（本記事は、こちらのBlogに投稿されたRobert Teedによる記事の翻訳です）
新しい働き方への移行を支援する ServiceNow Safe Workplace アプリ
COVID-19 (新型コロナウイルス感染症) に伴う複雑な問題の舵取りを続ける中、企業のリーダーにとって最も重要なことは、職場を安全に再開して、従業員の新しい働き方への移行をいかに支援するかということです。ここまでの道のりが決してたやすいものでなかったように、職場への復帰も簡単なものではありません。
私は ServiceNow における職場の安全性確保や事業継続性の確保に責任を負っている関係で、職場への復帰戦略など、COVID-19 に対する緊急対応の取り組みに深く関わっています。また、幸いにも、私自身が ServiceNow 製品を利用しており、Now Platform のメリットを十分に感じています。
職場の再開と従業員の職場復帰を計画するにあたり、リーダーには以下のような重要な課題が生まれます。
- 職場復帰に対する従業員の意欲や可能性をどのように判断するか
- 職場にはどういう役割があるのか。短期的にはどのような変化があり、長期的にはどのように発展するのか
- 今後も引き続き感染のリスクがあることを認識しながら、職場で COVID-19 のリスクを軽減し続けるにはどうすればよいのか
企業の拠点が世界に分散すればするほど、こうした課題はより複雑になります。ServiceNow では、従業員の職場復帰を計画するにあたり、これらの課題を詳しく調査しています。
ServiceNow の Safe Workplace アプリは、その計画の重要な鍵を握ります。
従業員を最優先に考える
ServiceNow は従業員を大切にしています。世界中の多くの企業と同様、ServiceNow の価値観の中心となるのは、共感と思いやりです。職場に復帰したからといって、個人や家庭が直面している COVID-19 の影響が軽減されたり、なくなるわけではありません。事実、従業員によっては、家庭における個人的な事情により、今後も職場に復帰しないことを選ぶことが考えられます。
ServiceNow における職場復帰への取り組みでは、主に 2つの領域に重点を置いています。1つ目は、従業員の状況です。COVID-19 に起因する個人的な状況を考慮して、共感と思いやりをもって、従業員それぞれに対応しています。2つ目は、職場の対応状況です。さまざまな要件や制約のある物理的な職場の準備と管理に重点を置いて、職場での安全確保に取り組んでいます。
そこで、この 2つの領域における目的を明確にするために、決定事項と行動指針の通達に関する一連の原則を策定しました。最も重要な原則は、従業員およびその健康と安全に配慮することです。職場への復帰プロセスを検討している企業においては、独自の指針を策定または再検討して、従業員への共感と思いやりを具体化することをお勧めします。
ServiceNow は、アジア地域で感染の急増が確認され始めた 2020 年 1 月に、COVID-19 危機管理対策チームを作りました。現在もその取り組みを継続しています。この対策チームには、世界中のすぐれたシニアリーダーのほか、IT、職場サービス、コミュニケーション、法務の各部門のメンバーが参加しています。対策チームでは、多くの地域や自治体の要請に先立ち、28 か国の 11,000 人以上の従業員を対象に、安全対策として 3 月初頭から在宅勤務に切り替えることにしました。同チームは、職場復帰の取り組みについても主導的な立場にあります。私自身もこのチームのメンバーです。
対策チームは、3 月にリリースされた ServiceNow が無償で提供する危機管理支援アプリ、および 5 月にリリースされた最新の Safe Workplace アプリの開発の際に協力しました。危機管理支援アプリは引き続き、対策チームによるServiceNow の従業員を対象とした支援に活用されています。Safe Workplace アプリは、職場復帰への取り組みに欠かせない重要なツールです。
企業では、すでに部門横断型の COVID-19 タスクフォースを独自に設けているところもあるかと思います。職場への復帰プロセスを始めるにあたっては、部門のリーダーにタスクフォースに参加してもらうことと、効果的なツールやテクノロジーにアクセスできるようにすることが重要です。
職場復帰のプロセスを定義する
ServiceNow は、会社の決定と行動に関する指針を確実に守るための一連のフレームワークを構築しました。このフレームワークは、自治体、地域、世界の各レベルにおける戦略の遂行を後押しするものです。内容は以下の通りです。
- 対応状況フレームワーク: 職場復帰における 3つの領域 (コミュニティ、職場、従業員) を考慮し、それぞれに対する依存、影響、制御のレベルを決めます。何かを決める際は、この 3つの領域のすべてを検討することが不可欠です。
