イベントプランナー - 主な機能、アクション、ビュー

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む9読むのに数分

    • 職場セントラルのイベントプランナーは、組織で要求されたすべての予約を一度に確認できるワンストップワークスペースです。

    イベントプランナーの機能

    この単一のワークスペースで組織のすべての予約を表示できます。従業員が関与している職場の場所の数を監視できます。プランナーを使用して次のアクションを実行できます。
    • 予約計画者および予約閲覧者としてイベントプランナーにアクセスできます。
    • 単一、繰り返し (発生) の予約、複数の子、グループなどのさまざまな予約を表示します。
    • 利用可能なスペースと利用できないスペースをいつでも確認できます。
    • 必要に応じて敷地、建物、またはフロアで要求された予約を直接表示または編集します。
    • スケジュール済みのビューでプランナーを表示します。
    • 予約を別のタイミングに前倒しまたは延期します。
    • 過去、当日、または今後に要求されている各予約の詳細情報を表示します。
    • 要求者、予約の現在のステータス、チェックインとチェックアウトのステータス、招待者、出席者数などの詳細を表示します。
    • 予約を作成します。
    • 予約計画者は次のアクションを実行できます。
      • 予約を別の日時にドラッグして再スケジュールする。
      • 予約のタイミングを変更する。
      • 予約の場所を変更する。
      • 予約をキャンセルする。
      • 予約を開いて高度な変更を行い、サービスも追加する。
    • 予約計画者は、単一の予約または発生の予約の詳細を管理できます。予約可能な目的、出席者数、コストセンターなどの予約の詳細を、予約の詳細ページから直接編集することもできます。
      注:
      複数の場所の予約またはグループ予約を管理するには、スケジュールビューではなく、必ず予約の詳細を開きます。
    重要:
    カレンダープロバイダーを使用して作成された予約を管理するには、必ずカレンダープロバイダーを使用します。

    ランディングページ

    イベントプランナーのランディングページは、次のセクションで構成されています。
    予約
    予約の測定基準がセクションに表示されます。当日の予定されている予約、要求された追加サービス、キャンセルされた予約、および承認待ちの予約の測定基準。
    有効な予約
    このセクションには、組織で要求されたすべての予約と、自分が要求した予約の詳細なリストが表示されます。[スケジュールビューを開く] オプションを使用して、スケジュールビューで予約を表示することもできます。

    予約測定基準

    イベント計画者のランディングページの [予約] セクションで予約測定基準を確認できます。次の測定基準カードが表示されます。測定基準カードを選択すると、それぞれの予約をリストに表示できます。
    本日の予定された予約
    当日 (本日) のスケジュールされている予約の数。
    本日の追加サービス付きの予約
    当日 (本日) に追加のサービス要求がある予約の数。
    本日の予約キャンセル分
    当日 (本日) のキャンセルされた予約の数。
    承認処理待ちの予約
    承認待ちの予約の数。

    予約リストビュー

    ランディングページの [有効な予約] セクションには、予約のリストが表示されます。すべての予約と自分が要求した予約を表示できます。[有効な予約] セクションには以下が表示されます。
    すべての予約
    [すべての予約] セクションには、組織全体で作成された予約のリストが表示されます。リストには、一度に 10 件の予約が表示されます。すべての予約を表示するには、[すべて表示] オプションを選択します。次の詳細を表示できます。
    • 予約要求者
    • 予約が作成される場所
    • 場所が存在する建物と敷地
    • 予約目的
    • 予約タイプ (単一、発生、複数の子、グループなど)
    • 予約の開始時間と終了時間
    • 予約の現在のステータス

    リストは必要に応じていつでも更新できます。リストの表示方法に基づいて、リストの列を編集することもできます。

    自分の予約
    [自分の予約] セクションには、自分または他のユーザー用に作成した予約のリストが表示されます。リストには、一度に 10 件の予約が表示されます。すべての予約を表示するには、[すべて表示] オプションを選択します。

