Émettre une demande d’assistance d’espace

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Soumettez une demande de service du lieu de travail pour obtenir des recommandations d’allocation d’espace à l’aide de .Espace de travail du Portail de services L’assistance Workplace Service Delivery d’espace vous offre les meilleures options de plan d’allocation de l’espace en fonction de la quantité d’espace et du service que vous spécifiez. Vous pouvez sélectionner l’allocation la plus appropriée ou aucune. En fonction de votre sélection, le planificateur d’espace déploie le plan à utiliser.

    Avant de commencer

    Vous devez disposer des éléments suivants :
    • Le module d’extension Workplace Central est installé.
    • Workplace Case Management module d’extension est installé.
    • Pour afficher les recommandations d’espace sur la carte, la carte d’étage doit être configurée à l’aide de Workplace Indoor Mapping.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Spécifiez le département et le nombre d’espaces que vous souhaitez affecter à ce département dans un étage. Spécifiez l’emplacement dans lequel vous souhaitez afficher la recommandation d’allocation. Selon les spécifications soumises sur le formulaire, le système vous propose des options contenant les plans d’allocation d’espace les plus appropriés dans ce bâtiment. Si le département sélectionné existe à l’étage que vous avez sélectionné, les espaces sont recommandés à proximité de ce département.

    Vous pouvez sélectionner la meilleure option et soumettre votre sélection. Si une approbation est configurée, le plan est envoyé pour approbation à votre gestionnaire. Le plan d’espace sélectionné est dirigé vers le planificateur d’espace. Le planificateur d’espace examine le plan et le déploie en conséquence.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
      Les Espace de travail du Portail de services ouvertures.
    2. Ouvrez la catégorie Général.
      1. Sélectionnez Catalogue.
      2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
      3. Dans le catalogue des services du lieu de travail, sélectionnez Général.
        Remarque :
        Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste des catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Général.
    3. Sélectionnez Demande d’assistant d’espace.
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de demande d’assistant d’espace
      Champ Description
      Nom de la demande Nom descriptif de la demande.
      Allouer de l’espace par Le type d’allocation est réglé avec le type d’allocation par défaut défini par votre administrateur.
      Remarque :
      Si aucun type d’allocation n’est spécifié, vous ne pouvez pas traiter la demande.
      Demandé pour Option permettant de spécifier l’utilisateur pour lequel vous émettez la demande d’assistance d’espace.
      Sélectionner un département Département en fonction duquel vous souhaitez allouer des espaces. Cette option s’affiche si Département est défini dans le champ Allouer l’espace par .
      Sélectionner un centre de coûts Centre de coûts en fonction duquel vous souhaitez allouer des espaces. Cette option n’apparaît que si Centre de coûts est défini dans le champ Allouer l’espace par .
      Sélectionner un type d'entité sur le lieu de travail Type d’entité du lieu de travail en fonction duquel vous souhaitez allouer des espaces. Cette option s’affiche si l’option Entité du lieu de travail est définie dans le champ Allouer l’espace par .
      Sélectionner une entité sur le lieu de travail Entité du lieu de travail en fonction de laquelle vous souhaitez allouer des espaces. Cette option s’affiche si l’option Entité du lieu de travail est définie dans le champ Allouer l’espace par .
      Motif de la demande Option permettant de sélectionner le motif de la demande.
      Type d'espace Option permettant de spécifier le type d’espaces souhaité.
      Correspondance exacte (type d’espace) Option pour confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces qui correspondent exactement au type d’espace sélectionné.
      Type d'affectation Option pour spécifier si vous voulez des espaces flexibles ou permanents.
      Quantité/Capacité Nombre d’espaces que vous souhaitez allouer.
      Région Région dans laquelle vous souhaitez effectuer l’allocation de l’espace.
      Campus Campus où vous souhaitez effectuer l’allocation d’espace.
      Site Site dans lequel vous souhaitez effectuer l’allocation d’espace.
      Bâtiment Bâtiment dans lequel vous souhaitez effectuer l’allocation de l’espace.
      Correspondance exacte (bâtiment) Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces qui correspondent exactement au bâtiment sélectionné.
      Date de déplacement vers l'intérieur Option permettant de spécifier la date à partir de laquelle vous souhaitez implémenter l’allocation d’espace.
      Correspondance exacte (date d’emménagement) Option permettant de confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces disponibles à la date d’emménagement sélectionnée.
      Date de déplacement vers l'extérieur Option permettant de spécifier la date jusqu’à laquelle vous souhaitez allouer les espaces.
      Correspondance exacte (date de déménagement) Option pour confirmer que vous souhaitez afficher uniquement les espaces disponibles jusqu’à la date de déplacement sélectionnée.
      Ajouter des pièces jointes Option pour joindre tous les fichiers de support si nécessaire.
    5. Sélectionnez Envoyer.
      La demande est envoyée. Une fois l’envoi effectué, la page des détails de la demande s’ouvre.
    6. Sur la page Ma demande, sélectionnez Plans d’espace.
      Actualisez la page pour afficher les options de plan d’espace.
      La page affiche les options qui ont les allocations d’espace les plus appropriées pour le centre de coûts ou le département sélectionné à l’étage sélectionné, ainsi que le pourcentage de correspondance.
    7. Examinez les options qui s’affichent.
      Le pourcentage de correspondance est affiché sous chaque option.
    8. Facultatif : Affichez les allocations d’espace sur la carte en sélectionnant Afficher les espaces sur la carte.
      Remarque :
      vous pouvez afficher les allocations d’espace sur la carte uniquement si une carte d’étage est configurée pour l’étage.
    9. Sélectionnez une option parmi celles proposées.
      1. Sur la page Ma demande, sélectionnez Tâches/actions à faire.
      2. Dans l’option Sélectionner un plan d’espace, sélectionnez Afficher la tâche.
        Une page avec toutes les options affichées dans le plan d’espace s’affiche pour la sélection.
      3. Sélectionnez Sélectionner en regard de l’option que vous souhaitez utiliser.
      4. Facultatif : Si vous ne souhaitez sélectionner aucune option pour une raison quelconque, sélectionnez Aucune des options ci-dessus.
        Remarque :
        Si vous ne sélectionnez aucun des éléments ci-dessus, la demande est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé
      5. Après la sélection, sélectionnez Soumettre.

    Résultats

    L’option que vous avez sélectionnée est soumise. À tout moment, vous pouvez afficher l’option sélectionnée dans l’onglet Plans d’espace . Une fois la sélection soumise, les actions suivantes sont effectuées en fonction du processus d’approbation configuré par votre organisation :
    • Si un processus d’approbation est configuré pour votre profil d’utilisateur, la demande d’espace est envoyée à votre gestionnaire pour approbation. L’état de la demande d’espace passe à En attente d’approbation.
      • Si votre gestionnaire approuve, la demande d’espace est envoyée pour déploiement et l’état passe à Approuvé.
      • Si votre gestionnaire la rejette, la demande d’espace est rejetée et l’état passe à Fermé incomplet.
    • Si votre profil d’utilisateur ne nécessite pas d’approbation, la demande d’espace est transférée au planificateur d’espace de votre organisation et son état passe à Approuvé.