- 職場再開フレームワーク: 実際の戦略遂行を指示します。そのために、職場を再開する前にクリアすべき特定の条件や「関門」を規定します。指示にあたっては、企業レベルの要件に準拠する必要がありますが、地域の考慮事項にも柔軟に対応することが必要です。
- 段階的アプローチ: 計画を管理し、決定に期限を設けません。特定のコミュニティや地域の状況に対応できるようにします。このアプローチについては、パンデミックの流動的な状況に応じて柔軟に対応し、必要に応じて再検討することが重要です。
会社で展開している拠点の数にかかわらず、職場復帰のための明確な戦略を確立することが重要です。企業全体の指針と戦略を従業員に伝えることで、プロセスに対する理解が生まれ、先行きの不透明さから生じる不安を軽減できます。
職場復帰をワークフローでサポートする
職場復帰の一環として必要とされる円滑さとコンプライアンスを確保するうえで、テクノロジーも重要な役割を果たします。
ServiceNow の Safe Workplace アプリは、手作業や面倒な作業を伴う多くのプロセスを自動化できます。
- Employee Readiness Surveys: 各従業員の職場復帰に対する準備状況を調べ、それを基に計画を策定します。
- Employee Health Screening: 従業員が自宅で健康状態を検査し、スクリーニングを完了し、症状がないことを自分で証明します。
- Workplace PPE Inventory Management: PPE (マスク等の衛生・防護用品) や消毒剤などの在庫を、オフィス、地域、グローバル単位で管理します。
- Workplace Safety Management: ワークスペースレベルでソーシャルディスタンスの指標を管理し、適切な清掃手順が実施されるようにします。
Safe Workplace のダッシュボードに、これらのアプリのデータがまとめて 1か所に表示され、会社が拠点を再開する準備ができているかを把握できます。これらのアプリを使用することで、従業員 10,000 人あたり 100 万ドル分の労働生産性を実現できると ServiceNow は推定しています。ServiceNow では、以下を含む COVID-19 Customer Care アプリも継続して使用します。
- Emergency Self-Report: 従業員はこのアプリを使用して、COVID-19 への感染や感染者との接触を、感染経路を追跡する専任の人事チームに報告します。
- Emergency Exposure Management: 人事部門による感染経路の追跡を支援します。
職場復帰の取り組みにどのテクノロジーを利用するにせよ、手作業や繰り返しの多いアクティビティを自動化することで、コンプライアンスを満たし、COVID-19 のリスクを継続的に軽減し、従業員をケアすることができます。
ServiceNow の取り組みは始まったばかり
生粋のクラウドソフトウェア企業の ServiceNow の従業員には、オフィスや自宅、客先など、あらゆる場所においてデジタルで仕事をするために必要なものがすべて与えられています。COVID-19 の出現をきっかけに、ServiceNow では全従業員を安全な在宅勤務へと切り替えることができました。この間も仕事は円滑に継続され、クラウドを活用した在宅勤務は順調に行われています。
今後の ServiceNow の「職場」にとってどのような意味があるでしょうか？
これまで、日常業務は主に ServiceNow のオフィスで行われてきました。従業員の約 80% は、世界中に 80 か所あるオフィスのいずれかに専用の作業スペースが割り当てられていました。しかし、COVID-19 の問題が生じる前の 12 か月間、ServiceNow のオフィス以外の場所で週に 1 日以上仕事をする従業員の数が増加傾向にありました。私の知り合いの多くを見ても、同じような傾向がありました。働き方の変化はすでに進行していたのです。
今後、職場への復帰計画が進むにつれ、ServiceNow だけでなく、多くの企業で職場が果たす役割に構造的な変化が見られると予測しています。ServiceNow は、最も効率よく働ける場所を従業員が選ぶことができ、仕事をする場所の柔軟性をさらに高める「分散型の職場」を実現する企業の最前線にいると思います。「分散型の職場」を実現する鍵となるのはデジタルワークフローです。
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Safe Workplace アプリでは、今後も継続して製品の拡充を行うことを予定しています。 感染の疑われる従業員が接触した可能性のある従業員を迅速に特定し、アクセスした場所の消毒や閉鎖といったワークフローの自動化を実現する接触者追跡の機能や、職場の設備リソースをより安全かつ簡便に管理し、従業員が安心して利用できる機能などを予定しています。 |
