • Sélectionnez Nouvelle réservation générale dans le catalogue de services du lieu de travail et effectuez l'une des actions suivantes :
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Recherchez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les options disponibles suivantes :
      • Type : élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver. Par exemple, une salle de réunion ou un bureau.
      • Bâtiment : nom du bâtiment.
      • Date et heure de début : date et heure à partir de quand vous souhaitez commencer à utiliser l'élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
      • Date et heure de fin : date et heure jusqu'à quand vous souhaitez utiliser l'élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
      • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation.
    3. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail disponibles correspondant aux critères de recherche s'affichent.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. Si votre société charge des cartes d'étage, affichez-les à l'aide de Mappedin ou d'Mappage d'intérieur. Pour en savoir plus sur l'utilisation des cartes d'étage, consultez Workplace Space Mapping.
    4. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      Vous pouvez également trier les éléments du lieu de travail pour afficher vos emplacements favoris en premier. Pour afficher l'option, vous devez avoir accès à l'Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

    5. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes.
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l'onglet Vue Calendrier, cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l'onglet Vue cartographique, sélectionnez n'importe quel espace de couleur verte et cliquez sur Ajouter.
    6. Sélectionnez Suivant.
    7. Sur le formulaire, spécifiez les détails de la réservation.
      1. Dans Objet de la réservation, saisissez l'objet de la réservation.
      2. Pour définir la confidentialité de tous les espaces, sélectionnez ou désélectionnez l’option Marquer les détails de l’espace comme privés .
      3. Facultatif : Pour spécifier la confidentialité de chaque espace, utilisez l’option Rendre privé les détails de l’espace pour chaque espace.
      4. Désélectionnez l'option Réserver ces éléments ensemble pour la même personne.
      5. Dans la section Nombre de participants, spécifiez le nombre de participants de chaque élément du lieu de travail sélectionné.
      6. Dans la section Détails de l'emplacement, pour chaque emplacement, sélectionnez un utilisateur pour lequel vous effectuez la réservation.
    8. Cliquez sur Soumettre la réservation.

    Résultats

    La réservation de groupe est créée. Vous pouvez afficher les détails de la réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.
    • Des réservations individuelles sont créées pour chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent afficher les détails de la réservation sur leur propre page Mes réservations. Ils ne peuvent pas modifier ni annuler la réservation.
      Remarque :
      Vous ne pouvez pas partager directement les détails d'une réservation de groupe à partir de la réservation parente. À la place, vous pouvez partager les réservations individuelles créées à partir de la réservation de groupe.
    • Pour modifier une réservation, ouvrez la réservation parente et cliquez sur Actions > Modifier les détails de la réservation. Après avoir effectué les modifications, cliquez sur Mettre à jour les détails de la réservation.