Exceções de fatura

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 10 min. de leitura

    • As exceções de fatura são problemas identificados em uma fatura durante o processamento da fatura.

    O mecanismo de exceção Operações de contas a pagar identifica automaticamente discrepâncias nas faturas e as lista como exceções de fatura no espaço Espaço de Source-to-Pay. O especialista em contas a pagar pode analisar as exceções de fatura identificadas e tomar as medidas apropriadas para resolvê-las.

    O mecanismo de exceção Operações de contas a pagar é executado para as faturas da OC que estão no estado Correspondência de OC concluída ou Exceções encontradas.

    O mecanismo de exceção Operações de contas a pagar é executado para faturas fora da OC que estão no estado Aceito ou Exceções encontradas.

    O mecanismo de exceção Operações de contas a pagar identifica exceções de fatura dos tipos a seguir.
    Tabela 1. Tipo de exceção de fatura
    Exceção de fatura Descrição Siga estas etapas para resolver a exceção da fatura Aplicável a
    Fornecedor inválido ou bloqueado Esta exceção ocorre em um dos seguintes cenários:
    • As informações do fornecedor estão ausentes na fatura.
    • As informações do fornecedor na fatura não corresponderão às informações na ordem de compra se a fatura for do tipo OC.
    • A tabela Mapeamento de entidade jurídica do fornecedor (sn_fin_supplier_detail) não tem um registro com uma combinação de campos Invoice.supplier e Invoice.legal_entity
    • Na tabela Mapeamento de entidade jurídica do fornecedor (sn_fin_supplier_detail), o fornecedor tem um dos seguintes atributos definidos como verdadeiro:
      • Reter pagamento: indica que o pagamento da fatura está em espera para o fornecedor
      • Reter publicação: indica que a publicação da fatura está em espera para o fornecedor

    Esta exceção é uma exceção de nível de cabeçalho.

    		 Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    • Se as informações do fornecedor estiverem ausentes na fatura, faça o seguinte:
      1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
      2. Preencha um fornecedor e uma entidade jurídica válidos.
    • Se as informações do fornecedor na fatura não corresponderem às da ordem de compra, faça o seguinte:
      1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
      2. Atualize as informações do fornecedor na fatura para corresponderem às da ordem de compra.
    • Se a tabela Mapeamento de entidade jurídica do fornecedor (sn_fin_supplier_detail) não tiver um registro com uma combinação de Invoice.supplier e Invoice.legal_entity, faça o seguinte:

      1. Faça login com a função de gerente de habilitação de fornecedores (sn_fin.supplier_payment_info_write).

      2. Adicione um registro com a combinação de campos Invoice.Fornecedor – Invoice.LegalEntity na tabela Mapeamento de entidade jurídica do fornecedor (sn_fin_supplier_detail).
    • Se os atributos Reter pagamento e Reter publicação do fornecedor estiverem definidos como verdadeiros na tabela Mapeamento de entidade jurídica do fornecedor, faça o seguinte:

      1. Faça login com a função de gerente de habilitação de fornecedores (sn_fin.supplier_payment_info_write).

      2. Tome as medidas necessárias para remover retenções de faturas para habilitar o pagamento e a publicação das faturas.
    		 Fatura da OC e fatura fora da OC
    Fundos insuficientes (variância de quantidade) Esta exceção ocorre quando a quantidade total de faturas faturadas anteriormente e a fatura atual, que está em andamento, se torna maior do que a respectiva quantidade de linha de ordem de compra.

    Esta exceção é uma exceção de nível de linha.

    Para resolver esta exceção de fatura, você deve editar a ordem de compra. Para obter mais informações, consulte Editar uma compra para uma exceção de fatura de fundos insuficientes.

    		 Para resolver esta exceção de fatura, você deve editar a ordem de compra. Para obter mais informações, consulte Editar uma compra para uma exceção de fatura de fundos insuficientes. Fatura da OC
    Fundos insuficientes (variância de valor da linha) Esta exceção ocorre quando as linhas da ordem de compra não têm fundos suficientes restantes para processar a fatura atual, que está em andamento.

    Esta exceção é uma exceção de nível de linha.

    		 Para resolver esta exceção de fatura, você deve editar a ordem de compra. Para obter mais informações, consulte Editar uma compra para uma exceção de fatura de fundos insuficientes. Fatura da OC
    Recibo de mercadorias insuficiente Esta exceção ocorre quando uma ou mais linhas de uma fatura não têm recibos suficientes para processar a fatura.

    Esta exceção é uma exceção de nível de linha.
    Resolver a exceção de recebimento de mercadorias insuficiente quando o PSM estiver instalado
    Se Sourcing and Procurement Operations (PSM) estiver instalado e não houver tarefa de recebimento para a linha da ordem de compra, Processamento de faturas para contas a pagar criará uma tarefa de recebimento e exibirá a tarefa na guia Tarefas relacionadas do formulário de exceção. Para obter mais informações, consulte Formulário de exceção de fatura.

    A tarefa de recebimento é atribuída ao usuário especificado no campo Destinatário na linha da OC. O destinatário deve ter a função sn_shop.acknowledgement_task_owner para concluir a tarefa de recebimento de Central do funcionário.

    Para obter mais informações, consulte Confirme o recebimento do seu pedido de Central do funcionário.

    Resolver a exceção de recebimento de mercadorias insuficiente quando o PSM não estiver instalado
    Se Sourcing and Procurement Operations não estiver instalado, o Especialista em contas a pagar deverá criar manualmente uma tarefa de exceção, que será atribuída ao responsável pelo negócio. O proprietário da empresa deve marcar esta tarefa como concluída em Central do funcionário. Para obter mais informações, consulte Marcar uma tarefa de exceção como concluída a partir de Central do funcionário.
    		 Fatura da OC
    Codificação válida obrigatória Esta exceção ocorre quando uma ou mais linhas de uma fatura não contêm as seguintes informações:
    • Conta de razão
    • Código de imposto
    • Centro de custos

    Esta exceção é uma exceção de nível de linha.

