複数の職場アイテムの予約の作成

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
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    • 1 つの予約で、同じ日時に複数の職場アイテムを予約します。

    始める前に

    必要なロール：sn_wsd_core.workplace_user

    このタスクについて

    自分のため、または他のユーザーの代わりに、複数の職場アイテムを同時に予約します。

    部屋またはデスクを予約する前に、スケジュールビューを使用して、選択したアイテムの使用可否を確認します。職場アイテムで利用可能な標準サービスを確認します。

    注:
    管理者または予約マネージャーは、URL を使用して手動で開いた予約を編集することはできません。

    手順

    1. 次のいずれかの開始点から [予約を行う] ページに移動します。
      ロケーションステップ
      アプリケーションナビゲーターから 移動先 Workplace Reservation Management > ポータル > 新規予約.
      移行元：ワークプレイスサービスポータル
      1. 移動先 Workplace Core > 職場サービスポータル > Workplace Service Portal ホーム.
        注:
        従業員センター から要求を出すこともできます。ホームページで、次の場所に移動します。 職場 > 職場をすべて参照 をクリックし、[職場サービス] を選択します。
      2. 予約ポータルを開き、次のいずれかを実行します。
        • クリック 予約 > 予約を行う.
        • ホームページで直接 [予約を行う] を選択します。
        • Workplace Services Catalog から [新規一般予約] を選択します。
          1. 選択 カタログ > カテゴリ別参照 > 職場サービスカタログ.
            注:
            ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストに移動し、 職場サービスカタログ.
          2. 選択 予約管理 > 新規一般予約.
      [予約を行う] ページが新しいタブで開きます。
    2. [デスク]、[会議室]、[駐車場] などの職場アイテムのタイプを選択します。
    3. オプション: 予約する予約可能なモジュールを選択した後、利用可能なすべてのスペースを検索するには、 すべて参照 を選択します。
      デフォルトでは、[すべて参照] オプションが選択されます。
      1. 次の利用可能な基準を使用して、予約する職場アイテムを検索します。
        • 建物：建物の名前。

          建物名と場所名は、アルファベット順にまたは [建物] テーブルと [地域] テーブルで構成した [順序] に従ってソートされます。建物または地域でソート順が設定されている場合、建物名と場所はそれに応じてソートされます。アイテムのソート順の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。建物名と場所名は、ラベル名に基づいてアルファベット順にソートされます。たとえば、建物 A、建物 B などです。

        • (オプション) フロア：予約する建物のフロア。予約管理者は、従業員がフロアを検索できるかどうかをモジュールごとに示すことができます。

          フロア名はアルファベット順にソートされるか、指定されたソート順に値がソートされます。[フロア] テーブルでソート順を設定できます。アイテムのソート順の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。フロア名は、名前とラベルに基づいてアルファベット順にソートされます。

        • 開始日時：職場アイテムの使用を開始する日時。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
          注:
          シフトベースの予約を選択した場合、未来または過去の日付の選択は制限されており、適用されません。
          • 開始日時が [未来の最大日数] の値を超えていると、従業員は日付を選択して予約を作成することができません。この値は予約可能モジュールで構成されます。[未来の最大日数] の値は、[予約可能なモジュール] を予約できる未来の最大日数を指定します。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。

            [未来の最大日数] が有効になっている場合、従業員は最大許容日を過ぎた日付を選択できません。カレンダー日付ピッカーの日付は、日付が先すぎると無効になります。

            注:
            [未来の最大日数] の値が有効になっていない場合、日付の選択は制限されず、予約可能なモジュールで構成された [最大発生件数] の値に基づきます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
          • 従業員が [未来の最大日数] の値よりも大きい無効な日付を手動で入力した場合、日付は現在の日付にリセットされます。従業員は、未来の最大日数に関するツールヒントを使用して通知されます。
        • 終了日時：職場アイテムの使用を終了する日時。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。

          終了日時が予約可能モジュールで設定された [未来の最大日数] の値を超えていると、従業員は日付を選択して予約を作成することができません。[未来の最大日数] の値は、[予約可能なモジュール] を予約できる未来の最大日数を指定します。

