Créer une réservation pour plusieurs éléments du lieu de travail

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 11 minutes de lecture

    • Réservez plusieurs éléments du lieu de travail pour les mêmes date et heure dans une seule réservation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Réservez plusieurs éléments du lieu de travail en même temps, pour vous-même ou pour le compte d'autres personnes.

    Avant de réserver une salle ou un bureau, vérifiez la disponibilité de l'élément sélectionné à l'aide de la vue Calendrier. Passez en revue les services standards disponibles pour les éléments du lieu de travail.

    Remarque :
    En tant qu'administrateur ou gestionnaire des réservations, vous ne pouvez pas modifier une réservation ouverte manuellement à l'aide d'une URL.

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Depuis le navigateur d'application Accédez à la Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      De Espace de travail du Portail de services
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail.
        Remarque :
        Vous pouvez également émettre une demande à partir de l'Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sélectionnez Effectuer une réservation directement sur la page d'accueil.
        • Sélectionnez Nouvelle réservation générale dans le catalogue de services du lieu de travail.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez le type d’éléments du lieu de travail, tels que les bureaux, les salles de réunion, le parking , et ainsi de suite.
    3. Facultatif : Après avoir sélectionné le module réservable que vous souhaitez réserver, pour rechercher tous les espaces disponibles, sélectionnez Tout parcourir.
      Par défaut, l'option Tout parcourir est sélectionnée.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.
        • Date et heure de début : la date et l’heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

        • Date et heure de fin : la date et l’heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date et l’heure de fin dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur configurée sur le module Réservable. La valeur Nombre maximal de jours dans le futur spécifie le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’à concurrence desquels le module réservable peut être réservé.

          Si un employé saisit manuellement une date non valide qui est supérieure à ce qui est spécifié dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle. L’employé est informé à l’aide d’une info-bulle du nombre maximal de jours dans le futur.

        • Récurrent : option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de manière récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente.

          Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur les a configurés.

          Remarque :
          L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
          • Si votre administrateur a défini une limite sur le nombre maximal de jours que vous pouvez réserver dans le futur, vous ne pouvez pas sélectionner de jours dans le futur au-delà de la date définie par l’administrateur. Un avertissement s’affiche concernant la limitation.
          • Par exemple, si l’administrateur a limité les jours futurs à 45 jours, vous ne pouvez pas sélectionner une date au-delà de t45 jours lors d’une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Terminer à cette date varie en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . La date et l’heure de fin spécifiées pour la récurrence sont utilisées pour l’heure de fin de la réservation.
          • Si aucune limitation de ce type n’est définie par votre administrateur pour les jours à venir, vous pouvez sélectionner n’importe quelle date. Cependant, cela dépend du nombre d’occurrences que vous êtes autorisé à faire.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L'option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l'espace.
          Remarque :
          L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a rendu obligatoire une réservation toute la journée pour le type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
        • Ajouter un autre bâtiment : réservez plusieurs éléments d’espace de travail dans plusieurs bâtiments de différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une même réservation.
          Remarque :
          Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations pour plusieurs bâtiments.
    4. Facultatif : Pour rechercher tous les espaces disponibles dans une zone, sélectionnez Parcourir par zone.
      1. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l'espace le plus approprié dans une zone.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.
        • Zone : zone du bâtiment où vous souhaitez réserver un espace.

          Les zones sont triées par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Zones. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour une zone, il est trié en conséquence. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms de zones sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Les articles avec commande sont répertoriés ci-dessous.

        • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Date et heure de fin : date et heure auxquelles vous cesserez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

          Si l’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée dans le formulaire du module réservable, l’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour en savoir plus sur la résolution des réservations récurrentes en conflit, reportez-vous à la section .

        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas changer l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
    5. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail disponibles correspondant aux critères de recherche s'affichent.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. Si votre organisation utilise des fournisseurs de cartes intérieures tels qu'Indoor Mapping ou Mappedin, utilisez Vue cartographique pour fournir des emplacements interactifs et un chemin d'accès aux lieux de travail. Indoor Mapping est un fournisseur de cartes inclus avec WSD tandis que Mappedin est un fournisseur de carte tiers qui s'intègre à WSD. Les cartes DXF ne sont pas prises en charge.
    6. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      Vous pouvez également trier les éléments du lieu de travail pour afficher vos emplacements favoris en premier. Pour afficher l'option, vous devez avoir accès à l'Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

    7. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes.
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l'onglet Vue Calendrier, cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l'onglet Vue cartographique, sélectionnez n'importe quel espace de couleur verte et cliquez sur Ajouter.
    8. Sélectionnez Suivant.
    9. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également indiquer vos préférences en matière de confidentialité pour chaque espace individuellement, à l’aide de l’option Marquer les détails de l’espace comme privés sous chaque espace du formulaire.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Sélectionnez cette option pour réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur.
      Cette réservation est destinée à Si vous effectuez une réservation pour le compte de quelqu'un d'autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous effectuez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues à la réunion.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n'apparaît pas si l'option Nombre de participants s'affiche.
      Inviter des collègues Sélectionnez les employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur avant, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et modifier tous les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Spécifiez toutes les informations privées dans la section Notes privées.
        11. Sélectionnez leurs préférences dans Préférences des visiteurs et Préférences de notification.
        12. Cliquez sur Enregistrer et ajouter pour ajouter le visiteur.
      Sensibilité Nature de votre réunion. Sélectionnez Privé si vous souhaitez organiser une réunion confidentielle.
      Remarque :
      Lorsque vous marquez une réunion comme Privé, l'objet de la réservation est masqué aux autres personnes et affiche ** privé **. Seul vous ou la personne pour laquelle vous avez demandé cette réunion peut voir l'objet.
    10. Cliquez sur Soumettre la réservation.

    Résultats

    Si les éléments ne nécessitent aucune approbation, les éléments du lieu de travail sélectionnés sont réservés. Le statut de la demande est mis à jour pour Confirmé.

    Si l'un des éléments nécessite une approbation, votre demande est soumise à l'approbateur. Le statut de la demande est mis à jour pour En attente d'approbation.

    Que faire ensuite

    • Pour afficher, modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.
      2. Pour modifier l'emplacement des invités, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
        2. Sélectionner Actions > Affecter à.

          Vous pouvez également sélectionner l'icône d'actions ( icône Action) en regard des détails de l'invité.

        3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
        4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.

          Un e-mail concernant les changements de réservation est envoyé aux invités.

      3. Pour ajouter ou supprimer un invité, procédez comme suit :
        1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
        2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation.
        3. Pour ajouter un invité, sélectionnez le nom de l'invité dans la liste de recherche.
        4. Pour supprimer un invité, cliquez sur l'icône de suppression ( icône Supprimer) située près du nom de l'invité.
        5. Cliquez sur Mettre à jour les détails de la réservation.

        Si vous avez ajouté un invité, un e-mail est envoyé à l'invité avec les détails de la réservation. Si vous avez supprimé un invité, un e-mail informant de l'annulation de la réservation est envoyé.