    		 Para resolver esta exceção de linha de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Preencha as informações da conta do livro-razão, do código do imposto e do centro de custos em todas as linhas da fatura.
    		 Fatura da OC e fatura fora da OC
    Informações obrigatórias em falta Esta exceção ocorre quando um ou mais campos dos itens a seguir estão ausentes na fatura:
    • Termos de pagamento
    • Tipo de fatura
    • Fornecedor
    • Valor da fatura
    • Data da fatura
    • Entidade jurídica

    Esta exceção é uma exceção de nível de cabeçalho.

    		 Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Preencha os seguintes campos na fatura:
      • Termos de pagamento
      • Tipo de fatura
      • Fornecedor
      • Valor da fatura
      • Data da fatura
      • Entidade jurídica
    		 Fatura da OC e fatura fora da OC
    Proprietário de negócio ausente ou inválido Esta exceção ocorre quando o responsável pelo negócio da fatura está ausente, inativo ou é diferente do responsável pelo negócio mencionado na ordem de compra (se a fatura for do tipo OC).

    Esta exceção é uma exceção de nível de cabeçalho.

    		 Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Atualize o campo de proprietário de negócio válido na linha da fatura.
    		 Fatura da OC e fatura fora da OC
    Acima da variação do valor do imposto Esta exceção ocorre quando o valor do imposto do fornecedor é maior do que o valor do imposto do sistema. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no imposto do fornecedor, imposto do sistema em todas as linhas da fatura.
    3. Você pode optar por aceitar o imposto do sistema ou o imposto do fornecedor.
    		 Fatura da OC, fatura fora da OC e nota de crédito
    Abaixo da variação do valor do imposto Esta exceção ocorre quando o valor do imposto do fornecedor é menor do que o valor do imposto do sistema. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no imposto do fornecedor, imposto do sistema em todas as linhas da fatura.
    3. Você pode optar por aceitar o imposto do sistema ou o imposto do fornecedor.
    		 Fatura da OC, fatura fora da OC e nota de crédito
    A fatura não está balanceada Esta exceção ocorre quando a soma dos subtotais das linhas da fatura deve corresponder ao valor do subtotal no cabeçalho. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no subtotal para que a soma dos subtotais das linhas da fatura corresponda ao valor do cabeçalho da fatura.
    		 Fatura da OC, fatura fora da OC e nota de crédito
    Fundos insuficientes (variância de valor do cabeçalho) Esta exceção ocorre quando a ordem de compra não tem saldo suficiente para processar a fatura. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no valor da fatura para que a soma do valor de todas as faturas relacionadas ao valor da OC (em andamento ou paga) seja menor que o valor total da OC.
    		 Fatura da OC
    Variância de preço unitário da linha Esta exceção ocorre devido à diferença no preço unitário da linha da fatura e da OC. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no preço unitário na linha da fatura para que seja igual ao preço unitário da linha da OC.
    		 Fatura da OC, nota de crédito
    Nota de crédito incompleta Esta exceção ocorre quando qualquer um dos itens a seguir está ausente em uma fatura de nota de crédito:
    • Número da fatura original
    • Fatura original
    • Ordem de compra
    		 Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias na fatura preenchendo os campos Número da fatura original, Fatura original e Ordem de compra.
    		 Nota de crédito
    Valor de cobrança insuficiente na ordem de compra Esta exceção ocorre quando a ordem de compra não tem quantidade ou valor de cobrança suficiente para processar a fatura da nota de crédito. Para resolver esta exceção de fatura, faça o seguinte:
    1. Faça login na aplicação com a função de Especialista em contas a pagar (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Faça as correções necessárias no valor da linha da fatura para que o valor da linha não exceda a soma do valor da linha da OC e outra nota de crédito (aprovada ou pendente de aprovação) relacionada à linha da OC.
    		 Nota de crédito

    Por padrão, o mecanismo de exceção é configurado para ser executado uma vez a cada 5 minutos por meio do trabalho de monitoramento de exceção. Este é um trabalho agendado, que está inativo no estado por padrão. Para obter informações sobre como ativar o trabalho agendado, consulte Ativar o programador de monitoramento de exceções.

    No entanto, você também pode executar o mecanismo de exceção manualmente. Para obter mais informações, consulte Verificar exceções de fatura em uma única fatura.

    Quando você executa o mecanismo de exceção manualmente em uma única fatura, ele verifica se há exceções somente nessa fatura, enquanto o mecanismo de exceção automatizado verifica se há exceções em todas as faturas válidas para verificação de exceção.

    Você pode ignorar uma exceção em situações em que essa exceção não é aplicável a uma fatura. Para obter mais informações, consulte Ignorar uma exceção de fatura.

    O mecanismo de exceção Operações de contas a pagar encontra exceções e as lista na página de lista do Espaço de Source-to-Pay. Exibir a lista de exceções navegando até Todos > Operações de contas a pagar > Espaço de contas a pagar.

    No espaço, selecione o ícone de lista ( ícone de lista) e siga um destes procedimentos:
    • Navegar até Listas > Meus trabalhos > Minhas exceções de fatura em aberto.
    • Navegar até Listas > Todo o trabalho > Todas as exceções de fatura em aberto.

    O Especialista em contas a pagar pode analisar as exceções de fatura, criar tarefas de exceção e atribuir essas tarefas aos indivíduos relevantes para corrigir as exceções e resolver o caso. Para obter mais informações, consulte Como trabalhar em uma exceção de fatura.