          従業員が [未来の最大日数] の値よりも大きい無効な日付を手動で入力した場合、日付は現在の日付にリセットされます。従業員は、未来の最大日数に関するツールヒントを使用して通知されます。

          注:
          [未来の最大日数] の値が有効になっていない場合、日付の選択は制限されず、予約可能なモジュールで構成された [最大発生件数] の値に基づきます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
        • [繰り返し]：職場アイテムを繰り返し予約するオプション。予約を繰り返す日数と回数を指定します。

          週次予約の場合は、予約する曜日を選択します。[繰り返し] オプションは、管理者が設定した構成に基づいて表示されます。また、予約の競合が繰り返し発生している場合、管理者が設定していれば自動的に解決されます。

          注:
          追加サービスオプションは、繰り返し予約では追加できません。
          • 管理者が未来に予約できる最大日数の制限を設定している場合は、管理者が設定した日付より後の日を選択することはできません。制限に関する警告が表示されます。
          • たとえば、管理者が未来の日数を 45 日間に制限している場合、繰り返し予約を行うときに t 45 日を超える日付を選択することはできません。[この日付で終了 (End on this date)] オプションで利用可能な日数は、[日次]、[週次]、または [月次] の選択によって異なります。繰り返しに指定された終了日時が予約の終了時間に使用されます。
            表 : 1. [未来の最大日数] の値が 45 日の場合の繰り返し予約
            繰り返し 期間 期間中の日数
            [日次] を選択 ドロップダウンリストから [期間 (For)] か [まで] を選択します。 [期間 (For)] を選択した場合、[日数] には 1 と最大 45 日が表示されます。

            [まで] の場合、<現在の日付> と選択したタイムゾーン (例：ヨーロッパ/パリ) が表示されます。
            [週次] を選択 必要に応じて曜日を選択します。この例では、すべての平日が選択されています (月曜日、火曜日など)。

            (オプション) [持続] ドロップダウンリストから [期間 (For)] または [まで] を選択することもできます。

            		 [期間 (For)] の場合、週数は 1 と最大 6 週間が表示されます。

            [まで] の場合、[この日付で終了 (Ends on this date)] フィールドには、選択したタイムゾーンと週次 6 回の繰り返し期間が表示されます。
            [月次] を選択 [持続] ドロップダウンリストから [まで] を選択します。 [この日付で終了 (End on this date)] フィールドには、選択したタイムゾーンと月次 2 回の繰り返し期間が表示されます。
          • 将来の日に管理者によってそのような制限が設定されていない場合は、任意の日付を選択できます。ただし、許可されるオカレンスの数によって異なります。
        • 終日：職場アイテムを終日予約するには、このオプションを選択します。選択した [タイプ] で職場管理者が終日予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。予約の開始時刻と終了時刻は、組織が設定するタイミングによって異なります。[終日] オプションは、[スペース詳細] ページでも使用できます。
          注:
          [ 終日 ] オプションの外観は、管理者の構成によって異なります。管理者が選択した タイプの終日の予約を義務付けている場合、予約は自動的に終日行われます。予約の開始日のみを変更できます。
        • 別の建物を追加：1 つの予約で、異なるタイムゾーンの複数の建物にまたがる複数の職場アイテムを同じ日時に予約します。
          注:
          このオプションは、 予約可能なモジュール > 予約可能モジュールの構成 タブに戻ります詳細については、「複数建物の予約の作成」を参照してください。
    4. オプション: 人の近くの利用可能なスペースを検索するには、[人の近くで参照する] を選択します。
      注:
      このオプションは、[人の近くでの参照を有効にする] 予約可能モジュールプロパティが有効になっている場合にのみ表示されます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。

