Expérience guidée d’admission d’approvisionnement avec playbooks

En tant que responsables de l’approvisionnement, vous pouvez utiliser les playbooks de configuration de l’approvisionnement et de l’admission et de la négociation pour vous guider dans le processus complexe de réception des demandes afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail productif réel, comme la négociation des économies réalisées auprès des fournisseurs.

Le playbook d’admission d’approvisionnement et le playbook de configuration de négociation incorporés dans le playbook d’admission d’approvisionnement en tant que flux vous guident à travers ces actions avec des étapes claires pour afficher votre progression.

Voici une description rapide des playbooks et de leurs tâches associées.

Playbook d’admission d’approvisionnement

Le playbook de demande d’approvisionnement, également appelé playbook d’admission d’approvisionnement, vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Passez en revue les besoins d’un employé ou d’un demandeur, qui incluent les détails de l’admission d’approvisionnement, des lignes d’achat et des approbations.
• Demandez des clarifications ou plus d’informations au demandeur, si nécessaire.
• Collaborez avec des équipes interfonctionnelles et créez d’autres tâches telles que des tâches et des tickets pour elles, si nécessaire.

  Pour en savoir plus sur la manière d’effectuer ces actions dans le playbook d’admission d’approvisionnement, reportez-vous Examiner les détails d’une demande d’approvisionnement dans le playbook et demander des clarificationsà .

• Décidez si vous devez négocier dans un événement de négociation ou non.

  Ici, en tant que responsable de l’approvisionnement, vous pouvez sélectionner une approche d’approvisionnement pour approvisionner avec des demandes similaires des employés. Vous pouvez décider de travailler sur les négociations avec les fournisseurs tout de suite ou à un stade ultérieur. Dans le premier cas, vous devez ajouter la demande d’approvisionnement à un événement de négociation nouveau ou existant pour poursuivre.

  Pour en savoir plus sur la manière d’effectuer ces actions dans le playbook d’admission d’approvisionnement, reportez-vous Sélectionner une approche d’approvisionnement dans le playbookà .

  Remarque :

  Si vous avez ignoré des négociations à ce stade, vous avez la possibilité de travailler sur les négociations une fois la qualification terminée. Vous pouvez ajouter la demande d’approvisionnement à un événement de négociation existant ou créer un nouvel événement de négociation, au besoin, avant de travailler avec l’événement de négociation.

Playbook de configuration de la négociation

Le playbook d’événement de négociation, également connu sous le nom de playbook de configuration de négociation, vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Passez en revue et ajoutez des demandes d’approvisionnement et des lignes d’achat, si nécessaire.
• Examinez et ajoutez des fournisseurs, si nécessaire.
• Gérer le travail de qualification.

  Pour plus d'informations sur cette opération, consultez Configurer les négociations avec les fournisseurs et gérer les qualifications dans le playbook.

  Remarque :

  Cette action est disponible dans les deux playbooks, selon le moment auquel vous souhaitez commencer à gérer le travail de qualification.

Configurations

Les étapes et activités du playbook des demandes d’approvisionnement et des événements de négociation peuvent être modifiées par le client à partir du Playbooks.Les actions déclaratives peuvent être modifiées ou nouvellement créées, et leurs mappages peuvent être modifiés dans la section Définition d’activité. L’apparence des activités peut également être configurée à partir de l’expérience d’activité dans la section Définition d’activité.

Pour en savoir plus sur la façon dont les administrateurs, les agents et les prestataires peuvent configurer des playbooks, reportez-vous à la section Running playbooks. Pour plus d’informations sur les étapes et les activités, reportez-vous Playbooks à la section Stages and activities.

Dépannage

Si vos activités de playbook ne fonctionnent pas comme prévu, effectuez ces actions.

1. Accédez au processus respectif dans Playbooks. Pour les demandes d’approvisionnement et les événements de négociation, les processus sont respectivement Approvisionnement et Configuration de la négociation.
2. Dans le processus, accédez à l’activité correspondante qui ne fonctionne pas comme prévu. Par exemple, dans la section Approche d’approvisionnement, qui est la deuxième étape du playbook :
   • Si l’étape 2.1 est ignorée, elle doit passer au workflow de qualification.
   • Si l’étape 2.1 est terminée, elle doit aller à Ajouter à un workflow de négociation existant.
   • Si l’étape 2.1 est annulée, elle doit passer au workflow Créer un nouvel événement de négociation.
3. Sous l’onglet Automatisation , accédez au flux secondaire correspondant dans Studio de workflow.
4. Ouvrez les exécutions du flux secondaire et poursuivez la vérification.
5. Pour vérifier les expériences d’activité, accédez à la table sys__process_definition et vérifiez les configurations du processus. Cette table contient toutes les configurations de définition d’activité et les mappages d’actions pour les actions déclaratives.

• Examiner les détails d’une demande d’approvisionnement dans le playbook et demander des clarifications
  Obtenez des informations claires sur une demande d’approvisionnement en examinant les détails d’admission, les lignes d’achat et les approbations, puis en demandant des clarifications sur la demande, si nécessaire. Vous pouvez effectuer ces actions à partir de la section Détails de la demande du playbook d’admission d’approvisionnement.
• Sélectionner une approche d’approvisionnement dans le playbook
  Décidez si vous souhaitez négocier avec les fournisseurs immédiatement ou ignorer cette étape et commencer à qualifier la demande d’approvisionnement à la place. Vous pouvez effectuer ces actions à partir de la section Approche d’approvisionnement du playbook d’admission d’approvisionnement.
• Configurer les négociations avec les fournisseurs et gérer les qualifications dans le playbook
  Travaillez sur un playbook de configuration de négociation pour gérer le travail de qualification et passer en revue les demandes d’approvisionnement, les fournisseurs et les lignes d’achat, le tout dans les locaux d’un événement de négociation.