Factures

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Les factures sont générées pour un paiement par rapport à un bon de commande. Un bon de commande peut avoir plusieurs factures en fonction du calendrier de paiement.

    Vous pouvez créer manuellement des factures dans la plateforme ServiceNow ou générer des factures via l'intégration à un portail de fournisseur externe.
    Remarque :
    La correspondance de factures est effectuée en externe sur le portail du fournisseur ou manuellement dans ServiceNow. À l’heure actuelle, il n’existe aucune logique permettant d’effectuer systématiquement un rapprochement des factures dans la ServiceNow plateforme.
    Les champs clés d'une facture sont les suivants :
    Tableau 1. Champs de facture
    Champ Description
    Numéro Identificateur unique généré par le système pour la facture.
    Numéro ERP Identificateur unique généré au sein d’un système ERP pour la facture.

    Ce champ s’applique en cas d’intégration ERP. La valeur est renseignée une fois la facture validée dans le système ERP via l’intégration.
    Statut État actuel de la facture.
    Numéro de facture du fournisseur Numéro de facture du fournisseur.
    Remarque :
    Il s’agit d’un champ obligatoire, sauf lorsque la facture est à l’état Brouillon.
    ID fiscal du fournisseur ID fiscal associé au fournisseur.
    Date de la facture Date de création de cette facture.
    Remarque :
    Il s’agit d’un champ obligatoire, sauf lorsque la facture est à l’état Brouillon.
    Détails du résumé
    Fournisseur Fournisseur auprès duquel le produit ou le service est approvisionné.
    Bon de commande Bon de commande auquel cette facture a été associée.
    Date de la facture Date de création de cette facture.
    Remarque :
    Il s’agit d’un champ obligatoire, sauf lorsque la facture est à l’état Brouillon.
    Sous-total Montant total à payer au fournisseur, hors taxes et frais d’expédition.
    Remarque :
    Ce champ est modifiable.
    Taux d'imposition Pourcentage du taux d’imposition appliqué à la commande.
    Taxe sur la vente Charges fiscales sur les ventes encourues pour la facture.
    Envoi Frais d'expédition encourus pour la facture.
    Autres frais Autres frais supplémentaires associés à la facture.
    Remises Remises appliquées à la facture.
    Montant facturé (devise de la transaction) Montant total à payer au fournisseur, y compris les taxes et les frais d’expédition.
    Remarque :
    Il s’agit d’un champ obligatoire, sauf lorsque la facture est à l’état Brouillon. Il s’agit également d’un champ modifiable.
    Détails de comptabilité
    Entité juridique Entité juridique interne qui assume le coût de cette facture.
    Adresse de remise Emplacement auquel ce paiement est effectué.
    Les listes connexes clés d'une facture sont les suivantes :
    Tableau 2. Listes connexes d'une facture
    Liste connexe Description
    Lignes de factures Capture le montant des lignes et le déploie jusqu'au sous-total sur la facture.
    Confirmations des services Affiche tous les accusés de réception de service associés à cette facture.
    Plans d'approbation Affiche tous les plans d’approbation créés par rapport à cette facture.
    Approbations Lorsque l’authentification des services est définie sur Approbation de facture, les approbations de factures servent de méthode de réception avant d’effectuer le paiement à un fournisseur.

    En l'absence d'un reçu et d'une correspondance tridirectionnelle, les approbations de facture sont utilisées pour éviter une correspondance automatique bidirectionnelle.

    Les approbations de factures sont envoyées au destinataire de la ligne et l'acheteur peut y répondre en tant qu'action à faire dans ShoppingHub.

    Pour plus de détails, voir Actions à faire de l'acheteur.
    Tâches de facturation Lorsqu’un accusé de réception de service est déclenché, une tâche est créée par rapport à la facture et répertoriée ici.
    Remarque :
    Si vous êtes un nouveau client ou un client existant qui a mis à niveau et installé le module d’extension Shopping Hub, ces tâches ne s’appliquent pas à vous. Toutefois, si vous choisissez de continuer avec le module d’extension existant Architecture commune de Source-to-Pay et d’ignorer le module d’extension Shopping Hub, vous pouvez travailler sur ces tâches.

    Pour créer une facture d’un fournisseur pour un produit ou un service reçu, modifiez le champ Sous-total du formulaire Facture par rapport au montant réellement reçu, ajoutez une ligne de facture pour capturer les spécificités de cette ligne de bon de commande et mettez à jour le champ Montant de la ligne facturé dans ce formulaire de ligne de facture pour refléter le même montant reçu. Lorsque la ligne de facture et la facture sont toutes deux mises à jour vers l’état Payé, une ligne de dépense est générée automatiquement dans le formulaire du Gestion des projets projet pour lequel l’achat a été effectué à l’origine.

    Pour plus d’informations sur l’intégration de à , reportez-vous Opérations de sourçage et d'approvisionnementGestion des projetsà la section Opérations de sourçage et d'approvisionnement intégration avec Gestion des projets.

    Calculs de factures et flux d’états

    Remarque :
    Les règles métier relatives à la gestion des changements d’état, à la gestion des taxes et des charges, aux champs de facture par défaut, au remplissage des montants de ligne de facture, à la gestion des changements totaux de ligne et au remplissage des produits fournisseur ne sont disponibles que si vous n’avez pas installé le module d’extension Shopping Hub (sn_spend_uib) et que vous utilisez toujours le module d’extension Architecture commune de Source-to-Pay (sn_shop).

    Un champ appelé Montant nécessitant une approbation sur l'enregistrement d'approbation de facture distingue le montant de facture réel qui doit être approuvé, car les lignes d'une facture peuvent comprendre différents types de confirmation de services et/ou conditions requises pour la réception de biens.

    Lorsqu'une ligne de facture envoyée pour approbation est approuvée, son état est mis à jour sur Facture confirmée. Si une ligne de facture est rejetée, l'ensemble de la facture l'est aussi.

    L'état de la facture est mis à jour sur Facture confirmée uniquement lorsque l'état de toutes ses lignes correspondantes est défini sur Facture confirmée. Si l'état de la facture est mis à jour sur Facture confirmée, l'état de toutes ses lignes associées est également mis à jour sur Facture confirmée. Cela s’applique au scénario où la correspondance est effectuée manuellement dans Now Platform et où l’utilisateur met à jour l’en-tête de facture au lieu de le mettre à jour ligne par ligne. Cette mise à jour s’effectue en sélectionnant Confirmer dans l’en-tête de la facture. Lorsque l’état de la facture est Facture confirmée, le bouton Confirmer ne s’affiche pas non plus pour les états suivants.

    L'état de la facture dans l'en-tête de facture est en lecture seule, car le changement d'état est généré par les lignes. Dans le cas d'une facture comprenant plusieurs lignes, si l'une d'elles est à l'état Revue nécessaire, l'en-tête de la facture est également mis à jour sur Revue nécessaire.