      [人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] 予約可能モジュールプロパティは、同僚の近くのスペースを最大日数予約するように構成できます。このプロパティのデフォルト値は 7 です。 [人の近くで参照する] は、予約可能なモジュールで [人の近くでの参照を有効にする] オプションが選択されている場合にのみ表示されます。システムは、現在の日付 (1 日目) から [人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] をカウントします。したがって、7 日間には現在の日付 (1 日目) と次の 6 つの利用可能な暦日が含まれます。

      詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。

      [人の近くで参照する] フィールドのオプション
      1. [誰の近くに座りますか？]：近くのスペースを予約したいユーザーまたは同僚を選択します。
      2. 同僚やチームメンバーの近くの最適なスペースを検索するには、次の詳細を指定します。
        注:
        チームメンバーや同僚の近くで予約をしている場合は、定期的な予約を作成できません。
        • いずれかの予約日を選択する：予約を行う予約日。
          注:
          同僚に職場プロファイルがある場合は、[人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] で指定されたすべての日付 (日付範囲) が表示されます。職場プロファイルがない場合は、該当する場合、同僚またはチームメンバーの利用可能な予約日のみが表示されます。日付を選択した後、従業員は利用可能なスペースを予約できます。プライベートスペースは選択できません。
          日付は、次の考慮事項に基づいて表示されます。
          • [人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] 予約可能モジュールプロパティで指定した最大日数。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
          • 開始日時と終了日時：複数日予約が有効になっている場合、従業員は予約時に同僚の複数日予約の範囲内で日付を選択できます。

            たとえば、 [複数日の最大日数 (Max days for multi-day)] が 10 で、15 日間の予約をしようとすると、アプリケーションに検証エラーが表示されます。現在の日付から 10 日以内の予約のみが許可されています。

            詳細については、「複数日の予約を作成する」を参照してください

            予約可能日数が複数日の最大日数の値を超えている場合、検証エラーを示す予約ポータルの [人の近くで参照する] オプション。

        • いずれかの予約スペースを選択する：このオプションでは、職場プロファイルを持つ同僚またはチームメンバーに対してプライベートとしてマークされていない専用スペースと予約済みスペースが表示されます。選択したユーザーまたは同僚に職場プロファイルがない場合は、利用可能な予約済みスペース (該当する場合) のみが表示されます。
          注:
          同僚に永続的にアサインされたスペースがあり、同じ日に予約した場合、または複数の予約がある場合、従業員はこれらのスペースのいずれかを選択して、同僚の近くを予約できます。
        • 開始日時：予約開始時間。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。

          従業員が複数日の予約をしている場合、[開始日時] フィールドと [終了日時] フィールドには、複数日の予約に指定された日付範囲が表示されます。

        • 終了日時：予約終了時間。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
        • 終日：職場アイテムを終日予約するには、このオプションを選択します。予約の開始時刻と終了時刻は、会社が設定するタイミングによって異なります。終了時刻は変更できません。選択した職場の場所で職場管理者が終日予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。
          注:
          [複数日の最大日数 (Max days for multi-day)] プロパティのデフォルト値は 1 で、1 に設定すると、1 日または終日の予約のみが許可されます。このプロパティ値が 1 より大きい場合、複数日の予約のみが許可され、1 日の予約はできません。予約ポータルでは [終日] も無効になっています。詳細については、「複数日の予約を作成する」を参照してください。
    5. オプション: エリアの利用可能なすべてのスペースを検索するには、[エリアで参照] を選択します。
      1. 次の詳細を指定して、エリア内の最適なスペースを検索します。
        • 建物：建物の名前。

          建物名と場所名は、アルファベット順にまたは [建物] テーブルと [地域] テーブルで構成した [順序] に従ってソートされます。建物または地域でソート順が設定されている場合、建物名と場所はそれに応じてソートされます。アイテムのソート順の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。建物名と場所名は、名前に基づいてアルファベット順にソートされます。[順序] のあるアイテムのリストが下に表示されます。たとえば、建物 A、建物 B などです。ソート順の詳細については、「ワークプレイススペース管理 を使用した建物の追加」を参照してください。