    リストは必要に応じていつでも更新できます。リストの表示方法に基づいて、リストの列を編集することもできます。一度に最大 10 列を表示するように構成できます。

    予約スケジュールビュー

    イベント計画者は、[スケジュールビューを開く] を使用してユーザーがスケジュールビューですべての予約を表示できるようにすることが可能です。

    スケジュールビューでは、組織のすべての職場の場所 (敷地、建物、フロア、そのフロアのスペースなど) を表示するタイムラインビューが開きます。スケジュールビューには次の機能があります。
    キャンパスの選択
    スケジュールビューの右上で、[敷地] オプションを使用して予約を表示する敷地を指定できます。敷地を指定すると、[建物] と [フロア] のフィルターが自動的に生成されます。表示する建物とフロアをそれぞれ指定できます。管理者は、ドロップダウン選択に表示する必要がある敷地の数を設定できます。この数字は、「Maximum number of items that can appear in filter drop down of campus, buildings and floors in Event Planner Experience.」プロパティで指定できます。
    敷地を指定した後、選択内容は保持され、次回スケジュールビューを開いたときにデフォルトで表示されます。
    予約可能な目的
    [予約可能な目的] オプションを使用して、組織で設定された予約可能な目的に基づいて敷地のスペースをフィルタリングできます。
    日付
    カレンダーで日付を選択すると、任意の日付の予約を表示できます。[今日] を選択すると、カレンダーに現在の日付が表示されます。
    タイムゾーン
    スケジュールビューのタイムラインは、予約計画者のタイムゾーンに基づいて設定されます。
    期間
    スケジュールビューのタイムフレームは、ビューの右上隅にあるドロップダウンの場所を使用して指定できます。デフォルトでは、時間枠は [日次ビュー 30 分] に設定されています。時間を 1 時間の時間範囲または週次ビューで表示するように選択できます。
    リフレッシュ
    ビューは、更新アイコン () を選択するといつでも更新できます。
    凡例
    予約が表示される基準となる色の凡例を表示できます。凡例には、各ステータスに関連付けられた色が表示されます。管理者は、Workplace Reservation Management プロパティの各ステータスに関連付けられた色を変更できます。移動先 すべて > Workplace Reservation Management > 管理 > プロパティ プロパティを変更します。次のプロパティを編集して色を指定できます。
    • イベントプランナーエクスペリエンスのドラフトの予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの進行中の予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの確認待ちの予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの確認済みの予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの完了した予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの承認待ちの予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの承認された予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの却下された予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの競合する予約の色。
    • イベントプランナーエクスペリエンスの読み取り専用の予約の色。
    色の 16 進コードを指定します。
    検索スペース
    [検索スペース] オプションを使用して、スペースを直接検索できます。
    予約
    スペースで作成された予約は、開始時間と終了時間の間で展開されたバーとして表示されます。予約は、現在のステータスに基づいて色で表示されます。色の凡例を表示してステータスを確認できます。
    予約を選択すると、予約の開始時間と終了時間、期間、サブタイプ、ステータス、要求されたサービスなどの詳細がある場合は表示できます。
    • [サイドパネルを開く (Open side panel)] アイコン () を選択して、サイドパネルに予約の詳細を表示することもできます。
    • 予約を開いてポータルに表示するには、[予約を開く (Open reservation)] オプションを選択します。デフォルトでは、従業員センターに予約が表示されます。Employee Center ではなくカスタムポータルで予約を開く場合は、次のアクションを実行する必要があります。
      1. 移動先 システム定義 > スクリプトインクルード.
      2. WPCoreUtils を検索して開きます。
      3. [ スクリプト ] フィールドで、 getCommonPortalSuffix 関数を上書きして、共通のポータルサフィックスを取得します。
      4. [更新] をクリックします。
    • [表示] () オプションを選択して、予約の詳細ビューを取得することもできます。サイドパネルには、場所、開始時間と終了時間、現在のステータス、同期ステータス、予約タイトル、要求されたサービスなどの予約関連の詳細が表示されます。予約計画者は、[予約をキャンセル] オプションを使用して予約をキャンセルすることもできます。
    • 予約のバーをドラッグして、予約を別の時間または別の場所に移動することもできます。

    予約の詳細ビュー

    イベントプランナーで予約を選択すると、予約が新しいタブで開き、予約関連の詳細がすべて表示されます。ページには、要求者の詳細、現在のステータス、および予約が要求された敷地がトップレベルのビューに表示されます。

    予約の詳細は、次の各タブに表示されます。
    詳細
    [詳細] タブには、要求者が予約時に予約フォームに指定した予約の詳細が表示されます。予約計画者は、[出席者の数]、[予約可能な目的]、[コストセンター] フィールドを編集できます。
    ブロッカー予約
    このタブには、予約とともに作成されたブロッカー予約が表示されます。ブロッカー予約は、予約とともに追加サービスが要求された場合のクリーンアップと準備のために作成されます。
    ケース
    このタブには、予約とともに要求された追加サービスを実行するために作成された職場ケースが表示されます。職場タスクが作成されている場合は、[タスク] タブが表示されます。
    要求されたサービスアイテム
    このタブには、予約とともに要求されたサービスアイテムが表示されます。
    承認者
    このタブには、予約の承認者の詳細が表示されます。
    招待者
    このタブには、予約に招待された招待者の詳細が表示されます。
    予約記録
    予約にバーチャル会議リンクが含まれている場合、このタブにレコーディングの詳細が表示されます。
    予約の詳細ページから、[予約を開く (Open reservation)] オプションを使用して予約を開き、従業員センター ポータルに表示することもできます。Employee Center ではなくカスタムポータルで予約を開く場合は、次のアクションを実行する必要があります。
    1. 移動先 システム定義 > スクリプトインクルード.
    2. WPCoreUtils を検索して開きます。
    3. [ スクリプト ] フィールドで、 getCommonPortalSuffix 関数を上書きして、共通のポータルサフィックスを取得します。
    4. [更新] をクリックします。

    予約計画者は、[予約をキャンセル] オプションを使用して、必要に応じて予約をキャンセルできます。