Intégrer Opérations de sourçage et d'approvisionnement à Celonis
Identifiez les inefficacités de votre processus business client, découvrez leur impact sur l'entreprise et obtenez des informations sur les causes premières, en intégrant Opérations de sourçage et d'approvisionnement à Celonis.
- Modalités de paiement incohérentes : lorsque les modalités de paiement convenues avec le fournisseur sont Net 45 sur l'enregistrement primaire du fournisseur, mais que la modalité de paiement des factures est antérieure comme Net 15 ou Net 30. Ces modalités de paiement incohérentes, si elles ne sont pas reconnues, peuvent entraîner une utilisation inefficace des fonds de roulement et le délai de règlement du client peut être réduit.
- Fournisseurs en double : lorsqu'un même fournisseur est créé deux fois par erreur, par exemple « California Academy of Sciences » et « La California Academy of Sciences ». Ces enregistrements en double peuvent troubler les utilisateurs finaux, et entraîner la création de factures pour le premier fournisseur et d'autres pour le second. Cela rend le rapprochement des comptes fournisseurs difficile et sujet aux fraudes, car la même facture peut être enregistrée pour les deux fournisseurs.
- Factures en double : la même facture fournisseur est enregistrée deux fois. Cela peut être dû au fait qu'elle a été saisie une fois en fonction de la facture qui a été envoyée par e-mail et saisie ultérieurement par un autre spécialiste fournisseur lorsque la copie physique de la facture a été envoyée par le service du courrier interne. Ces factures, si elles ne sont pas identifiées, peuvent entraîner une surréservation d'une facture et un double paiement au fournisseur.
- Factures avec risque de retard de paiement : lorsque certaines factures sont en suspens, car le prix facturé est légèrement supérieur à la tolérance définie, par exemple, 0,5 % au-dessus de la tolérance. Dans de tels cas, il faut débloquer le paiement afin que le paiement puisse être effectué à temps.
- Compte bancaire du fournisseur manquant : lorsque le mode de paiement configuré pour le fournisseur est électronique, mais le compte bancaire est manquant. Les paiements de ces fournisseurs sont identifiés pendant l'exécution du lot de paiements qui se produit autour de la date d'échéance. Cela finit par retarder le paiement au fournisseur et a un impact sur la relation avec le fournisseur. Idéalement, ces problèmes doivent être identifiés à l'avance afin que les informations manquantes puissent être recueillies auprès du fournisseur bien avant la date d'échéance.
Ces informations sont précieuses et ont un impact direct sur l'entreprise, notamment lorsqu'il est question d'utilisation inefficace de l'argent, de dépenses excessives ou d'un impact négatif sur les relations avec les fournisseurs. Grâce à cette intégration, ces informations fournies par Celonis sont facilement consommées par le workflow low-code intuitif de la Now Platform pour créer des expériences de playbook qui guident les utilisateurs tout au long des processus de résolution de ces problèmes.
Workflow et expérience playbook pour l'intégration à Celonis
Les workflows pour les différents insights fournis par Celonis sont construits à l’aide du Playbooks composant fourni par la Now Platform. Pour plus d’informations sur ce composant, consultez Concepteur d’automatisation de processus.
Voici un exemple d'informations incohérentes des modalités de paiement fournies par Celonis, et un système de bout en bout conçu pour automatiser le travail des utilisateurs.
- Ingérez les données de l'API Celonis, créez un ticket Procurement et affectez-le à un utilisateur ou à un groupe. Ces tickets sont affichés dans la page de destination de Espace de travail de Source-to-Pay de l'utilisateur affecté.
- Les clients peuvent configurer diverses options telles que la mise à jour de l'ERP directement à partir du playbook de tickets, ou se connecter manuellement à l'ERP pour mettre à jour les données.
- Les clients peuvent configurer les étapes de fermeture telles que l'envoi d'un e-mail au fournisseur indiquant que les modalités de paiement ont été mises à jour vers la modalité convenue d'origine enregistrée dans l'enregistrement primaire. Les clients peuvent également afficher une copie de cet e-mail dans leur gestionnaire avec les informations sur la fermeture du ticket.
- Étapes pour résoudre le ticket.
- Affichage des informations pertinentes dans le playbook afin que les utilisateurs puissent prendre les décisions appropriées.
- Possibilité d'effectuer des recherches afin que le propriétaire du ticket puisse rechercher des articles de la base de connaissances sur des tickets similaires et découvrir comment ils ont été résolus.
- Les tâches incorporées dans le playbook comme la mise à jour directe de l'ERP, qui garantit que toutes les tâches qui doivent être effectuées peuvent l'être à partir du playbook lui-même sans avoir besoin de se connecter à tout autre système ERP.
Déclencheurs Celonis pour Opérations de sourçage et d'approvisionnement
{
"Supplier": "PolyTec",
"Supplier City": "Munich",
"Supplier Country": "DE",
"Purchase Order": "PO10008760",
"Invoice Number": 9350035113,
"Payment Block Reason": "Payment Term Mismatch",
"Due Date": "5/15/21",
"Priority Vendor": "Yes",
"Invoice Amount": 160725.03,
"Payment Term (Invoice)": "NET 30",
"Payment Term (Master Data)": "NET 60"
}
La charge utile entrante de Celonis est stockée dans une table intermédiaire personnalisée, à partir de laquelle elle est traitée via une règle métier ou Flow Designer pour créer un ticket et des lignes de ticket correspondantes. Vous pouvez utiliser des types de tickets existants ou créer un type de ticket selon vos besoins, que vous pouvez ensuite affecter à des utilisateurs ou à des groupes. Pour créer un type de ticket, ajoutez un nouveau choix à la colonne Type de ticket. Un playbook correspondant peut être déclenché pour ce type de ticket afin d'aider à exécuter les tickets, comme expliqué ci-dessus.