        • エリア：予約するスペースがある建物内のエリア。

          エリアは、アルファベット順にソートされるか、[エリア] テーブルで設定した [順序] に従ってソートされます。エリアにソート順が設定されている場合、エリアはそれに応じてソートされます。アイテムのソート順の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。エリア名は、ラベル名に基づいてアルファベット順にソートされます。[順序] のあるアイテムのリストが下に表示されます。

        • 開始日時：職場アイテムの使用を開始する日時。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
          注:
          開始日時と終了日時が [予約可能なモジュール] で指定した未来の最大日数を超えていると、従業員は日付を選択して予約を作成することができません。詳細については、ステップ 3a を参照してください。
        • 終了日時：職場アイテムの使用を終了する日時。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
          注:
          開始日時と終了日時が [予約可能なモジュール] で指定した未来の最大日数を超えていると、従業員は日付を選択して予約を作成することができません。詳細については、ステップ 3a を参照してください。
        • 繰り返し：職場アイテムを繰り返し予約するオプション。このフィールドを選択し、予約を繰り返す日数と回数を指定します。週次予約の場合は、予約する曜日を選択します。[繰り返し] オプションは、[予約可能なモジュール] ページの [繰り返し予約を許可] オプションの設定に基づいて表示または非表示になります。

          [予約可能] モジュールフォームで [繰り返し発生する競合を自動解決] オプションが有効になっている場合、アプリケーションは繰り返し発生する予約の競合の自動解決を試みます。競合する繰り返し予約を解決する方法の詳細については、「繰り返し予約の自動解決」を参照してください。

        • 終日：職場アイテムを終日予約するには、このオプションを選択します。予約の開始時刻と終了時刻は、会社が設定するタイミングによって異なります。終了時刻は変更できません。選択した [タイプ] で職場管理者が終日予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。
    6. [検索] をクリックします。
      検索条件に一致する利用可能な職場アイテムが表示されます。
      注:
      人の近くを参照しているときにプライベートスペースがある場合、それらのスペースは検索結果に表示されません。
      注:
      [カードビュー] タブと [スケジュールビュー] タブを切り替えて、職場アイテムの使用可否を確認できます。組織でインドアマッピングや Mappedin などのインドアマッププロバイダーを使用している場合は、マップビューを使用してインタラクティブな場所とウェイファインディングを職場に提供します。インドアマッピングは WSD を備えた組み込みマッププロバイダーであり、Mappedin は WSD と統合されたサードパーティのマッププロバイダーです。DXF マップはサポートされていません。
    7. オプション: 職場アイテムをアルファベット順にソートするか、[フィルターを表示] オプションでフィルターを使用してソートします。

      職場アイテムをソートして、お気に入りの場所を最初に表示することもできます。オプションを表示するには、従業員センター にアクセスでき、お気に入りの場所を設定している必要があります。最初にお気に入りの場所がアルファベット順に表示され、その後に検索条件に一致する他の場所が表示されます。

    8. 次のいずれかのオプションを使用して、予約する職場アイテムを選択します。
      • [追加] をクリックします。
      • [スケジュールビュー] タブを選択した場合は、[追加] をクリックします。
      • [マップビュー] タブを選択した場合は、緑色のスペースを選択し、[追加] をクリックします。
    9. [次へ] を選択します。
    10. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 2. 予約の詳細フォーム
      フィールド 説明
      予約タイトル 会議のタイトル。
      すべてのスペース詳細をプライベートに設定 選択したすべてのスペースをプライベートにするオプション。
      注:
      このオプションは、選択したスペースで行われた場所のプライバシー設定に基づいて表示されます。

      複数のスペースを選択した場合は、フォームの各スペースの下にある [スペース詳細をプライベートとマーク (Mark space details private)] を使用して、各スペースのプライバシー設定を個別に指定することもできます。
      件名を非公開に設定 予約の件名をプライベートとしてマークするオプション。
      これらのアイテムを同じユーザー用にまとめて予約する (Reserve these items together for the same person) 同じユーザーのすべての職場を予約するには、このオプションを選択します。
      これは次のユーザーの予約です 他の人の代わりに予約を要求する場合は、その人の名前を選択します。自分のために予約を要求する場合は、このフィールドを空のままにします。
      出席者の数 会議に出席することが予定されている人数。
      この予約に招待者を追加
      注:
      このセクションは、管理者がこの職場の場所に出席者を招待する構成を有効にしている場合にのみ表示されます。[出席者数 (Number for attendees)] オプションが表示されている場合、このオプションは表示されません。
      同僚を招待 予約に招待する従業員を選択します。
      外部訪問者を招待 外部訪問者を招待するオプション。
      注:
      このオプションは、ワークプレイス訪問者管理 アプリケーションをインストールしている場合にのみ表示されます。
      • 以前に既に登録している訪問者の場合は、次の操作を実行します。
        1. [前の訪問者] を選択します。
        2. [以前の訪問者を選択] フィールドで、訪問者を選択します。

          訪問者の詳細をプレビューし、必要に応じて詳細を変更することもできます。詳細は、すべての訪問者関連レコードと登録レコードで自動的に更新されます。

      • 初めて訪問者を登録する場合は、次の操作を実行します。
        1. [新しい訪問者を追加] を選択します。
        2. [訪問者のタイプ] で訪問者のタイプを選択します。
        3. 特別ゲストの場合は、[VIP] を有効にします。
        4. [名] に訪問者の名前を入力します。
        5. [姓] に訪問者の姓を入力します。
        6. [メールアドレス] に、登録の詳細と連絡事項を送信する訪問者のメールアドレスを指定します。
        7. [電話番号] に訪問者の電話番号を入力します。
        8. [組織] に訪問者の組織の詳細を入力します。
        9. [役職] に訪問者の役職を入力します 。
        10. [プライベートメモ] セクションで、任意の個人情報を指定します。
        11. [訪問者の設定] フィールドと [通知設定] フィールドで、訪問者の設定を選択します。
        12. [保存して追加] をクリックして訪問者を追加します。
      感度 会議の性質。機密性のある会議を開催する場合は、[プライベート] を選択します。
      注:
      会議を [プライベート] としてマークすると、[予約タイトル] は他のユーザーに対して非表示になり、[** プライベート ** (** private **)] と表示されます。タイトルは、自分またはこの会議を要求した人だけが見ることができます。
    11. [予約を送信] をクリックします。

    タスクの結果

    アイテムが承認を必要としない場合、選択した職場アイテムは予約されます。要求のステータスが [確認済み] に更新されます。

    いずれかのアイテムの承認が必要な場合、要求は承認者に送信されます。要求のステータスが [承認待ち] に更新されます。

    次のタスク

    • 予約を表示、編集、またはキャンセルするには、「予約の共有、変更またはキャンセル」を参照してください。
    • 予約の招待者を表示、追加、または削除するには、次の操作を実行します。
      1. [予約概要] ページで [招待者] タブを選択します。
      2. 招待者の場所を変更するには、次の操作を実行します。
        1. 招待者の横にあるチェックボックスをオンにします。
        2. 選択 アクション > アサイン先.

          招待者の詳細の横にあるアクションアイコン (アクションアイコン) を選択することもできます。

        3. [新しい場所のアサイン] フィールドで、招待者の移動先の場所を選択します。
        4. [更新を送信] をクリックします。

          予約の変更に関するメールが招待者に送信されます。

      3. 招待者を追加または削除するには、次の操作を実行します。
        1. [予約概要] ページで、 アクション > 予約の詳細を変更する.
        2. [予約の詳細] ページで、[この予約に招待者を追加] セクションに移動します。
        3. 招待者を追加するには、検索リストから招待者の名前を選択します。
        4. 招待者を削除するには、招待者の名前の近くにある削除アイコン (削除アイコン) をクリックします。
        5. [予約の詳細を更新する] をクリックします。

        招待者を追加した場合は、予約の詳細が記載されたメールが招待者に送信されます。招待者を削除した場合は、予約がキャンセルされたことを通知するメールが送信されます。